Boîtes de dialogue sans modèle Playbook

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 7 minutes de lecture

    • Utilisez des fenêtres de boîtes de dialogue non modales qui se superposent au contenu de la fenêtre principale pour créer et publier des commentaires et des notes de travail dans le flux d’activité, ainsi que pour rédiger et envoyer des e-mails.

    Une boîte de dialogue non modale est une fenêtre qui apparaît dans un espace de travail en tant que superposition au-dessus du contenu de la fenêtre principale. Cette superposition permet aux utilisateurs d’interagir simultanément avec le contenu de la fenêtre et le contenu de la superposition. Les agents peuvent utiliser des boîtes de dialogue non modales pour effectuer les opérations suivantes lorsqu’ils travaillent dans un playbook :
    • Créer des commentaires et des notes de travail à publier dans le flux d’activité.
    • Créez et envoyez des e-mails, et répondez ou transférez des e-mails.

    Après avoir ouvert une boîte de dialogue non modale, les agents peuvent la déplacer sur l’écran et la placer là où ils en ont besoin. Cette fonctionnalité permet aux agents de référencer des informations à partir de la fenêtre principale tout en rédigeant du texte dans la fenêtre de superposition.

    Les modèles de page Playbook incluent les boîtes de dialogue non modales suivantes :
    • Composer une activité : pour créer et publier des commentaires et des notes de travail
    • Composer un e-mail : pour créer et envoyer des e-mails
    Vous pouvez accéder aux boîtes de dialogue non modales en sélectionnant le bouton Composer dans la barre d’actions, puis en sélectionnant l’une des actions suivantes :
    • Rédiger des commentaires
    • Composer un e-mail
    • Rédiger les notes de travail (privée)

    Créer des commentaires et des notes de travail

    Les agents peuvent utiliser la boîte de dialogue non modale Composer une activité pour créer des commentaires et des notes de travail et les publier dans le flux d’activité. Consultez le tableau suivant pour en savoir plus sur la création de ces activités.

    Tableau 1. Utilisation de la boîte de dialogue non modale Composer une activité pour créer des commentaires et des notes de travail
    Tâche Description
    Créer un commentaire ou une note de travail Pour créer un commentaire ou une note de travail :
    1. Sélectionnez l’une des actions suivantes dans la barre d’actions pour ouvrir une fenêtre de rédaction :
      • Composer > Rédiger des commentaires
      • Composer > Rédiger les notes de travail (privée)
    2. Ajoutez le texte dans la fenêtre de composition.
    Lors de la création de commentaires et de notes de travail :
    • Les agents peuvent créer un brouillon de commentaire et un brouillon de note de travail à la fois avant de publier le texte dans le flux d’activité.
    • Les agents ne peuvent ouvrir qu’une seule fenêtre de rédaction à la fois. Si un agent ouvre une deuxième fenêtre, la fenêtre précédemment ouverte est réduite.
    Publier un commentaire ou une note de travail dans le flux d’activité Pour publier un commentaire ou une note de travail, sélectionnez l’une des actions suivantes dans la fenêtre Composer :
    • Publier un commentaire
    • Publier des notes de travail (privées)

    La fenêtre de rédaction se ferme automatiquement une fois le texte publié dans le flux d’activité.

    L’enregistrement de l’enregistrement de ticket publie également le commentaire ou la note de travail dans le flux d’activité et ferme la fenêtre de rédaction.
    Réduire une fenêtre de rédaction Les fenêtres composées peuvent être réduites et déplacées vers le menu Actions en cours de traitement dans la barre d’actions. Les commentaires et notes de travail réduits s’affichent dans une liste dans le menu Actions en cours de traitement.
    Les fenêtres de composition peuvent être réduites de la manière suivante.
    • Sélectionnez le bouton Réduire dans l’en-tête de la fenêtre de rédaction.
    • Une seule fenêtre de composition peut être ouverte à la fois. Si un agent ouvre une autre fenêtre de composition, la première fenêtre est réduite.
    Ouvrir une fenêtre de composition réduite Sélectionnez le menu Actions en cours dans la barre d’actions, puis sélectionnez un élément dans la liste pour ouvrir la fenêtre.
    Les éléments du menu Actions en cours de traitement apparaissent dans une liste avec le type d’action (e-mail, commentaire ou note de travail) et un titre abrégé.
    • Pour l’e-mail, le titre est l’objet de l’e-mail.
    • Pour les commentaires et les notes de travail, le titre est la première ligne de texte.
    Ignorer un commentaire ou une note de travail Pour ignorer un commentaire ou une note de travail :
    1. Sélectionnez le bouton Fermer dans l’en-tête de la fenêtre Composer.
    2. Confirmez l’action Ignorer en sélectionnant Ignorer dans la fenêtre contextuelle de confirmation.

    Le système ferme la fenêtre de rédaction et supprime le commentaire ou la note de travail.
    Les instructions suivantes s’appliquent aux fenêtres de composition :
    • Les brouillons de commentaires et de notes de travail sont locaux au navigateur et sont effacés si la page du navigateur est rechargée.
    • Les commentaires et les notes de travail restent synchronisés sur le formulaire et dans les boîtes de dialogue non modales.
    • La fenêtre de composition a une taille fixe.

    Créer des e-mails

    Les agents peuvent utiliser la boîte de dialogue non modale Composer un e-mail pour créer et enregistrer des brouillons d’e-mail et envoyer des e-mails. Cette fonctionnalité accélère la rédaction des e-mails tout en référençant les informations d’enregistrement.

    Les e-mails envoyés à partir d’une fenêtre Composer un e-mail sont publiés dans le flux d’activité. Les agents peuvent répondre et transférer les e-mails à partir du flux d’activité. Consultez le tableau suivant pour en savoir plus sur la création et l’envoi d’e-mails.

    Tableau 2. Utilisation de la boîte de dialogue non modale Composer un e-mail pour créer et envoyer des e-mails
    Tâche Description
    Créer et envoyer un e-mail Pour créer et envoyer un e-mail :
    1. Sélectionner Composer > Composer un e-mail dans la barre d’actions pour ouvrir une fenêtre Composer un e-mail.

      Le système applique automatiquement le modèle d’e-mail avec l’ordre le plus bas au nouvel e-mail.

    2. Renseignez les champs :
      1. À, Cc, Cci
      2. Objet
      3. Corps de l'e-mail
    3. Sélectionnez Envoyer un e-mail.
    Lors de la création d’e-mails et de l’envoi d’e-mails :
    • La fenêtre Composer un e-mail se ferme automatiquement une fois l’e-mail envoyé.
    • L’e-mail est publié dans le flux d’activité.
    Répondre ou transférer un e-mail Pour répondre à un e-mail ou le transférer :
    1. Développer un e-mail dans le flux d’activité.
    2. Sélectionnez l’un des boutons suivants pour ouvrir la fenêtre Composer un e-mail :
      • Répondre
      • Répondre à tous
      • Transférer
    3. Ajoutez le texte souhaité.
    4. Sélectionnez Envoyer un e-mail.

    La fenêtre Composer un e-mail se ferme automatiquement une fois l’e-mail publié dans le flux d’activité.
    Ajouter un lien vers un article de la base de connaissances Pour ajouter un lien vers un article de la base de connaissances :
    1. Sélectionnez l’onglet Assistant d’agent dans le panneau latéral contextuel.
    2. Affichez la liste des articles de la base de connaissances ou recherchez un article.
    3. Sélectionnez le menu Actions supplémentaires sur la carte de l’article de la base de connaissances.
    4. Sélectionnez Ajouter un lien dans l’e-mail.

    Le système ajoute le titre de l’article avec un lien dans le corps de l’e-mail.
    Appliquer un modèle à un e-mail
    Pour appliquer un modèle à un e-mail :
    1. Ouvrez l’onglet Modèles d’e-mail dans le panneau latéral contextuel.
    2. Sélectionnez le menu Actions supplémentaires sur le modèle d’e-mail souhaité.
    3. Sélectionnez Appliquer le modèle.
    Le système ajoute le contenu du modèle dans le corps de l’e-mail.
    Remarque :
    Lorsque vous créez un nouvel e-mail, le système applique automatiquement le modèle d’e-mail avec l’ordre le plus bas.
    Réduire une fenêtre de composition d’e-mail Les e-mails minimisés apparaissent dans une liste dans le menu Actions en cours de traitement de la barre d’actions.

    Sélectionnez l’icône Réduire ( icône Composer un e-mail réduire) dans l’en-tête de la fenêtre Composer un e-mail pour déplacer le brouillon de l’e-mail vers le menu Actions en cours.
    Ouvrir une fenêtre de composition d’e-mail réduite Sélectionnez un élément dans le menu Actions en cours pour ouvrir la fenêtre Composer un e-mail.
    Les éléments du menu Actions en cours de traitement apparaissent dans une liste avec le type d’action (e-mail, commentaire ou note de travail) et un titre abrégé.
    • Pour l’e-mail, le titre est l’objet de l’e-mail.
    • Pour les commentaires et les notes de travail, le titre est la première ligne de texte.
    Agrandir la fenêtre Composer un e-mail Sélectionnez l’icône Agrandir ( icône Agrandir la composition de l’e-mail) dans l’en-tête de la fenêtre Composer un e-mail pour développer la fenêtre Composer un e-mail en plein écran.

    Sélectionnez à nouveau l’icône Agrandir pour quitter le mode Agrandir.
    Ouvrir un brouillon d’e-mail dans un sous-onglet Sélectionnez l’icône contextuelle ( icône contextuelle Composer un e-mail) dans l’en-tête de la fenêtre Composer un e-mail pour ouvrir le brouillon d’e-mail dans un sous-onglet.

    La fenêtre Composer un e-mail se ferme lorsque l’e-mail s’ouvre dans le sous-onglet.
    Fermer une fenêtre Composer un e-mail Sélectionnez l’icône Fermer ( icône Composer un e-mail de fermeture) dans l’en-tête de la fenêtre Composer un e-mail.

    Le système enregistre le texte en tant que brouillon d’e-mail et ferme la fenêtre Composer un e-mail.
    Sélectionner un brouillon d’e-mail dans la liste connexe Brouillons d’e-mails
    1. Sélectionnez l’onglet Listes connexes dans le panneau latéral contextuel.
    2. Développez la liste connexe Brouillons d’e-mails.
    3. Sélectionnez l’icône Ouvrir le brouillon sur la carte de brouillon d’e-mail souhaitée.
    Le système ouvre le brouillon d’e-mail sélectionné dans un sous-onglet.

    Directives relatives aux boîtes de dialogue non modales

    Les instructions suivantes s’appliquent à la fenêtre Composer un e-mail :
    • Un agent peut créer plusieurs brouillons d’e-mail.
    • Un agent ne peut avoir qu’une seule fenêtre de composition d’e-mail ouverte à la fois. Le système affiche un message si un agent tente d’ouvrir une autre fenêtre Composer un e-mail alors que la première fenêtre Composer un e-mail est encore ouverte.
    • Un agent doit fermer manuellement une fenêtre de rédaction d’e-mail avant d’ouvrir une nouvelle fenêtre.
    • La fenêtre Composer un e-mail peut être redimensionnée.