Resolver automaticamente reservas recorrentes

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 3 min. de leitura

    • Ao fazer uma reserva recorrente, somente a disponibilidade da primeira ocorrência é verificada. É possível que uma ocorrência futura da reunião possa gerar conflitos. Para evitar esses conflitos, ao programar uma reserva recorrente, a aplicação Gestão de reservas do local de trabalho tenta resolver automaticamente todos os conflitos recorrentes.

    Antes de Iniciar

    Os administradores podem optar por resolver automaticamente conflitos de reserva recorrentes no nível do módulo Reservável.
    Nota:
    Certifique-se de ter habilitado as opções Permitir reservas recorrentes e Resolver automaticamente conflitos recorrentes no formulário Módulo reservável. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.

    Se você estiver atualizando de uma versão anterior do Gestão de reservas do local de trabalho e se já atualizou o layout do formulário antes, deverá editar a exibição do formulário novamente para exibir o campo Resolução automática de conflitos recorrentes.

    A aplicação tenta encontrar um espaço alternativo automaticamente para ocorrências em conflito com base na seguinte lógica:
    • Quando os mapas de piso estão disponíveis, a aplicação tenta encontrar um espaço mais próximo da mesma capacidade, depois procura um com mais capacidade e, por último, um com menos capacidade.
    • Quando nenhum mapa de piso está disponível, a aplicação encontra um espaço alternativo na mesma área ou no mesmo piso.
    • Os espaços favoritos têm prioridade sobre o "local" (dentro da mesma área ou próximo).
    • A aplicação pesquisa um espaço do mesmo tipo.
    • A aplicação pesquisa um espaço com serviços padrão semelhantes.
    • O funcionário é notificado por meio da página Resumo da reserva e por e-mail quando a aplicação atribui um espaço alternativo.
    Nota:
    A opção Adicionar serviços extras não está disponível para reservas recorrentes.

    Função necessária: administrador

    Procedimento

    1. Navegar até Tudo > Gestão de reservas do local de trabalho > Administração > Módulo reservável.
    2. Navegar até Workplace Core > Portal de serviços do local de trabalho > Página inicial do Portal de serviços do local de trabalho > Fazer uma reserva.
    3. Crie uma reserva.

      Para obter mais informações sobre como criar uma reserva, consulte Criar uma reserva.

      Por exemplo, dois usuários do local de trabalho, Abel Tutor e Abel L, criam reservas. Abel L cria uma reserva para terça-feira, 22/11, das 10h às 12h na sala A1-02-01.

    4. Selecione Recorrente para fazer uma reserva recorrente.
    5. Faça as mudanças necessárias e envie a reserva.
    6. Outro usuário do local de trabalho (tutor Abel) faz uma reserva recorrente.
      O professor Abel faz a reserva para a semana de 21/11 a 25/11 das 21h às 15h para o mesmo espaço (sala A1-02-01). Para obter mais informações, consulte a etapa 3.
    7. Depois de enviar a reserva, observe que o usuário (tutor de Abel) agora está atribuído a um espaço diferente para terça-feira, já que ele já foi reservado por Abel L na Etapa 3.

      O novo espaço está visível na página de resumo da reserva. Quando as ocorrências de reserva conflitantes são resolvidas, a aplicação tenta atribuir um novo local de trabalho, data e hora no mesmo módulo ou um espaço alternativo é atribuído para a data e hora existentes. Você também será notificado por e-mail.

      O estado Novo espaço indica que um novo espaço foi atribuído devido a uma reserva em conflito.

      Nota:
      Quando uma reserva recorrente conflitante é resolvida automaticamente, seu status é mostrado na tabela Reserva e a coluna Subtipo de reserva é definida como Exceção.
    8. Se a propriedade Resolução automática de conflitos recorrentes estiver definida como falsa ou não habilitada no módulo Reservável e você tentar fazer uma reserva (consulte a Etapa 3), ocorrerão reservas conflitantes se o mesmo espaço for reservado por outro usuário do local de trabalho.
      Nesses casos, espera-se que o funcionário resolva os conflitos de reserva manualmente, encontrando um espaço, data e hora alternativos.
    9. Ao exibir os detalhes de uma reserva conflitante, o funcionário pode encontrar um espaço e tempo alternativos usando a opção Recorrências na página Resumo da reserva.

      Página de resumo da reserva mostrando conflitos na reserva e a opção de encontrar outro espaço disponível.

    10. Selecione as opções necessárias na lista suspensa Ações na página Resumo da reserva:
      • Mudar ocorrência da reserva
      • Cancelar ocorrência
      • Cancelar série
      • Compartilhar reserva
    11. Nas notificações por e-mail que você recebe, selecione a opção Exibir série de reservas para atualizar o espaço e a hora de uma reserva em conflito.
    12. Encontre um espaço ou tempo disponível e crie uma reserva.
    13. Envie a reserva.
      Se a opção Resolver conflitos recorrentes automaticamente estiver habilitada, a reserva recorrente conflitante em uma série será resolvida e o usuário será atribuído a um espaço disponível. Quando esta opção não está habilitada, os usuários do local de trabalho devem atualizar manualmente o tempo e o espaço de uma determinada reserva.