Criar uma reserva incluindo um link de reunião virtual
Permita que funcionários que estão fora do escritório ingressem em uma reserva usando um link de reunião virtual. Um link de reunião virtual é criado para um funcionário selecionado em "Em nome de".
Antes de Iniciar
Função necessária: sn_wsd_core.workplace_user
Procedimento
-
Navegue até a página Fazer uma reserva a partir de qualquer um dos seguintes pontos de partida.
Local Etapas Do navegador de aplicações Navegar até Gestão de reservas do local de trabalho > Portal > Nova reserva. Central do funcionário - Navegue até Central do funcionário (Tudo > Autoatendimento > Central do funcionário)). Na página inicial, navegue até Local de trabalho > Pesquisar todos os locais de trabalho e selecione o serviço de local de trabalho.
- Abra o portal de reservas e siga um destes procedimentos:
- Clique em Reservas > Fazer uma reserva.
- Na página inicial, selecione Fazer uma reserva diretamente.
- No catálogo de serviços do local de trabalho, selecione Nova reserva geral.
- Selecionar Catálogo > Pesquisar por categorias > Catálogo de serviços do local de trabalho.Nota:Se houver vários catálogos configurados no portal, vá para a lista Catálogos e selecione Catálogo de serviços do local de trabalho.
- Selecionar Gestão de reservas > Nova reserva geral.
- Selecionar Catálogo > Pesquisar por categorias > Catálogo de serviços do local de trabalho.
A página Fazer uma reserva é aberta em uma nova guia. -
Selecione o tipo de item do local de trabalho que você deseja reservar.
Os tipos são exibidos como guias, como uma sala de reunião ou mesa.
- Opcional:
Depois de selecionar o módulo reservável que você deseja reservar, selecione Procurar tudo.
Por padrão, a opção Procurar tudo está selecionada.
-
Pesquise um item do local de trabalho que você deseja reservar usando os seguintes critérios disponíveis.
Os planejadores de espaço e reserva (sn_wsd_rsv.reservation_planner) com a função dedicada (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) podem ignorar ou ignorar determinadas configurações na configuração do módulo reservável. Para obter mais informações, consulte Permita que os planejadores de eventos lide com as reservas com mais flexibilidade.
Por exemplo, planejadores de reserva ou planejadores de espaço com a função dedicada (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) podem ignorar ou ignorar as seguintes configurações no módulo Reservável:- Máximo de dias no futuro
- Número máximo de ocorrências
- Duração mínima e máxima
- Disponível em
- Dia inteiro
Preencha os campos de formulário.
Tabela 1. Fazer um formulário de reserva Nome do campo Descrição Prédio Nome do edifício de um campus selecionado. Selecione um edifício na lista. Por exemplo, Campus de demonstração. Os nomes de edifícios e locais são classificados em ordem alfabética ou classificados de acordo com a Ordem que você configurou nas tabelas Edifícios e Regiões. Quando uma Ordem de classificação é configurada para um edifício ou região, os nomes e locais dos edifícios são classificados de acordo. Se o valor de Ordem de classificação não for especificado para um item, os itens serão listados no topo da lista (ordem crescente) e classificados em ordem alfabética. Os nomes dos edifícios e dos locais são classificados em ordem alfabética com base no nome do rótulo. Por exemplo, Edifício A, Edifício B e assim por diante.
Piso Andar de um edifício onde você deseja fazer uma reserva. Os nomes dos andares são classificados em ordem alfabética ou os valores são classificados com base na ordem de classificação indicada. Você pode configurar a Ordem de classificação na tabela Pisos. Se o valor de Ordem de classificação não for especificado para um item, os itens serão listados no topo da lista (ordem crescente) e, em seguida, classificados em ordem alfabética. Os nomes dos pisos são classificados em ordem alfabética com base nos nomes e rótulos.
De Nota:Os campos da diretiva de tempo (De, hora, Até) também estão disponíveis no MESP (Mobile Employee Service Portal) no aplicativo Now Mobile.Data de início da sua reserva. Para reservas de um dia, somente o campo De é mostrado e não a opção para inserir a data de término. - Os funcionários não poderão selecionar uma data e criar uma reserva se a data de início exceder o valor do módulo Máximo de dias reserváveis no futuro. Este valor não é configurado no módulo Reservável pelo seu administrador. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.
Quando o valor de Máximo de dias no futuro é configurado pelo administrador, você não pode selecionar uma data após a data máxima permitida. As datas no seletor de data do calendário estão inativas para datas que estão muito distantes no futuro.
Nota:Se o valor de Máximo de dias no futuro não estiver configurado, a seleção de data não será restrita. A seleção de data é baseada no valor do Número máximo de ocorrências. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável. - Se você inserir uma data inválida maior do que a especificada no valor Máximo de dias no futuro, a aplicação redefinirá a data para a data atual.
Hora Hora de início em que a reserva começa. Os funcionários podem selecionar a hora usando a lista suspensa ou inserindo a hora no campo. O valor do incremento de tempo depende do valor definido pelo administrador. A duração de tempo de reserva padrão disponível para seleção é de 30 minutos. A propriedade time_picker_interval_size para a hora de início e a hora de término da reserva é configurada usando as instâncias de widget do Portal de serviços. O valor do incremento do campo de hora de início depende do valor definido em time_picker_interval_size. A duração do valor do incremento de tempo de reserva padrão é de 30 minutos. Para obter mais informações, consulte, https://www.servicenow.com/docs/bundle/xanadu-platform-user-interface/page/build/service-portal/concept/c_ConfigureWidgetInstances.html
Nota:Você não pode selecionar uma data que ocorre no passado. O horário de um local selecionado depende do fuso horário do edifício.Para Data de término da sua reserva. Os funcionários não podem selecionar uma data e criar uma reserva quando a data de término excede o valor de Máximo de dias no futuro. O valor Máximo de dias no futuro especifica o número máximo de dias no futuro até o qual o módulo Reservável pode ser reservado.Nota:No caso de uma reserva de dia único, a opção para inserir a data de término não está disponível.Se você inserir uma data inválida maior do que a especificada no valor Máximo de dias no futuro, a aplicação redefinirá a data para a data atual.
Nota:Se o valor de Máximo de dias no futuro não estiver habilitado, a seleção de data não será restrita e se baseará no valor de Número máximo de ocorrências configurado no módulo Reservável. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.Hora Hora de término em que você pararia de usar o item do local de trabalho. Os funcionários podem selecionar a hora de término usando a lista suspensa ou inserindo a hora no campo. O valor do incremento da hora de término depende do valor definido pelo administrador. A duração da hora de término da reserva padrão é de 30 minutos. A propriedade time_picker_interval_size para a hora de início e a hora de término da reserva é configurada usando as instâncias de widget do Portal de serviços. O valor do incremento do campo de hora de início e hora de término depende do valor definido em time_picker_interval_size. A duração do valor do incremento de tempo de reserva padrão é de 30 minutos. Para obter mais informações, consulte, https://www.servicenow.com/docs/bundle/xanadu-platform-user-interface/page/build/service-portal/concept/c_ConfigureWidgetInstances.html
Nota:Você não pode selecionar uma data que ocorre no passado. Por exemplo, se a hora de início for 09:00, você poderá selecionar uma hora de término após essa duração. Você não pode selecionar um horário antes das 9h do mesmo dia. O horário de um local selecionado depende do fuso horário do edifício.Recorrente Opção para reservar os itens do local de trabalho de forma recorrente. Especifique o número de dias e o número de vezes que você deseja repetir a reserva em uma série recorrente. Para reservas semanais, selecione os dias da semana para a reserva. A opção Recorrente é exibida com base na configuração definida pelo seu administrador. Além disso, se houver conflitos de reserva recorrentes, eles serão resolvidos automaticamente se o seu administrador tiver configurado o mesmo.
Resolver automaticamente conflitos recorrentes</uicontrol> A opção está habilitada no formulário do módulo Reservável. A aplicação tenta resolver automaticamente conflitos de reserva recorrentes. Para obter mais informações, consulte Resolver automaticamente reservas recorrentes.
Nota:A opção Adicionar serviços extras não está disponível para reservas recorrentes.Dia inteiro Opção para reservar o item do local de trabalho por um dia inteiro ou um único dia. Esta opção aparecerá se o administrador do local de trabalho tiver habilitado a configuração de reserva de dia inteiro no tiposelecionado. As horas de início e término da reserva dependem das temporizações definidas pela sua organização. A opção Dia inteiro também está disponível na página de detalhes do espaço. Nota:A aparência da opção Dia inteiro depende da configuração do administrador. Se o seu administrador tiver determinado a reserva de dia inteiro para um Tiposelecionado, a reserva será feita automaticamente para o dia inteiro. No caso de Dia inteiro, você só pode modificar a Data de início da reserva.Adicionar edifício aher Reserve vários itens do local de trabalho abrangendo vários edifícios. Os fusos horários dos edifícios são diferentes para a mesma data e hora em uma reserva. Nota:Esta opção estará disponível se você tiver marcado a caixa de seleção Permitir várias reservas em Módulo reservável > Configuração do módulo reservável guia. Para obter mais informações, consulte Criar reservas de vários edifícios.- Se o administrador tiver definido um limite para o máximo de dias que você pode reservar no futuro, você não poderá selecionar dias no futuro além da data definida pelo administrador. Um aviso é exibido sobre a limitação.
- Por exemplo, se o administrador limitou os dias do futuro a 45 dias, você não poderá selecionar uma data além de 45 dias ao fazer uma reserva recorrente. O número de dias disponíveis para a opção Terminar nesta data difere com base nas seleções Diário, Semanalou Mensal. A data e hora de término especificadas para reserva recorrente são usadas para indicar a data e hora de término da reserva.
Tabela 2. Reserva recorrente quando o valor de Máximo de datas no futuro for 45 dias Repetição Duração Número de duração Selecionar diariamente Selecione Para ou Até na lista suspensa. Se você selecionou Para, a aplicação mostraráNúmero de dias como 1 e máximo de 45 dias. No caso de Até, a aplicação mostra a data atual junto com o fuso horário selecionado (por exemplo: Europa/Paris).
Selecionar semanalmente Selecione os dias da semana conforme necessário. Para este exemplo, todos os dias da semana foram selecionados (segunda, terça e assim por diante) (Opcional) Você também pode selecionar Para ou Aténa lista suspensa Últimos.
Se você selecionar Para, o número de semanas será mostrado como 1 junto com o máximo de 6 semanas. Para Até, o campo Termina nesta data mostra o fuso horário selecionado junto com a duração de repetição semanal 6 vezes.
Selecionar mensalmente Selecione Até na lista suspensa Últimos. O campo Término nesta data mostra o fuso horário selecionado e a duração da repetição como mensal 2 vezes. - Se essa limitação não for definida pelo administrador nos dias futuros no módulo Reservável, você poderá selecionar qualquer data. Isso também depende de quantas ocorrências você pode selecionar e criar.Nota:Você não pode selecionar uma data além de uma duração configurada no módulo Máximo de dias no futuro reservável. Por exemplo, se o valor de Máximo de dias no futuro for 45, você não poderá selecionar uma data além dessa duração ao fazer uma reserva recorrente. O número de dias disponíveis para a opção Terminar nesta data difere com base nas seleções Diário, Semanalou Mensal. Se o valor de Máximo de dias no futuro não estiver configurado no módulo Reservável, a seleção de data não será restrita e os funcionários poderão selecionar uma data com base na configuração do Número máximo de ocorrências.
-
Pesquise um item do local de trabalho que você deseja reservar usando os seguintes critérios disponíveis.
- Opcional:
Selecione Procurar próximo a uma pessoa para pesquisar espaços disponíveis próximos a um colega ou membro da equipe.
Nota:Esta opção aparecerá somente se a propriedade Habilitar navegação próxima ao Módulo reservável de uma pessoa estiver habilitada. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.
A propriedade Número máximo de dias para navegar próximo a uma pessoa do módulo reservável pode ser configurada para reservar um espaço próximo a um colega por um número máximo de dias. O valor padrão desta propriedade é 7. Procurar próximo a uma pessoa é exibido somente quando a opção Habilitar navegação próximo a uma pessoa está selecionada no Módulo reservável. O sistema conta o número máximo de dias para navegação próximo a uma pessoa a partir da data atual (dia 1). Aqui, sete dias inclui a data atual (dia 1) e os próximos seis dias do calendário disponíveis.
Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.
- De quem você gostaria que se sentasse ao lado?: selecione o usuário ou colega para o qual você deseja reservar um espaço próximo.
-
Especifique os detalhes a seguir para pesquisar o espaço mais adequado próximo a um colega ou membro da equipe.
Nota:Você não pode criar uma reserva recorrente se estiver fazendo uma reserva perto de um membro ou colega da equipe.
- Selecione uma das datas de reserva: datas de reserva para fazer uma reserva. Nota:No caso, se seu colega tiver um perfil de local de trabalho, todas as datas (intervalo de datas) especificadas em Número máximo de dias para procurar próximo a uma pessoa serão exibidas. No caso, se não houver perfil do local de trabalho, somente as datas de reserva disponíveis, se aplicável, serão mostradas para um colega ou membro da equipe. Depois de selecionar as datas, você pode reservar espaços disponíveis. Espaços com privacidade habilitada (privado) não estão disponíveis para seleção.As datas estão visíveis, com base nas seguintes considerações:
- Máximo de dias especificado na propriedade do módulo reservável Número máximo de dias para navegação próximo a uma pessoa. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.
- Data de início e Data de término: se uma reserva de vários dias estiver habilitada, você poderá selecionar uma data no intervalo da reserva de vários dias de um colega ao fazer uma reserva.
Por exemplo, se Máximo de dias para vários dias for 10 e você tentar fazer uma reserva por 15 dias, a aplicação mostrará um erro de validação. Você só tem permissão para fazer uma reserva para os próximos 10 dias a partir da data atual.
Para obter mais informações, consulte Criar uma reserva de vários dias.
- Selecione um dos espaços reservados: opção para mostrar espaços dedicados e espaços reservados que não estão marcados como privados para um colega ou membro da equipe com um perfil de local de trabalho. No caso, se o usuário ou colega selecionado não tiver um perfil de local de trabalho, somente os espaços reservados disponíveis (se aplicável) serão exibidos. Nota:Se um colega tiver um espaço atribuído permanentemente e também tiver uma reserva para o mesmo dia ou tiver várias reservas, você poderá selecionar um desses espaços para fazer uma reserva perto do colega.
- De: data de início da reserva. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado.
- Até: data de término da reserva. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado.
- Dia inteiro: selecione esta opção para reservar o item do local de trabalho por um dia inteiro. A data e hora de início da reserva dependem da data e hora definidas pela sua organização. Esta opção aparecerá se o administrador do local de trabalho tiver habilitado a configuração de reserva de dia inteiro para um local de trabalho selecionado.
-
Para uma reserva de vários dias, os campos De e Até mostram o intervalo de datas especificado para uma reserva de vários dias.
- Selecione uma das datas de reserva: datas de reserva para fazer uma reserva.
- Opcional:
Para mostrar todos os espaços disponíveis em uma área, selecione Procurar por área.
-
Especifique os seguintes detalhes para pesquisar o espaço mais adequado em uma área.
- Área: área do edifício onde você deseja reservar um espaço.
As áreas são classificadas em ordem alfabética ou classificadas de acordo com a Ordem que você configurou na Tabela de Áreas. Quando uma ordem de classificação é configurada para uma área, ela é classificada de acordo. Se o valor de Ordem de classificação não for especificado para um item, os itens serão listados no topo da lista (ordem crescente) e, em seguida, classificados em ordem alfabética. Os nomes das áreas são classificados em ordem alfabética com base no nome do rótulo. Os itens com Pedido são listados.
- Dia inteiro: selecione esta opção para reservar o item do local de trabalho por um dia inteiro. Os horários de início e término da reserva dependem dos horários definidos pela empresa. Você não pode mudar a hora de término. Essa opção será exibida se o administrador do local de trabalho tiver habilitado a configuração de reserva de dia inteiro no tiposelecionado.
- Área: área do edifício onde você deseja reservar um espaço.
-
Especifique os seguintes detalhes para pesquisar o espaço mais adequado em uma área.
-
Clique em Pesquisar.
Os itens do local de trabalho que correspondem aos critérios de pesquisa e que estão disponíveis para reserva são exibidos.Nota:Ao navegar perto de uma pessoa, se houver espaços privados, eles não serão exibidos no resultado da pesquisa.Nota:Você pode alternar entre a guia Exibição de cartão e a guia Exibição de programação para revisar a disponibilidade de itens do local de trabalho. Se sua empresa carregar mapas de piso, exiba os mapas usando o Mappedin ou Mapeamento interno. Para obter mais informações sobre como usar mapas de piso, consulte Workplace Space Mapping.
- Opcional:
Classifique os itens do local de trabalho em ordem alfabética ou usando um filtro com a opção Mostrar filtro.
Você também pode classificar os itens do local de trabalho para exibir seus locais favoritos primeiro. Para exibir a opção, você deve ter acesso a Central do funcionário e também ter locais favoritos. Seus locais favoritos são exibidos primeiro em ordem alfabética, seguidos pelos outros locais que correspondem aos critérios de pesquisa.
Nota:Você não pode classificar itens do local de trabalho em ordem alfabética ou por seus locais favoritos se estiver navegando em espaços próximos a uma pessoa. Os espaços próximos a uma pessoa são pesquisados com base na proximidade. -
Selecione o item do local de trabalho que você deseja reservar usando uma das seguintes opções:
- Clique em Adicionar.
- Na guia Exibição de programação, clique em Adicionar.
- Na exibição de mapa, selecione qualquer espaço que esteja colorido de verde e clique em Adicionar.
- Selecione Avançar.
-
No formulário, preencha os campos.
Tabela 3. Detalhes da reserva de Campo Descrição Assunto da reserva Assunto da sua reunião. Tornar todos os detalhes do espaço privados Opção para tornar todos os espaços selecionados privados. Nota:A opção é exibida com base na configuração de privacidade do local para espaços selecionados.Tornar assunto privado Opção para marcar a reserva como privada e ocultar o assunto da reserva. Adicionar um link de reunião virtual Opção para gerar um link de reunião virtual para que funcionários remotos possam ingressar na reserva. Nota:(Aplicável apenas ao Microsoft Teams) A partir da versão de maio de 2023 da Store, ao adicionar um link de reunião, a aplicação recuperará os detalhes da reunião ao sincronizar o evento com um provedor de calendário.Esta reserva é para Se você estiver solicitando uma reserva em nome de outra pessoa, selecione o nome dessa pessoa. Deixe o campo em branco se estiver solicitando uma reserva para si mesmo. Adicionar convidados a esta reserva Nota:Esta seção será exibida somente se o administrador tiver habilitado a configuração para convidar participantes para este local de trabalho.Convidar colegas de trabalho Selecione os funcionários que você deseja convidar para a reserva. Convidar visitante externo Opção para convidar um visitante externo. Nota:Esta opção aparecerá somente se você tiver a aplicação Gestão de visitas ao local de trabalho instalada.- Se você já registrou o visitante antes, faça o seguinte:
- Selecione Visitante anterior.
- No campo Selecionar um visitante anterior, selecione o visitante.
Você também pode visualizar os detalhes do visitante e modificá-los, se necessário. Os detalhes são atualizados automaticamente em todos os registros relacionados ao visitante e registros de registro.
- Se você estiver registrando o visitante pela primeira vez, faça o seguinte:
- Selecione Adicionar novo visitante.
- Selecione o Tipo de visitante.
- Se o visitante for um convidado especial, habilite o VIP.
- Insira o Nome do visitante.
- Insira o Sobrenome do visitante.
- Especifique o endereço de e-mail do visitante para enviar detalhes de registro e comunicações.
- Insira o número de telefone do visitante.
- Insira os detalhes da organização do visitante.
- Insira o Título do visitante.
- Na seção Anotações privadas, especifique as informações privadas.
- Nos campos Preferências do visitante e Preferências de notificação, selecione as preferências do visitante.
- Clique em Salvar e adicionar para adicionar o visitante.
Adicionar serviços extras Serviços extras disponíveis com a reserva. - Se você já registrou o visitante antes, faça o seguinte:
- Clique em Enviar reserva.
Resultado
- Zoom: se um link de reunião Zoom for adicionado, o link aparecerá no campo Local do e-mail que contém o convite da reunião.
- Microsoft Teams: quando uma reserva é criada com um link de reunião virtual, a aplicação recupera o link da reunião e os detalhes relacionados ao ingresso. Quando esta reserva é sincronizada com o calendário do Microsoft Outlook, o link da reunião e os detalhes relacionados ao ingresso são adicionados ao corpo do evento de calendário. Da mesma forma, quando uma reserva é criada no calendário do Microsoft Outlook usando o botão de alternância de reunião do Teams, o link da reunião é recuperado e salvo como um link de reunião virtual.Nota:Como o link da reunião aparece no corpo do e-mail, em qualquer caso, se você quiser atualizar ou alterar os detalhes da reunião, deverá fazê-lo somente usando Gestão de reservas do local de trabalho. Porque quando uma sincronização de reserva é realizada, os detalhes (neste caso, o link e os detalhes da reunião) são sincronizados somente de uma maneira, ou seja, de Gestão de reservas do local de trabalho para o provedor de calendário (neste caso Microsoft Teams). Se você já fez mudanças nos detalhes da reunião ou nas anotações do provedor de calendário, elas serão substituídas por Gestão de reservas do local de trabalho quando uma sincronização for realizada.
- Quaisquer outros provedores de reunião virtual: o link da reunião é adicionado ao campo Local do e-mail que contém o convite da reunião.