Explorar Gestão de contratos Pro

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 9 min. de leitura

    • Saiba mais sobre a aplicação Gestão de contratos Pro por meio de um fluxo de trabalho de amostra e analise os benefícios que ela pode oferecer.

    Visão geral Gestão de contratos Pro

    Gestão de contratos Pro é uma solução de gestão de contratos fácil de usar e adotar. Você pode usá-lo para configurar modelos de documento de contrato, cláusulas, variações de cláusula e para iniciar solicitações de contrato. Ele também oferece suporte Now Assist à análise de contrato orientada e extração de metadados, assinaturas eletrônicas, assinaturas Wet e sistemas de armazenamento externo.

    Os componentes de Gestão de contratos Pro são:

    Benefícios das Gestão de contratos Pro

    Tabela 1. Benefícios do Gestão de contratos Pro
    Benefício Recurso principal Função
    Gerencie com eficácia uma biblioteca de variações de cláusula. Gestão de cláusulas Configurador de contratos
    Crie modelos de contrato ou cartas padrão que são usados para gerar contratos ou documentos com base nos valores da solicitação enviada. Modelos de documentos do Word Configurador de contratos
    Adicione controles de conteúdo que atuam como espaços reservados para o conteúdo em documentos Microsoft Word em sistemas macOS e em sistemas Windows usando um add-in. Os controles de conteúdo podem ser adicionados manualmente somente em um sistema Windows. Microsoft Word add-in para ServiceNow Contratos Configurador de contratos
    Inicie autoatendimento ou não autoatendido solicitações de contrato. Solicitações de contrato com e sem autoatendimento Usuário do contrato
    Atenda a uma solicitação de contrato de autoatendimento. Usar solicitação de contrato de autoatendimento Usuário do contrato ou executante do contrato
    Revise, aprove e forneça uma assinatura para uma solicitação de contrato não autoatendida. Usar solicitação de contrato sem autoatendimento Usuário do contrato ou executante do contrato
    Obtenha revisão e feedback dos especialistas internos no assunto sobre documentos de contrato. Visão geral da revisão interna Executante ou revisor do contrato
    Obtenha informações sobre o volume de solicitações de contrato tratadas por sua equipe. Usando o Painel de contratos Executante do contrato
    Trabalhe com widgets acionáveis para categorizar, priorizar e trabalhar com eficiência em solicitações de contrato. Espaço de contratos Usuário do contrato ou executante do contrato
    Rastreie e gerencie as obrigações contratuais para ajudar a garantir a conformidade e minimizar os riscos. Gestão de obrigações Usuário da obrigação ou executante da obrigação
    Use Now Assist em Gestão de contratos para analisar contratos em busca de cláusulas não padrão e ausentes e para extrair informações de contratos assinados para adicionar no repositório de contratos. Now Assist em Gestão de contratos Now Assist executante do contrato

    Fluxo de trabalho do Gestão de contratos Pro

    O exemplo de fluxo de trabalho de ponta a ponta a seguir mostra como diferentes usuários podem trabalhar juntos para configurar os dados básicos e enviar, revisar e finalizar solicitações de contrato.

    Um configurador Gestão de contratos Pro executa as seguintes ações para configurar o fluxo de trabalho de ponta a ponta:
    1. Cria o tipo de contrato e o associa a um modelo de contrato.
    2. Cria as cláusulas e suas variações a serem usadas nos modelos de documento.
    3. Cria os modelos de documento que são usados para gerar o documento do contrato.
    4. Configura os espaços reservados para signatários.
    5. Conclui o mapeamento do modelo para preencher automaticamente as informações usadas no modelo de contrato.
    6. Publica o modelo de documento para disponibilizá-lo para gerar contratos ao enviar a solicitação de contrato.
    7. Cria uma regra de seleção de modelo para identificar o modelo de contrato a ser usado para gerar o documento de contrato para a solicitação de contrato.
    8. Cria uma regra de signatário interno para mapear o signatário para um modelo usando mapeamentos de signatário.
    9. Define o repositório de contratos onde os contratos são armazenados e mapeia os dados que foram adicionados ao documento do contrato.
    10. Cria uma regra de repositório de contratos para configurar os lembretes para contratos expirando.
    11. Configura o armazenamento externo para armazenar os documentos de contrato assinados e suas revisões.
    12. Configura os provedores de assinatura eletrônica para permitir que os signatários assinem os documentos do contrato eletronicamente.

    Fluxo de trabalho de solicitação de contrato com autoatendimento

    Um fluxo de trabalho para uma solicitação de contrato de autoatendimento pode progredir da seguinte forma:
    1. O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato. Para obter mais informações, consulte Como iniciar uma solicitação de contrato.
      • Se não houver erros de validação, uma solicitação de contrato será criada no estado Trabalho em andamento.
      • Se houver erros de validação de signatário, o solicitante do contrato os resolverá e reenviará a solicitação de contrato.
    2. Um documento de contrato é gerado a partir de um modelo de contrato e os metadados, cláusulas, signatários e tabelas são adicionados dinamicamente de acordo com condições predefinidas.
    3. O solicitante do contrato edita as solicitações de mudanças e cria uma nova versão do documento do contrato usando a opção Gerar novamente ou Sincronizar documento.
    4. O solicitante do contrato exibe o documento do contrato e executa uma das seguintes ações:
      1. Se nenhuma mudança for necessária, o documento será enviado para assinatura.
      2. Se forem necessárias mudanças, o solicitante do contrato enviará uma solicitação de mudança.
    5. Com base na solicitação de mudança, o executante do contrato pode realizar as seguintes ações:
      1. Inicia um processo de revisão interna.
        1. O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para uma revisão interna.
          Nota:
          O executante do contrato pode criar tarefas de revisão paralelas para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, o executante do contrato não poderá criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se já existir outra tarefa ativa.
        2. Um gerente de grupo de revisores de contrato pode atribuir a tarefa de revisão, ou um revisor de contrato pode autoatribuí-la.
        3. O revisor do contrato atribuído começa a trabalhar no documento do contrato.
        4. Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
        5. Se uma solicitação de mais informações tiver sido enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
        6. O revisor do contrato revisa o documento, aceita ou rejeita redlines, propõe edições e adiciona comentários.
        7. O revisor do contrato conclui a revisão e compartilha o documento do contrato atualizado, se disponível.
        8. O executante do contrato recebe o documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
          • Para armazenamento interno: se forem necessárias mudanças, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
          • Para armazenamento externo: os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Depois que a revisão for concluída, o executante poderá finalizar o documento do contrato que está disponível online ou criar uma nova versão offline com as mudanças.
      2. O executante do contrato inicia uma aprovação ad-hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar quaisquer mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão do documento será criada.
      3. Depois que o documento é finalizado, o executante envia o documento para o solicitante.
    6. O solicitante do contrato visualiza o contrato gerado e, se nenhuma mudança for necessária, o envia para os signatários. Se forem necessárias mudanças, o processo de análise e revisão continuará.
    7. Se o armazenamento externo estiver configurado, os documentos do contrato serão armazenados nele. Caso contrário, eles serão armazenados na instância ServiceNow.
    8. Se algum signatário recusar o documento, ele será enviado de volta ao solicitante para ser retrabalhado e a revisão será enviada para assinatura.
    9. O contrato assinado é anexado ao registro de solicitação de contrato.
    10. O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.

    Fluxo de trabalho de solicitação de contrato sem autoatendimento

    Um fluxo de trabalho para solicitação de contrato não autoatendimento pode progredir da seguinte forma:
    1. O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato no espaço. Para obter mais informações, consulte Como iniciar uma solicitação de contrato.
    2. Uma solicitação de contrato é criada no estado Rascunho.
    3. O solicitante do contrato carrega um único contrato ou vários contratos e seus documentos de suporte e os classifica.
    4. O executante do contrato exibe o documento do contrato anexado à solicitação do contrato.
    5. Se necessário, o executante do contrato reclassifica o contrato e os documentos de suporte.
    6. Se uma revisão de especialista ou feedback for necessário das equipes internas, o executante do contrato iniciará um processo de revisão interna.
      1. O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para revisão interna.
        Nota:
        Você pode criar tarefas de revisão paralelas para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, você não poderá criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se houver outra tarefa ativa.
      2. A tarefa de revisão foi atribuída ao revisor do contrato
      3. Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
      4. Se uma solicitação de mais informações tiver sido enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
      5. O revisor do contrato revisa o documento, aceita, rejeita ou propõe edições e adiciona comentários.
      6. O revisor do contrato revisa o contrato e fornece feedback. Se um documento revisado estiver disponível, ele também será compartilhado com o executante do contrato.
      7. O executante do contrato recebe um documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
        • Para armazenamento interno - Se forem necessárias mudanças, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
        • Para armazenamento externo - Os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Quando a revisão for concluída, o executante poderá finalizar o documento do contrato que está disponível on-line ou criar uma nova versão off-line com as mudanças.
    7. O executante do contrato carrega o contrato revisado na solicitação de contrato.
    8. O executante do contrato envia por e-mail o documento do contrato revisado para contatos de terceiros.
    9. O executante do contrato exibe as respostas dos contatos de terceiros no fluxo de atividades da solicitação do contrato.

      Várias iterações de revisões entre sua empresa e o terceiro podem ser necessárias antes que o documento do contrato seja finalizado por todas as partes. O processo de revisão pode ser realizado novamente com diferentes grupos de revisores.

    10. O executante do contrato inicia uma aprovação ad-hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar quaisquer mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão do documento será criada. O documento do contrato pode ser enviado para assinatura somente quando tiver sido aprovado.
    11. Se houver vários documentos de contrato, o executante do contrato se preparará para assinaturas especificando o pedido. Se houver uma assinatura eletrônica, o executante do contrato adicionará os campos obrigatórios e enviará o documento do contrato para assinatura.
    12. Os signatários revisam o documento do contrato.
      • Se nenhuma mudança for necessária, o documento do contrato será assinado por todos os signatários.
      • Se alguma mudança for necessária, a assinatura será recusada e o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
    13. O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.