Usar solicitação de contrato de autoatendimento
Envie solicitações de contrato que gerarão documentos de contrato usando um modelo de contrato predefinido e regras de modelo.
Funcionalidades
- Contrate modelos com metadados, cláusulas, tabelas e crie regras de negócio para selecionar o modelo mais relevante para uma solicitação.
- Os modelos de contrato no formato Microsoft Word facilitam a revisão e a edição do contrato para o executante do contrato.
- Integrações de assinatura eletrônica com Adobe Sign e DocuSign.
- Suporte à assinatura Wet para assinatura manual.
- Integrações de armazenamento externo com Google Drive e Microsoft OneDrive para armazenar documentos de contrato assinados.
- Repositório de contratos centralizado que contém os metadados de documentos de contrato assinados.
- Propriedade do sistema para gerar uma certificação de conclusão para um contrato assinado eletronicamente.
Fluxo de trabalho de contratos de autoatendimento
Quando um solicitante envia uma solicitação de contrato de autoatendimento, um documento de contrato é criado usando um modelo de contrato padrão com base nas informações da solicitação. As informações da solicitação são inseridas nos locais apropriados do modelo.
Se necessário, os solicitantes podem solicitar mudanças específicas no documento de contrato gerado. O executante pode gerenciar e processar essas mudanças solicitadas para fazer as revisões necessárias no documento do contrato de um local centralizado. Como os documentos do contrato estão no formato Microsoft Word, revisar, editar e finalizar os documentos do contrato é mais fácil do que para documentos no formato PDF ou HTML.
Se o documento de contrato gerado não exigir mudanças, o solicitante poderá enviá-lo aos signatários para uma assinatura eletrônica. Depois que todos os signatários assinaram o documento do contrato, ele é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo com base na configuração. O solicitante e os membros do departamento de contratos podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.
- O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato. Para obter mais informações, consulte Como iniciar uma solicitação de contrato.
- Se não houver erros de validação, uma solicitação de contrato será criada no estado Trabalho em andamento.
- Se houver erros de validação de signatário, o solicitante do contrato os resolverá e reenviará a solicitação de contrato.
- Um documento de contrato é gerado a partir de um modelo de contrato e os metadados, cláusulas, signatários e tabelas são adicionados dinamicamente de acordo com condições predefinidas.
- O solicitante do contrato edita as solicitações de mudanças e cria uma nova versão do documento do contrato usando a opção Gerar novamente ou Sincronizar documento.
- O solicitante do contrato exibe o documento do contrato e executa uma das seguintes ações:
- Se nenhuma mudança for necessária, o documento será enviado para assinatura.
- Se forem necessárias mudanças, o solicitante do contrato enviará uma solicitação de mudança.
- Com base na solicitação de mudança, o executante do contrato pode realizar as seguintes ações:
- Inicia um processo de revisão interna.
- O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para uma revisão interna. Nota:O executante do contrato pode criar tarefas de revisão paralelas para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, o executante do contrato não poderá criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se já existir outra tarefa ativa.
- Um gerente de grupo de revisores de contrato pode atribuir a tarefa de revisão, ou um revisor de contrato pode autoatribuí-la.
- O revisor do contrato atribuído começa a trabalhar no documento do contrato.
- Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
- Se uma solicitação de mais informações tiver sido enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
- O revisor do contrato revisa o documento, aceita ou rejeita redlines, propõe edições e adiciona comentários.
- O revisor do contrato conclui a revisão e compartilha o documento do contrato atualizado, se disponível.
- O executante do contrato recebe o documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
- Para armazenamento interno: se forem necessárias mudanças, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
- Para armazenamento externo: os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Depois que a revisão for concluída, o executante poderá finalizar o documento do contrato que está disponível online ou criar uma nova versão offline com as mudanças.
- O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para uma revisão interna.
- O executante do contrato inicia uma aprovação ad-hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar quaisquer mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão do documento será criada.
- Depois que o documento é finalizado, o executante envia o documento para o solicitante.
- Inicia um processo de revisão interna.
- O solicitante do contrato visualiza o contrato gerado e, se nenhuma mudança for necessária, o envia para os signatários. Se forem necessárias mudanças, o processo de análise e revisão continuará.
- Se o armazenamento externo estiver configurado, os documentos do contrato serão armazenados nele. Caso contrário, eles serão armazenados na instância ServiceNow.
- Se algum signatário recusar o documento, ele será enviado de volta ao solicitante para ser retrabalhado e a revisão será enviada para assinatura.
- O contrato assinado é anexado ao registro de solicitação de contrato.
- O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.