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sourceDocument: Yokohama Employee Service Management
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 Release :

    - yokohama

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    - pt-BR

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    - Yokohama Employee Service Management

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    - Employee


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# Gestão de documentos do funcionário

# Gestão de documentos do funcionário {#ariaid-title1}

* Versão de lançamento: Yokohama
* 
* Atualizado 30 de jan. de 2025
* 
* ![](https://www.servicenow.com/docs/portal-asset/ico-clock) 11 min. de leitura

Use a Gestão de documentos do funcionário para pesquisar, criar, mover ou gerenciar retenções jurídicas em documentos do funcionário.  
A Gestão de documentos do funcionário é o seu gabinete de arquivos virtual que contém todos os documentos do funcionário da sua organização. Com a Gestão de documentos do funcionário, você pode:

* Pesquisar documentos do funcionário: Há muitas maneiras que você pode usar para restringir sua pesquisa de documentos do funcionário.
* Criar documentos do funcionário:
  * Os documentos do funcionário podem ser adicionados diretamente ao repositório de documentos.
  * Quando combinado com Prestação de serviços de RH, Os agentes de RH podem mover documentos de um caso de RH ou adicioná-los diretamente ao repositório de documentos.
  {#hr-doc-management-admin__ul_xrn_2jh_gfb}
* Colocar um perfil de RH ou tipo de documento em retenção jurídica: Colocar um perfil de RH ou tipo de documento em retenção jurídica impede que os documentos do funcionário associados sejam limpos após o período de retenção ser atingido.
* Mover documentos do funcionário: Quando os documentos do funcionário são anexados a um caso de RH, você pode movê-los manualmente para o repositório de documentos. Ou você pode configurar os serviços de RH para mover automaticamente documentos do funcionário quando o caso for encerrado/concluído.
* Exibir documentos do funcionário: Os funcionários podem exibir seus próprios documentos do funcionário no portal de serviços ou Central do funcionário. Aqui [Defina políticas para um tipo de documento](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/Qxw~PRIili03RkQXIuRfdA#create-modify-hr-doc-types "Para cada tipo de documento, você pode determinar quem pode acessar um documento, bem como definir as políticas de retenção associadas a ele ou colocar uma retenção jurídica. Um tipo de documento pode gerenciar vários documentos.")é como você concede acesso a eles por tipo de documento. O sistema de base fornece tipos de documento de exemplo.
{#hr-doc-management-admin__ul_oyz_t3h_gfb}
**Conceitos relacionados**   

* [Importações em massa da gestão de documentos do funcionário](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/SIS5l1QmPVBHKm6PUxiRpA "Use o recurso Importações em massa da Gestão de documentos do funcionário para copiar os documentos do funcionário de um armazenamento externo baseado em nuvem de terceiros ou de um diretório de rede local para a Gestão de documentos do funcionário. Ter os documentos do funcionário em Prestação de serviços de RHtorna a administração eficiente e conveniente.")

## Procurando documentos do funcionário {#ariaid-title2}

PESQUISE e exiba documentos do funcionário usando diferentes filtros do repositório de documentos do funcionário. Você também pode baixar documentos para fins de auditoria.

### Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.document_reader

### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Documentos do funcionário é o repositório de documentos do funcionário. Não importa o tamanho do seu repositório de documentos de funcionários, você pode pesquisar rapidamente ou configurar filtros de pesquisa predefinidos para encontrar os documentos de que precisa rapidamente.

### Procedimento

1. Navegar até TudoPerfil de RHDocumentos de funcionárioPesquisar Documentos.
2. Use os filtros de coluna para identificar os documentos que você está procurando.  
   Por exemplo, a classificação na coluna Funcionário mostra todos os documentos por funcionário.
3. Para baixar documentos, marque a caixa ao lado dos documentos e selecione Download Na lista de seleção Ações.  
   O download de vários documentos com o mesmo nome anexa cada documento com o nome do funcionário. Um número é adicionado quando os documentos ainda estão duplicados.
4. Para exibir mais informações sobre um documento, clique no nome do documento.  
   Se Sim está em check-in em sn_hr_ef.enable_document_viewer Propriedade Documento do funcionário, o documento do funcionário é exibido.

## Crie ou modifique um documento do funcionário {#ariaid-title3}

Com a função escritor de documentos do funcionário \[sn_hr_ef.document_writer\], você pode criar ou carregar um documento do funcionário diretamente no repositório de gestão de documentos do funcionário.

### Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.document_writer

### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Os documentos também podem ser carregados do formulário de caso de RH e movidos para o repositório de documentos.  
Nota:  
Os documentos do funcionário também podem ser movidos do formulário Caso de RH automaticamente quando o caso é encerrado, configurando o serviço de RH. Para obter informações sobre como configurar este recurso, consulte [Configure um serviço de RH](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/J2VFHNFVAh71Wm5eGxDEvg "Crie ou modifique um serviço de RH para definir a solicitação para o processo de execução desse tipo de caso. Exemplos de serviços de RH incluem inscrição de benefícios, configuração de depósito direto e solicitações de verificação de antecedentes por provedores terceirizados.").

### Procedimento

1. Navegar até TudoPerfil de RHDocumentos de funcionárioCriar Novo Documento.
2. No formulário, preencha os campos.  
   {#create-new-hr-document__table_ydx_mrf_d2b__entry__2}

   | Campo | Descrição |
   |-|-|
   | Documento | Documento do funcionário a ser carregado. Clique em Escolha Arquivo para carregar um documento do funcionário. Nota: Por padrão, o tamanho máximo permitido de um documento é de 30 MB. O padrão pode ser alterado em Tamanho máximo de carregamento de arquivo em megabytes Campo em Propriedades do documento do funcionário. Para obter mais informações, consulte [Propriedades da aplicação Gestão de documentos do funcionário](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/5Lj6xcJXgDbNETY2UJOSrA "A ativação do plug-in Gestão de documentos do funcionário [com.sn_employee_document_management] adiciona as seguintes propriedades."). Depois de selecionar um documento, os campos somente leitura mostram o tamanho do arquivo, o formato do arquivo, Criado em e Criado por. O visualizador na IU só oferece suporte à exibição de documentos .pdf. Outros tipos de documentos podem ser baixados e exibidos. Para obter resultados de pesquisa ideais, não use traços (-) no nome do documento. Usar palavras completas separadas por espaços ou barras inferiores fornece melhores resultados de pesquisa. . Ative "Visualizador de documentos" para visualizar documentos em PDF Na propriedade Documentos do funcionário deve ser marcada Sim para exibir documentos .pdf. Nota: A exibição de documentos não é compatível com o FedRAMP, clientes no local, dispositivos móveis, clientes que usam criptografia de borda ou suporte a criptografia. |
   | Descrição | Descrição do documento do funcionário. |
   | Funcionário | Nome do funcionário ao qual o documento está associado. |
   | País da folha de pagamento | País da folha de pagamento do funcionário no momento da criação do documento. Nota: Quando você carrega o documento ou move os anexos do caso para o arquivo do funcionário, o valor no País da folha de pagamento o campo assume como padrão o perfil de usuário do funcionário. |
   | Tipo de documento | Tipo de documento associado ao documento do funcionário. Os tipos de documento fornecem categorização e a política de retenção. Nota: * Você só poderá ler e gravar um documento se atender ao requisito de configuração de leitura ou gravação de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento. * Você pode limpar um documento somente se atender ao requisito de configuração de autorização de limpeza de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento. * Você poderá receber uma notificação de limpeza somente se atender ao requisito de configuração de autorização ou notificação de limpeza de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento. {#create-new-hr-document__ul_vdt_btj_wjb} |
   | Data de efetivação | Data e hora a partir da qual o documento do funcionário é válido. Em geral, a data de vigência considera a data de criação do documento, exceto em casos de acordos contratuais. Por exemplo, o aumento de pagamento ou promoção pode entrar em vigor a partir de uma data diferente da data da avaliação de desempenho. |
   | Caso de RH | Número do caso de RH ao qual o documento do funcionário está associado quando movido de um caso de RH. |
   | Limpeza em espera | Limpar status de espera de um documento. * Autorização de limpeza pendente: A notificação de limpeza foi enviada, mas a autorização não foi recebida. * Limpeza aprovada: A autorização de limpeza foi recebida, o documento está programado para ser limpo. * Limpeza rejeitada: A autorização de limpeza foi rejeitada, o documento não está programado para ser limpo. A política de segurança associada a um tipo de documento define a autorização de limpeza. As seguintes funções têm permissão para mudar a autorização de limpeza: * EF admin \[sn_hr_ef.admin\] * Gerente de gestão de arquivos de funcionários \[sn_hr_ef.manager\] {#create-new-hr-document__ul_thq_twf_d2b} {#create-new-hr-document__ul_shq_twf_d2b} |
   | Data de vencimento | Opção para definir uma data de expiração para um documento. As notificações por e-mail serão enviadas aos responsáveis pelo documento, gerentes ou representantes de RH (de acordo com as políticas de expiração) quando o documento expirar ou estiver próximo de expirar. Nota: Esta opção é habilitada somente quando um administrador habilita o. Data de vencimento caixa de seleção. |
   [Tabela 1. Formulário de documento do funcionário]

   {#create-new-hr-document__table_ydx_mrf_d2b}
3. Clique em Enviar para criar o registro de documento do funcionário.  
   A guia da lista relacionada Trilha de auditoria de documentos do funcionário é exibida.

   Fornece a exibição de todas as ações de um documento do funcionário desde a criação ou o carregamento até o momento em que ele é limpo.
   As seguintes ações são capturadas:
   * Registro criado
   * Campos atualizados
   * Anexo removido
   * Anexo atualizado
   * Anexo renomeado
   * Marcador da plataforma adicionado
   * Marcador da plataforma removido
   * Documento exibido
   * Documento baixado
   * Documento baixado pelo funcionário em Central do funcionário
   {#create-new-hr-document__ul_gkq_4f1_lfb}

## Mover documentos do funcionário para o repositório de documentos {#ariaid-title4}

Você pode mover documentos do funcionário de um caso de RH para o repositório de documentos do funcionário. Você também pode mover documentos do funcionário automaticamente pelo serviço de RH quando um caso de RH é encerrado.

### Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.document_writer ou sn_hr_core.case_reader

### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Os documentos do funcionário também podem ser adicionados diretamente ao repositório de documentos do funcionário. O repositório de documentos do funcionário fornece um repositório central para identificação rápida e fácil usando diferentes recursos de classificação. Consulte [Crie ou modifique um documento do funcionário](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/hg5x7hCay1PGEnGvc89Tjg#create-new-hr-document "Com a função escritor de documentos do funcionário [sn_hr_ef.document_writer], você pode criar ou carregar um documento do funcionário diretamente no repositório de gestão de documentos do funcionário.").

### Procedimento

1. Navegar até TudoGestão de casos de RHTodos os casos de RH.
2. Selecione um caso que tenha documentos do funcionário anexados.  
   Na exibição de lista, não há como identificar casos de RH com documentos do funcionário anexados. O número do caso de RH ou a pessoa aberta para são necessários para localizar um caso de RH.
3. No cabeçalho do formulário, clique em Mover anexos .  
   . Mover anexos para o arquivo do funcionário o menu é exibido.
4. Marque a caixa de seleção ao lado dos documentos que você deseja mover.  
   . Selecione o COE para os anexos a serem movidos e. Detalhe do tópico Os campos podem ser modificados, mas somente se o documento tiver sido adicionado ao tipo incorreto de caso de RH.
5. Selecione Tipo de documento para cada documento.  
   O tipo de documento determina a categorização, quem pode acessá-la e a política de retenção. Se nenhum tipo de documento for exibido para o detalhe do tópico associado, um deverá ser criado para garantir a categorização correta. Consulte [Defina políticas para um tipo de documento](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/Qxw~PRIili03RkQXIuRfdA#create-modify-hr-doc-types "Para cada tipo de documento, você pode determinar quem pode acessar um documento, bem como definir as políticas de retenção associadas a ele ou colocar uma retenção jurídica. Um tipo de documento pode gerenciar vários documentos.").
6. Clique em Mover selecionados .

### Resultado

Os documentos do funcionário são movidos do caso de RH para o repositório de documentos do funcionário. Depois que um documento de funcionário é movido, o nome, o formato e o tamanho do arquivo são copiados do anexo para o documento.  
Nota:  
Você também pode automatizar esse processo verificando Mover anexos automaticamente caixa dos serviços de RH. Consulte [Configure um serviço de RH](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/J2VFHNFVAh71Wm5eGxDEvg "Crie ou modifique um serviço de RH para definir a solicitação para o processo de execução desse tipo de caso. Exemplos de serviços de RH incluem inscrição de benefícios, configuração de depósito direto e solicitações de verificação de antecedentes por provedores terceirizados.").

### O que Fazer Depois

Depois de mover os anexos, os anexos serão exibidos na seção Documentos do funcionário no caso.

## Adicione ou remova uma retenção jurídica para documentos do funcionário {#ariaid-title5}

As retenções jurídicas ou judiciais impedem a exclusão de documentos relacionados a um tipo de documento ou de todos os documentos do funcionário para um perfil de RH.

### Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Uma retenção jurídica suspende todas as políticas de retenção da documentação associada do funcionário.  
Nota:  
Se você estiver conectado como Administrador do sistema \[admin\], certifique-se de que está visualizando o escopo da Gestão de documentos do funcionário. Se você mudar seu escopo, também precisará atualizar a página.

Uma retenção jurídica impede a limpeza de documentos somente pelo mecanismo de limpeza de documentos pronto para uso. Não é aplicável a mecanismos de limpeza personalizados, como limpadores de tabela personalizados ou regras de arquivamento de tabela.

### Procedimento

1. Navegar até TudoPerfil de RHPerfis de RH.
2. Selecione um perfil de RH que você deseja colocar em retenção jurídica.
3. Clique em Adicionar retenção jurídica no cabeçalho do formulário.
4. De Adicione retenção jurídica a este perfil , selecione um motivo e adicione comentários.
5. Clique em OK.  
6. Adicionar comentários.
7. Clique em OK.
8. Para colocar um tipo de documento em retenção jurídica, navegue até Administração de RHDocumentos de funcionárioTipos de documentos.
9. Selecione um tipo de documento.
10. Clique em Adicionar retenção jurídica .  
    . Adicionar retenção jurídica o botão está no cabeçalho do formulário.
11. Adicionar comentários.
12. Clique em OK.
13. Clique em Atualizar.  
    Todos os documentos associados ao tipo de documento são colocados em retenção jurídica e não são limpos com base na política de retenção.

## Adicione retenção jurídica a vários perfis de RH {#ariaid-title6}

Adicione retenção jurídica a vários perfis de RH de uma só vez. Retenções jurídicas ou judiciais impedem a exclusão de documentos do funcionário para um perfil de RH.

### Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

### Procedimento

1. Navegar até TudoPerfil de RHPerfis de RH.
2. Na exibição de lista, selecione todos os perfis de RH nos quais você pretende aplicar retenção jurídica.
3. Em Ações nas linhas selecionadas , selecione Adicionar retenção jurídica .
4. Na caixa de diálogo Adicionar retenção jurídica:  
   1. Em Motivo selecione um valor.
   2. Em Comentários campo, adicione mais detalhes.
   3. Clique em OK.
   {#add-lh-mdt__ol_xjw_fnz_wpb}  
   Os documentos do funcionário dos perfis de RH selecionados são colocados em retenção jurídica e não são limpos com base na política de retenção.

## Adicione retenção jurídica a vários tipos de documento {#ariaid-title7}

Adicione retenção jurídica a vários tipos de documento de uma só vez. Retenções jurídicas ou judiciais impedem a exclusão de documentos relacionados a um tipo de documento.

### Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

### Procedimento

1. Navegar até TudoAdministração de RHTipos de documentos.
2. Na exibição de lista, selecione todos os documentos aos quais você pretende aplicar retenção jurídica.
3. Em Ações nas linhas selecionadas , selecione Adicionar retenção jurídica .
4. Na caixa de diálogo Adicionar retenção jurídica:  
   1. Em Motivo selecione um valor.
   2. Em Comentários campo, adicione mais detalhes.
   3. Clique em OK.
   {#add-lh-mhp__ol_xjw_fnz_wpb}  
   Os documentos associados aos tipos de documento selecionados são colocados em retenção jurídica e não são limpos com base na política de retenção.
{#add-lh-mhp__steps_pjd_f4z_wpb}

## Gerencie documentos em retenção jurídica {#ariaid-title8}

Você pode exibir uma lista de todos os tipos de documentos ou perfis de RH que estão atualmente sob retenção jurídica ou que estiveram sob retenção jurídica. Você pode revisar os motivos pelos quais um tipo de documento ou perfil de RH foi colocado em retenção jurídica e remover a retenção jurídica.

### Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.legal_hold_writer

### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

As retenções jurídicas são colocadas nos documentos do funcionário por perfil de RH ou por tipo de documento. Consulte [Adicione ou remova uma retenção jurídica para documentos do funcionário](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/hg5x7hCay1PGEnGvc89Tjg#add-remove-hr-legal-hold "As retenções jurídicas ou judiciais impedem a exclusão de documentos relacionados a um tipo de documento ou de todos os documentos do funcionário para um perfil de RH.").

### Procedimento

1. Navegar até TudoAdministração de RHDocumentos de funcionárioRetenções jurídicas.
2. Selecione um tipo de documento ou perfil de RH.
3. Mude o. Motivo da retenção jurídica se aplicável.
4. Insira Comentários .
5. Clique em Atualizar.

## Exibir logs de limpeza de documentos do funcionário {#ariaid-title9}

Para um desempenho ideal do sistema e dependendo dos seus processos internos, a documentação do funcionário é limpa com base na política de segurança estabelecida pela sua empresa.

### Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.manager

### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

A limpeza exclui permanentemente os documentos do funcionário da instância. A limpeza libera o armazenamento geral.

* O log de limpeza mostra quais documentos foram excluídos.
* Os atributos dos documentos excluídos são armazenados.
* Os atributos padrão que identificam documentos excluídos são o funcionário e o número do caso de RH. Você pode mudar o padrão em Propriedades para Gestão de documentos do funcionário.
{#view-purge-logs__ul_q22_rqh_2hb}

Consulte [Propriedades da aplicação Gestão de documentos do funcionário](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/5Lj6xcJXgDbNETY2UJOSrA "A ativação do plug-in Gestão de documentos do funcionário [com.sn_employee_document_management] adiciona as seguintes propriedades.").

### Procedimento

Navegar até TudoAdministração de RHDocumentos de funcionárioLimpar Logs.  
Uma lista de documentos limpos com os campos especificados em Esses campos serão incluídos nos logs de limpeza, se habilitados São exibidas as propriedades da aplicação Gestão de documentos do funcionário.