Como trabalhar em uma solicitação de revisão de contrato sem autoatendimento

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 5 min. de leitura

    • Analise e revise um documento de contrato não autoatendido. Como colaborador da solicitação, você pode enviar por e-mail o documento revisado às partes interessadas para verificar as revisões e, em seguida, enviar o documento pronto para uma assinatura eletrônica de dentro da solicitação de contrato.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_cm_core.contract_fulfiller

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Como um colaborador adicionado a uma solicitação, você pode acessar e trabalhar na solicitação da mesma forma que os designados. No entanto, você não pode modificar os campos Atribuído a e Grupo de atribuição.

    Procedimento

    1. Navegue até o seu espaço.
    2. Na guia Listas, abra uma solicitação de contrato selecionando uma opção em Solicitações de contrato.
      OpçãoEtapas
      Como atribuído
      1. Selecione a opção Atribuído a mim.
      2. Selecione uma solicitação para trabalhar.
      3. Se a solicitação foi atribuída recentemente a você, selecione Iniciar trabalho para começar a trabalhar na solicitação.

        O estado e o status do contrato da solicitação de contrato são Trabalho em andamento.
      Como colaborador
      1. Selecione a opção Colaborações.
      2. Selecione uma solicitação para trabalhar.
    3. Opcional: Se você precisar de ajuda de outros executantes para trabalhar na solicitação de contrato, adicione-os no campo Colaboradores.
      Nota:
      • Usuários com a função sn_cm_core.contract_fulfiller são listados no campo Colaboradores.
      • O mesmo usuário não pode ser adicionado aos campos Atribuído a e Colaborador.
      Os colaboradores são notificados por e-mail de que foram adicionados como colaboradores a uma solicitação de contrato.
    4. Opcional: Reclassifique o contrato ou os documentos de suporte enviados para revisão.

      Exemplos de reclassificação do contrato ou documentos de suporte são:

    5. Abra uma revisão existente de um documento de contrato.
      • Para armazenamento interno: abra o registro de revisão do documento navegando até a guia Documentos do contrato e selecionando o nome do documento.
      • Para armazenamento externo: exiba o documento on-line navegando até a guia Documentos do contrato e selecionando o link na guia URL.
    6. Revise os documentos do contrato.
    7. Criar revisões de documentos.
      Para obter mais informações, consulte Criar uma revisão de documento.
    8. Analise os documentos do contrato para identificar cláusulas fora do padrão e ausentes usando Now Assist em Gestão de contratos.
      Para obter mais informações, consulte Análise de contrato usando Now Assist em Gestão de contratos.
    9. Se for necessária a aprovação de outras partes interessadas, envie o documento para aprovação ad-hoc.
      Para obter mais informações, consulte Como iniciar uma aprovação ad hoc para uma revisão de documento de contrato.
    10. Configure um e-mail para as partes interessadas para que o documento do contrato concluído seja revisado e as mudanças confirmadas.
      Para obter mais informações, consulte Enviar e-mail para as partes interessadas.
    11. Adicione os signatários internos ou externos necessários para assinaturas eletrônicas no contrato navegando até a guia Signatários e selecionando Adicionar.
      OpçãoEtapas
      Interno
      1. No campo Signatário interno, insira o nome do signatário. Os camposNome do signatário autorizado, Signatárioe E-mail do signatário são preenchidos automaticamente.
      2. No campo Ordem, insira a ordem na qual o contrato deve ser enviado ao signatário. O valor do pedido deve ser exclusivo. Por exemplo: insira os números de ordem como 10, 20, 30 e assim por diante, aumentando em 10 a cada vez. O sistema começa a enviar o contrato para o signatário interno com o número mais baixo.
      Externo
      1. No campo Nome do signatário autorizado, insira o nome do signatário externo.
      2. No campo Signatário, insira o cargo do signatário externo.
      3. No campo E-mail do signatário, insira o endereço de e-mail do signatário externo.
      4. No campo Ordem, insira a ordem na qual o contrato deve ser enviado aos signatários para uma assinatura eletrônica. O valor do pedido deve ser exclusivo. Por exemplo: insira os números de ordem como 10, 20, 30 e assim por diante, aumentando em 10 a cada vez. O sistema começa a enviar o contrato para o signatário externo com o número mais baixo.
    12. Quando todas as partes interessadas tiverem concordado com uma revisão do documento do contrato, selecione Preparar para assinatura para preparar e enviar o documento aos signatários para assinaturas eletrônicas.
      Nota:
      A opção de reordenar é exibida somente quando vários documentos estão anexados.
      1. Na janela pop-up Reordenar o documento, arraste e coloque os documentos para definir a ordem.
      2. Selecione Preparar para assinatura.
        Nota:
        Quando você seleciona Preparar para assinatura, o documento é aberto no sistema de assinatura eletrônica configurado.
        • Para o DocuSign, o documento é aberto automaticamente no portal de assinatura eletrônica sem exigir login.
        • Para o Adobe Sign, você deve fazer login no portal de assinatura eletrônica para abrir o documento.
      O status do documento é atualizado para Preparando para assinatura. Os documentos do contrato enviados na solicitação de contrato sem autoatendimento são combinados em um único documento e enviados para Preparar assinatura.
    13. Preencha o documento no sistema de assinatura eletrônica configurado e envie-o para assinatura.
      1. Visualize o documento para garantir que o conteúdo esteja correto.
      2. Adicione os campos obrigatórios, incluindo o campo Assinatura.
      3. Selecione "Enviar".
      Um envelope de assinatura eletrônica é criado e enviado a todos os signatários. Se o sistema receber uma notificação de sucesso do provedor de assinatura eletrônica, o status do estado e do contrato será atualizado para Aguardando assinatura.
    14. Opcional: Se você precisar cancelar a solicitação de assinatura antes que todos os signatários tenham concluído a assinatura do documento, selecione Cancelar assinatura.
      O estado da solicitação de contrato é atualizado para Trabalho em andamento e o status do documento de contrato é atualizado para Assinatura cancelada.

    O que Fazer Depois

    • Os signatários podem assinar ou recusar-se a assinar o contrato.

      Para obter mais informações, consulte Fluxo de trabalho de assinatura para uma solicitação de contrato.

    • Verifique o estado da solicitação de contrato e o status do documento do contrato na solicitação:
      • Se todos os signatários assinarem o documento do contrato, o status do documento do contrato será atualizado para Contrato assinado. Na guia Signatários, o status de todos os signatários é atualizado para Assinado. Você pode acessar o registro do repositório de contratos na guia Repositório de contratos.
      • Se algum signatário se recusar a assinar o documento do contrato, o status do contrato será atualizado para Assinatura recusada. Se mais mudanças forem necessárias no documento do contrato, atualize-o e reenvie-o aos signatários para assinaturas.
      • Depois que todos os signatários tiverem assinado o documento, um e-mail será enviado aos signatários com o documento do contrato finalizado anexado.
    • Se o contrato estiver assinado por todos os signatários, você poderá fechar a solicitação selecionando Encerrar Concluído.