Programe um evento ou compromisso no Microsoft Outlook usando os recursos adicionais fornecidos pela aplicação Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in.
Antes de Iniciar
Função necessária: administrador
Procedimento
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Abra a aplicação Microsoft Outlook.
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Execute uma das ações a seguir, dependendo do tipo de reserva que você deseja fazer:
- Para criar um compromisso ou evento, navegue até .
- Se você quiser enviar um convite para reunião, navegue até .
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Na janela Compromisso, selecione o add-in de reserva.
O add-in abre uma barra lateral que contém um formulário de reserva.
Nota: O nome do add-in depende do nome especificado no arquivo de manifesto.
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Selecione uma data e hora para a reserva.
Se Máximo de dias no futuro estiver habilitado e se a data de início e a data de término excederem o valor de Máximo de dias no futuro, uma mensagem de aviso será exibida para mostrar que a reserva só pode ser feita até o número de dias especificado em Máximo de dias em futuro. O valor Máximo de dias no futuro é configurado no módulo Reservável e especifica o número máximo de dias no futuro até o qual o módulo Reservável pode ser reservado.
Nota: Se o valor
de Máximo de dias no futuro não estiver habilitado, os usuários poderão selecionar uma data de acordo com o
Número máximo de ocorrências no módulo Reservável. Para obter mais informações, consulte
Configurar um módulo reservável.
- Se um funcionário clicar em abrir o
ícone do calendário e tentar selecionar uma data maior que o valor Máximo de dias no futuro, as datas serão desabilitadas no seletor de datas do calendário.
- Por exemplo, se o valor de Máximo de dias no futuro for 90 dias e você tentar selecionar uma data além de 90 dias, o número de dias além de 90 dias será desabilitado no seletor de data do calendário.
- É exibida uma mensagem de aviso informando que você pode reservar um espaço somente nos próximos 90 dias. A data padrão é a data atual.
- Se um funcionário inserir manualmente uma data posterior ao especificado no valor Máximo de dias no futuro, a aplicação redefinirá a data para a data atual.
Nota: Se o número de dias para uma reserva exceder o valor Máximo de dias no futuro, as opções Salvar reserva e Adicionar serviços extras serão desabilitadas. O funcionário não pode salvar os serviços selecionados. O funcionário pode enviar o convite por meio do Outlook, mas nenhum serviço é adicionado.
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Na barra lateral Reservar um espaço, preencha os seguintes campos:
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Selecione o edifício no qual você deseja marcar um compromisso.
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Selecione o Andar no qual você deseja reservar um espaço para o compromisso.
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Selecione a capacidadenecessária do espaço.
Os espaços serão exibidos dependendo da capacidade especificada.
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Clique em Pesquisar.
Os espaços disponíveis são exibidos com base na pesquisa.
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Selecione um espaço na lista de espaços disponíveis.
Você também pode selecionar vários espaços.
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Se você selecionou vários espaços, para marcar todos os detalhes do espaço como privados, selecione Tornar todos os detalhes do espaço privados.
Nota: A opção é exibida com base nas configurações de privacidade definidas nos espaços selecionados.
- Opcional:
Se você selecionou vários espaços, para definir a privacidade de um espaço individualmente, use a opção Tornar detalhes do espaço privados, localizada abaixo de cada espaço.
Nota: A opção é exibida com base nas configurações de privacidade definidas no espaço.
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Clique em Salvar e avançar.
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Clique em +Adicionar serviços extras para solicitar serviços extras junto com sua reserva.
- Opcional:
Se você selecionou vários espaços, selecione +Adicionar serviços extras em cada espaço separadamente.
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No formulário de serviços, selecione um dos seguintes serviços:
- Catering: opção para solicitar serviços de alimentação. Especifique as preferências de café da manhã e/ou almoço e a quantidade necessária.
- Equipamento: opção para solicitar qualquer equipamento especial para a reunião.
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Clique em Salvar serviços.
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Revise os detalhes da reserva.
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Para editar sua reserva, clique em Alterar reserva.
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Para editar os serviços extras solicitados, clique em +Adicionar/gerenciar serviços extras.
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Clique em Salvar reserva.
A reserva é criada e registrada na aplicação Gestão de reservas do local de trabalho.
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Na janela de compromisso do Outlook, clique em Enviar para enviar a solicitação de reunião.
A solicitação de reunião será enviada aos espaços selecionados para confirmar a reserva.
Nota: Se a sincronização de calendário do local de trabalho estiver instalada e o modo de autenticação pessoal estiver habilitado, uma notificação pop-up será exibida se um usuário não tiver um token ao tentar reservar uma sala habilitada para sincronização. A notificação informa ao usuário que o token não está disponível e o instrui a fazer login no Microsoft Exchange com o respectivo e-mail para recuperar o token.
Resultado
A reserva foi criada. A reserva será enviada somente se você enviar o convite pela janela do Microsoft Outlook.