Usar solicitação de contrato sem autoatendimento

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 3 min. de leitura

    • Envie solicitações de contrato sem autoatendimento para revisão de contratos com base em modelos de terceiros.

    Funcionalidades

    As solicitações de contrato não autoatendidas incluem os seguintes recursos:
    • Capacidade de enviar um documento de terceiros para revisão.
    • Capacidade de carregar vários contratos e documentos de suporte para revisão.
    • Obtenha revisão e feedback dos especialistas internos no assunto sobre documentos de contrato.
    • Integrações de assinatura eletrônica com Adobe Sign e DocuSign.
    • Suporte para armazenar documentos de contrato em sua instância ServiceNow ou sistemas de armazenamento externo, como Microsoft OneDrive e Google Drive.
    • Repositório de contratos que contém os metadados de documentos de contrato assinados.
    • Suporte para uma propriedade do sistema configurável para gerar uma certificação de conclusão.

    Fluxo de trabalho de solicitação de contratos não autoatendidos

    Um fluxo de trabalho para solicitação de contrato não autoatendimento pode progredir da seguinte forma:
    1. O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato no espaço. Para obter mais informações, consulte Como iniciar uma solicitação de contrato.
    2. Uma solicitação de contrato é criada no estado Rascunho.
    3. O solicitante do contrato carrega um único contrato ou vários contratos e seus documentos de suporte e os classifica.
    4. O executante do contrato exibe o documento do contrato anexado à solicitação do contrato.
    5. Se necessário, o executante do contrato reclassifica o contrato e os documentos de suporte.
    6. Se uma revisão de especialista ou feedback for necessário das equipes internas, o executante do contrato iniciará um processo de revisão interna.
      1. O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para revisão interna.
        Nota:
        Você pode criar tarefas de revisão paralelas para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, você não poderá criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se houver outra tarefa ativa.
      2. A tarefa de revisão foi atribuída ao revisor do contrato
      3. Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
      4. Se uma solicitação de mais informações tiver sido enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
      5. O revisor do contrato revisa o documento, aceita, rejeita ou propõe edições e adiciona comentários.
      6. O revisor do contrato revisa o contrato e fornece feedback. Se um documento revisado estiver disponível, ele também será compartilhado com o executante do contrato.
      7. O executante do contrato recebe um documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
        • Para armazenamento interno - Se forem necessárias mudanças, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
        • Para armazenamento externo - Os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Quando a revisão for concluída, o executante poderá finalizar o documento do contrato que está disponível on-line ou criar uma nova versão off-line com as mudanças.
    7. O executante do contrato carrega o contrato revisado na solicitação de contrato.
    8. O executante do contrato envia por e-mail o documento do contrato revisado para contatos de terceiros.
    9. O executante do contrato exibe as respostas dos contatos de terceiros no fluxo de atividades da solicitação do contrato.

      Várias iterações de revisões entre sua empresa e o terceiro podem ser necessárias antes que o documento do contrato seja finalizado por todas as partes. O processo de revisão pode ser realizado novamente com diferentes grupos de revisores.

    10. O executante do contrato inicia uma aprovação ad-hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar quaisquer mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão do documento será criada. O documento do contrato pode ser enviado para assinatura somente quando tiver sido aprovado.
    11. Se houver vários documentos de contrato, o executante do contrato se preparará para assinaturas especificando o pedido. Se houver uma assinatura eletrônica, o executante do contrato adicionará os campos obrigatórios e enviará o documento do contrato para assinatura.
    12. Os signatários revisam o documento do contrato.
      • Se nenhuma mudança for necessária, o documento do contrato será assinado por todos os signatários.
      • Se alguma mudança for necessária, a assinatura será recusada e o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
    13. O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.