Solicitações de revisão de contrato de terceiros
Os funcionários podem enviar solicitações jurídicas para revisão de contratos de terceiros pela equipe jurídica.
Funcionalidades
As solicitações de revisão de terceiros incluem os seguintes recursos:
- Capacidade de enviar um documento de terceiros para revisão.
- Capacidade de carregar vários contratos e documentos de suporte para revisão.
- Obter revisão e feedback dos especialistas internos no assunto sobre documentos de contrato
- Integrações de assinatura eletrônica com Adobe Sign e DocuSign.
- Suporte para armazenar documentos de contrato em sua instância ServiceNow ou sistemas de armazenamento externo, como Microsoft OneDrive e Google Drive.
- Repositório de contratos jurídicos que contém os metadados de documentos de contrato assinados.
- Suporte para uma propriedade do sistema configurável para gerar uma certificação de conclusão.
Fluxo de trabalho de solicitação de revisão de contrato de terceiros
Como executante jurídico na equipe jurídica, você trabalha nas solicitações de revisão de terceiros atribuídas, concluindo as seguintes atividades:
- O usuário jurídico cria uma solicitação de revisão de contrato de terceiros.
- O usuário jurídico carrega um ou vários contratos e seus documentos de suporte e os classifica.
- O executante do contrato revisa o documento do contrato anexado à solicitação jurídica.
- Se necessário, o executante do contrato reclassifica o contrato e os documentos de suporte.
- Se uma revisão de especialistas ou feedback for necessário das equipes internas, o executante do contrato iniciará o processo de revisão interna.
- O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para revisão interna. Nota:Você pode criar tarefas de revisão paralelas para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, você não pode criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se já existir outra tarefa ativa.
- A tarefa de revisão foi atribuída ao revisor do contrato
- Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
- Se uma solicitação de mais informações tiver sido enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
- O revisor do contrato revisa o documento, aceita, rejeita ou propõe edições e adiciona comentários.
- O revisor do contrato revisa o contrato e fornece feedback. Se um documento revisado estiver disponível, ele também será compartilhado com o executante do contrato.
- O executante do contrato recebe o documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
- Para armazenamento interno - Se forem necessárias mudanças, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
- Para armazenamento externo - Os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Quando a revisão for concluída, o executante poderá finalizar o documento do contrato que está disponível on-line ou criar uma nova versão off-line com as mudanças.
- O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para revisão interna.
- O executante do contrato carrega o contrato revisado na solicitação de contrato.
- O executante do contrato envia por e-mail o documento do contrato revisado para contatos de terceiros.
- Exiba as respostas de contatos de terceiros no fluxo de atividades da solicitação de contrato.
Várias iterações de revisões entre sua empresa e o terceiro podem ser necessárias antes que o documento do contrato seja finalizado por todas as partes. O processo de revisão pode ser realizado novamente com diferentes grupos de revisores.
- O executante do contrato inicia uma aprovação ad-hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar quaisquer mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão do documento será criada. O documento do contrato pode ser enviado para assinatura somente quando tiver sido aprovado.
- O executante do contrato se prepara para assinaturas especificando a ordem em caso de vários documentos de contrato, adicionando campos necessários em caso de assinatura eletrônica e envia o documento de contrato para assinatura.
- Os signatários revisam o documento do contrato.
- Se nenhuma mudança for necessária, o documento do contrato será assinado por todos os signatários.
- Se alguma mudança for necessária, a assinatura será recusada, o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
- O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.
Para assinaturas eletrônicas, depois que todos os signatários assinaram o documento do contrato, ele é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo. Se um armazenamento externo estiver configurado, o contrato assinado será armazenado nele e referenciado no repositório de contratos.
Para assinaturas eletrônicas, depois que todos os signatários assinaram e devolveram o documento do contrato, o executante jurídico carrega o contrato assinado na solicitação de contrato. O documento é armazenado no repositório de contratos.
O solicitante e os membros do departamento jurídico podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos jurídicos.