Como trabalhar em um assunto jurídico

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 4 min. de leitura

    • Como responsável pelo assunto, trabalhe em um assunto jurídico atribuído a você para resolver problemas ou responder a consultas.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_lg_matter.matter_fulfiller

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Como colaborador adicionado a um assunto jurídico, você pode acessar e trabalhar no assunto jurídico da mesma forma que os responsáveis pelo assunto. No entanto, você não pode modificar os campos Proprietário do assunto, Grupode atribuição e Permissão do grupo de atribuição.

    Nota:
    Nos momentos em que você não está disponível, você pode delegar seus deveres jurídicos a outros usuários.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Solicitação jurídica > Central de consultoria jurídica.
    2. Na guia Central de consultoria jurídica, selecione o ícone de lista ( ícone de lista).
    3. Na guia Listas, abra um assunto jurídico selecionando uma opção em Assuntos.
      OpçãoEtapas
      Como atribuído
      1. Selecione a opção Atribuído a mim.
      2. Selecione um assunto jurídico para trabalhar.
      3. Se o assunto jurídico tiver sido atribuído a você recentemente, selecione Iniciar para começar a trabalhar nele.

        O estado do assunto jurídico é atualizado para Trabalho em andamento.
      Como colaborador
      1. Selecione a opção Colaborações.
      2. Selecione um assunto jurídico para trabalhar.
    4. Opcional: Atualize a Permissão do grupo de atribuição para mudar o nível de permissão do assunto jurídico para o grupo de usuários atribuído.
      • Sem acesso: somente o líder da área de prática, o gerente do grupo e o proprietário do assunto (usuário no campo Proprietário do assunto ) podem acessar e trabalhar no assunto jurídico.
      • Leitura: todos os membros do grupo de atribuição só podem exibir o assunto jurídico.
      • Editar: todos os membros do grupo de atribuição podem exibir e editar o assunto jurídico.
      Nota:
      O proprietário do assunto, o líder da área de prática ou o gerente do grupo podem definir as permissões do grupo de atribuição no assunto jurídico.
    5. Crie artefatos (pastas) e anexe arquivos a um artefato de assunto jurídico para armazenar os documentos de suporte coletados no assunto.
    6. Opcional: Se a solicitação precisar ser reatribuída a um novo grupo de atribuição devido a necessidades de negócio, selecione um novo grupo de atribuição no campo Grupo de atribuição.
      Nota:
      A edição do campo Grupo de atribuição está disponível somente quando a opção Grupo de atribuição editável no assunto está configurada no formulário de admissão associado.
      Quando o grupo de atribuição é alterado, os membros do grupo existente que não estão no grupo de atribuição atualizado podem perder o acesso ao assunto. O campo Proprietário do assunto também é limpoe o proprietário do assunto é notificado por e-mail.
    7. Opcional: Se você precisar de ajuda de outros executantes para trabalhar no assunto jurídico, adicione-os no campo Colaboradores.
      Nota:
      Usuários com a função Matter_fulfiller são listados no campo Colaboradores.
      Os colaboradores são notificados por e-mail de que foram adicionados como colaboradores a um assunto jurídico.
    8. Opcional: Inicie uma aprovação ad hoc para o assunto jurídico ou o conteúdo do artefato quando uma aprovação for necessária de outras partes interessadas.
    9. Opcional: Envolva-se com um advogado externo enquanto resolve assuntos.
    10. Opcional: Comunique-se com o solicitante ou outras partes interessadas usando e-mails, bate-papos, anotações de trabalho ou comentários.
      • Usando e-mails: comunique-se com todas as partes interessadas usando e-mails. Para obter mais informações, consulte Comunique-se usando e-mails.
      • Usando bate-papos ao vivo: comunique-se com todas as partes interessadas usando bate-papos. Para obter mais informações, consulte Iniciar uma sessão de bate-papo por meio da caixa de entrada Central de consultoria jurídica.
      • Usando comentários: para se comunicar com o solicitante ou outras partes interessadas, na seção Compor, insira sua mensagem no campo Comentários e clique em Publicar comentários.
      • Usando Anotações de trabalho: comunique-se com os outros membros do departamento jurídico, na seção Compor, insira sua mensagem no campo Anotações de trabalho e clique em Anotações pós-trabalho.
        Usando modelos de resposta, você pode inserir conteúdo predefinido em e-mails, bate-papos e campos de formulário de solicitação jurídica e assunto jurídico, como Comentários e Anotações de trabalho. Selecione o ícone do modelo de resposta (ícone do modelo de resposta) e encontre um modelo de resposta apropriado com base no assunto do seu e-mail. Copie e cole o conteúdo do modelo no campo obrigatório.
        Nota:
        Os modelos de resposta configurados para serviços jurídicos só estão disponíveis para uso.
    11. Opcional: Crie e gerencie uma check-list de itens na seção Assistência jurídica para rastrear o que deve ser feito para resolver o assunto jurídico.
    12. Crie fases e tarefas em fases para organizar a investigação.
      Você pode atribuir essas tarefas a usuários em vários departamentos da sua organização.
    13. Adicione marcos para acompanhar as linhas do tempo para concluir tarefas importantes.
    14. Opcional: Associe o assunto a outra solicitação jurídica de natureza semelhante.
    15. Encerre o assunto jurídico depois de concluir as atividades necessárias ou cancele-o se não precisar de mais nenhuma ação.
      • Para encerrar o assunto, siga as instruções em Encerrar o assunto jurídico.
      • Para cancelar o assunto, clique no botão mais ações ( ícone do botão Mais ações.) e selecione Cancelar.
    16. Se novas informações surgirem ou uma investigação adicional for necessária, reabra o assunto jurídico depois que ele tiver sido encerrado ou cancelado.