Explorar Gestão de contratos Pro

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 9 min. de leitura

    • Saiba mais sobre Gestão de contratos Pro por meio de um fluxo de trabalho de exemplo e analise os benefícios que ele pode oferecer.

    Visão geral Gestão de contratos Pro

    Gestão de contratos Pro é uma solução de gestão de ciclo de vida de contratos fácil de usar e adotar. Você pode usá-lo para configurar modelos de documento de contrato, cláusulas, variações de cláusula e iniciar solicitações de contrato. Ele também oferece suporte a assinaturas eletrônicas, assinaturas eletrônicas e sistemas de armazenamento externo.

    Os componentes de Gestão de contratos Pro são:

    Benefícios das Gestão de contratos Pro

    Tabela 1. Benefícios dos recursos Gestão de contratos Pro
    Benefício Recurso Usuários
    Gerencie com eficácia uma biblioteca de variações de cláusula. Gestão de cláusulas Configurador de contrato
    Crie modelos de contrato ou cartas padrão usados para gerar contratos ou documentos com base nos valores da solicitação enviada. Modelos de documentos do Word Configurador de contrato
    Adicione controles de conteúdo que atuam como espaço reservado para o conteúdo em documentos macOSMicrosoft Word em sistemas Windows [] e sistemas usando um add-in. Os controles de conteúdo podem ser adicionados manualmente somente em um sistema Windows. Microsoft Word add-in para ServiceNow Contratos Configurador de contrato
    Inicie autoatendimento ou não autoatendido solicitações de contrato. Solicitações de contrato com e sem autoatendimento Usuário do contrato
    Atendimento da solicitação de contrato de autoatendimento Usar solicitação de contrato de autoatendimento Usuário do contrato, executante do contrato
    Revisões, aprovações e assinatura para solicitações de contrato não autoatendidas Usar solicitação de contrato sem autoatendimento Usuário do contrato, executante do contrato
    Obtenha revisão e feedback dos especialistas internos no assunto sobre documentos de contrato. Visão geral da revisão interna Executante do contrato, revisor do contrato
    Obtenha informações sobre o volume de solicitações de contrato tratadas por sua equipe. Usando o Painel de contratos Executante do contrato
    Trabalhe com widgets acionáveis para categorizar, priorizar e trabalhar com eficiência em solicitações de contrato. Espaço de contratos Usuário do contrato, executante do contrato

    Fluxo de trabalho do Gestão de contratos Pro

    O exemplo de fluxo de trabalho de ponta a ponta a seguir mostra como diferentes usuários podem trabalhar juntos para configurar os dados básicos e enviar, revisar e finalizar solicitações de contrato.

    Como um configurador Gestão de contratos Pro, execute as seguintes ações para configurar o fluxo de trabalho de ponta a ponta.
    1. O configurador de contrato cria um tipo de contrato e o associa a um modelo de contrato.
    2. O configurador de contratos cria cláusulas e suas variações a serem usadas nos modelos de documento.
    3. O configurador de contratos cria modelos de documento usados para gerar o documento do contrato.
    4. O configurador de contrato configura espaços reservados para signatários.
    5. O configurador de contratos conclui o mapeamento do modelo para preencher automaticamente as informações usadas no modelo de contrato.
    6. O configurador de contratos publica o modelo de documento para disponibilizá-lo.
    7. O configurador de contratos cria uma regra de seleção de modelo para identificar o modelo de contrato a ser usado para gerar o documento de contrato para a solicitação de contrato.
    8. O configurador de contrato cria uma regra de signatário interno para mapear o signatário para um modelo usando mapeamentos de signatário.
    9. O configurador de contratos define o repositório de contratos onde os contratos são armazenados e mapeia os dados adicionados ao documento do contrato.
    10. O configurador de contratos cria uma regra de repositório de contratos para configurar lembretes para contratos expirando.
    11. O configurador de contratos configura o armazenamento externo para armazenar documentos de contrato assinados e suas revisões.
    12. O configurador de contrato configura provedores de assinatura eletrônica para permitir que os signatários assinem documentos de contrato eletronicamente.

    Fluxo de trabalho de solicitação de contrato com autoatendimento

    Um fluxo de trabalho para uma solicitação de contrato de autoatendimento pode progredir da seguinte forma:
    1. O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato. Para obter mais informações, consulte Como iniciar uma solicitação de contrato.
      • Se não houver erros de validação, uma solicitação de contrato será criada no estado Trabalho em andamento.
      • Se houver erros de validação de signatário, o solicitante do contrato os resolverá e reenviará a solicitação de contrato.
    2. Um documento de contrato é gerado a partir de um modelo de contrato e os metadados, cláusulas, signatários e tabelas são adicionados dinamicamente de acordo com as condições predefinidas.
    3. O solicitante do contrato edita as solicitações de mudanças e cria uma nova versão do documento do contrato usando a opção Gerar novamente ou Sincronizar documento.
    4. O solicitante do contrato exibe o documento do contrato.
      1. Se nenhuma mudança for necessária, o documento será enviado para assinatura.
      2. Se forem necessárias mudanças, o solicitante do contrato enviará uma solicitação de mudança.
    5. Com base na solicitação de mudança, o executante do contrato pode realizar as ações a seguir.
      1. O executante do contrato inicia um processo de revisão interna.
        1. O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para revisão interna.
          Nota:
          Você pode criar tarefas de revisão paralelas para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, você não pode criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se já existir outra tarefa ativa.
        2. Um gerente de grupo de revisores de contrato pode atribuir a tarefa de revisão, ou um revisor de contrato pode autoatribuí-la.
        3. O revisor do contrato atribuído começa a trabalhar no documento do contrato.
        4. Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
        5. Se uma solicitação de mais informações tiver sido enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
        6. O revisor do contrato revisa o documento, aceita ou rejeita redlines, propõe edições e adiciona comentários.
        7. O revisor do contrato conclui a revisão e compartilha o documento do contrato atualizado, se disponível.
        8. O executante do contrato recebe o documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
          • Para armazenamento interno - Se forem necessárias mudanças, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
          • Para armazenamento externo - Os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Quando a revisão for concluída, o executante poderá finalizar o documento do contrato que está disponível on-line ou criar uma nova versão off-line com as mudanças.
      2. O executante do contrato inicia uma aprovação ad-hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar quaisquer mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão do documento será criada.
      3. Depois que o documento é finalizado, o executante envia o documento para o solicitante.
    6. O solicitante do contrato visualiza o contrato gerado e, se nenhuma mudança for necessária, o envia para os signatários. Se forem necessárias mudanças, o processo de análise e revisão continuará.
    7. Se o armazenamento externo estiver configurado, os documentos do contrato serão armazenados nele. Caso contrário, eles serão armazenados na instância ServiceNow.
    8. Se algum signatário recusar o documento, ele será enviado de volta ao solicitante para ser retrabalhado e a revisão será enviada para assinatura.
    9. O contrato assinado é anexado ao registro de solicitação de contrato.
    10. O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.

    Fluxo de trabalho de solicitação de contrato sem autoatendimento

    Um fluxo de trabalho para solicitação de contrato não autoatendimento pode progredir da seguinte forma:
    1. O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato no espaço. Para obter mais informações, consulte Como iniciar uma solicitação de contrato.
    2. Uma solicitação de contrato é criada no estado Rascunho.
    3. O solicitante do contrato carrega um único contrato ou vários contratos e seus documentos de suporte e os classifica.
    4. O executante do contrato exibe o documento do contrato anexado à solicitação do contrato.
    5. Se necessário, o executante do contrato reclassifica o contrato e os documentos de suporte.
    6. Se uma revisão de especialistas ou feedback for necessário das equipes internas, o executante do contrato iniciará o processo de revisão interna.
      1. O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para revisão interna.
        Nota:
        Você pode criar tarefas de revisão paralelas para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, você não pode criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se já existir outra tarefa ativa.
      2. A tarefa de revisão foi atribuída ao revisor do contrato
      3. Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
      4. Se uma solicitação de mais informações tiver sido enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
      5. O revisor do contrato revisa o documento, aceita, rejeita ou propõe edições e adiciona comentários.
      6. O revisor do contrato revisa o contrato e fornece feedback. Se um documento revisado estiver disponível, ele também será compartilhado com o executante do contrato.
      7. O executante do contrato recebe o documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
        • Para armazenamento interno - Se forem necessárias mudanças, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
        • Para armazenamento externo - Os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Quando a revisão for concluída, o executante poderá finalizar o documento do contrato que está disponível on-line ou criar uma nova versão off-line com as mudanças.
    7. O executante do contrato carrega o contrato revisado na solicitação de contrato.
    8. O executante do contrato envia por e-mail o documento do contrato revisado para contatos de terceiros.
    9. Exiba as respostas de contatos de terceiros no fluxo de atividades da solicitação de contrato.

      Várias iterações de revisões entre sua empresa e o terceiro podem ser necessárias antes que o documento do contrato seja finalizado por todas as partes. O processo de revisão pode ser realizado novamente com diferentes grupos de revisores.

    10. O executante do contrato inicia uma aprovação ad-hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar quaisquer mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão do documento será criada. O documento do contrato pode ser enviado para assinatura somente quando tiver sido aprovado.
    11. O executante do contrato se prepara para assinaturas especificando a ordem em caso de vários documentos de contrato, adicionando campos necessários em caso de assinatura eletrônica e envia o documento de contrato para assinatura.
    12. Os signatários revisam o documento do contrato.
      • Se nenhuma mudança for necessária, o documento do contrato será assinado por todos os signatários.
      • Se alguma mudança for necessária, a assinatura será recusada, o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
    13. O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.