--- sourceDocument: Xanadu Employee Service Management sourceDocumentLink: https://servicenow-prod.fluidtopics.net/r/pt-BR/xanadu/employee-service-management Release : - xanadu ft:locale : - pt-BR ft:publication_title : - Xanadu Employee Service Management ft:clusterId : - emplsm bundleId : - emplsm workflow : - Employee --- # Como gerenciar documentos de funcionários # Como gerenciar documentos de funcionários {#ariaid-title1} * Versão de lançamento: Xanadu * * Atualizado 1 de ago. de 2024 * * ![](https://www.servicenow.com/docs/portal-asset/ico-clock) 11 min. de leitura Use a Gestão de documentos de funcionários para pesquisar, criar, mover ou gerenciar retenções jurídicas em documentos de funcionários. A Gestão de documentos de funcionários é o seu gabinete de arquivos virtual que contém todos ou todos os documentos de funcionários da sua organização. Com a Gestão de documentos de funcionários, você pode: * Pesquisar documentos do funcionário: há várias maneiras de restringir a pesquisa de documentos do funcionário. * Criar documentos do funcionário: * Os documentos do funcionário podem ser adicionados diretamente ao repositório de documentos. * Quando combinados com Prestação de serviços de RH, os agentes de RH podem mover documentos de um caso de RH ou adicionar diretamente ao repositório de documentos. {#hr-doc-management-admin__ul_xrn_2jh_gfb} * Colocar um perfil de RH ou tipo de documento em retenção jurídica: colocar um perfil de RH ou tipo de documento em retenção jurídica evita que os documentos associados do funcionário sejam limpos após o período de retenção ter sido atingido. * Mover documentos do funcionário: quando os documentos do funcionário estão anexados a um caso de RH, você pode movê-los manualmente para o repositório de documentos. Ou você pode configurar os serviços de RH para mover automaticamente os documentos do funcionário quando o caso for encerrado/concluído. * Exibir documentos do funcionário: os funcionários podem exibir os próprios documentos do funcionário no portal de serviços ou Central do funcionário. Aqui [Definir políticas para um tipo de documento](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/iGhDe8lCear6XUSNwEkfCw#create-modify-hr-doc-types "Para cada tipo de documento, você pode determinar quem pode acessar um documento, bem como definir as políticas de retenção associadas a ele ou colocar uma retenção jurídica. Um tipo de documento pode gerenciar vários documentos.") é como você concede acesso a eles por tipo de documento. O sistema de base fornece tipos de documento de exemplo. {#hr-doc-management-admin__ul_oyz_t3h_gfb} **Conceitos relacionados** * [Importações em massa da Gestão de documentos de funcionários](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/efIzBY7AUlL2DGWQqdIQqw "Use o recurso Importações em massa da Gestão de documentos de funcionários para copiar os documentos de funcionários de um armazenamento externo baseado em nuvem de terceiros ou de um diretório de rede local para a Gestão de documentos de funcionários. Ter os documentos do funcionário dentro de Prestação de serviços de RH torna a administração eficiente e conveniente.") ## Pesquisar documentos do funcionário {#ariaid-title2} Pesquise e exiba documentos de funcionários usando diferentes filtros do repositório de documentos de funcionários. Você também pode baixar documentos para fins de auditoria. ### Antes de Iniciar Função necessária: sn_hr_ef.document_reader ### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Documentos do funcionário é o repositório dos documentos do funcionário. Não importa o tamanho do seu repositório de documentos de funcionários, você pode pesquisar em tempo real ou configurar filtros de pesquisa predefinidos para encontrar rapidamente os documentos necessários. ### Procedimento 1. Navegar até TodosPerfil de RHDocumentos de funcionárioPesquisar Documentos. 2. Use os filtros de coluna para identificar os documentos que você está procurando. Por exemplo, a classificação na coluna Funcionário mostra todos os documentos por funcionário. 3. Para baixar documentos, marque a caixa de seleção ao lado dos documentos e selecione Download na lista de seleção Ações. O download de vários documentos com o mesmo nome anexa o nome do funcionário a cada documento. Um número é adicionado quando os documentos ainda estão duplicados. 4. Para exibir mais informações sobre um documento, clique no nome do documento. Se Sim estiver marcado na propriedade do documento do funcionáriosn_hr_ef.enable_document_viewer, o documento do funcionário será exibido. ## Criar ou modificar um documento de funcionário {#ariaid-title3} Com a função de redator de documentos do funcionário \[sn_hr_ef.document_writer\], você pode criar ou carregar um documento do funcionário diretamente no repositório de gestão de documentos do funcionário. ### Antes de Iniciar Função necessária: sn_hr_ef.document_writer ### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Os documentos também podem ser carregados do formulário de caso de RH e movidos para o repositório de documentos. Nota: Os documentos do funcionário também podem ser movidos do formulário de caso de RH automaticamente quando o caso é encerrado, configurando o serviço de RH. Para obter informações sobre como configurar este recurso, consulte [Configurar um serviço de RH](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/NXFPvYEO2MorxwCMh~SWnQ "Crie ou modifique um serviço de RH para definir a solicitação para o processo de execução desse tipo de caso. Exemplos de serviços de RH incluem inscrição em benefícios, configuração de depósito direto e solicitações de verificação de antecedentes por provedores terceirizados."). ### Procedimento 1. Navegar até TodosPerfil de RHDocumentos de funcionárioCriar Novo Documento. 2. No formulário, preencha os campos. {#create-new-hr-document__table_ydx_mrf_d2b__entry__2} | Campo | Descrição | |-|-| | Documento | Documento do funcionário a ser carregado. Clique em Escolher arquivo para carregar um documento do funcionário. Nota: Por padrão, o tamanho máximo permitido de um documento é 30 MB. O padrão pode ser alterado no campo Tamanho máximo de carregamento de arquivo em megabytes em Propriedades do documento do funcionário. Para obter mais informações, consulte [Propriedades da aplicação Gestão de documentos de funcionários](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/uiE33OUhQDoV1PYxZKN61Q "A ativação do plug-in Gestão de documentos de funcionários [com.sn_employee_document_management] adiciona as seguintes propriedades."). Depois de selecionar um documento, os campos somente leitura mostram o tamanho do arquivo, o formato do arquivo, criado em e criado por. O visualizador na IU só oferece suporte à exibição de documentos .pdf. Outros tipos de documentos podem ser baixados e exibidos. Para obter resultados de pesquisa ideais, não use hifens (-) no nome do documento. O uso de palavras inteiras separadas por espaços ou barras inferiores fornece melhores resultados de pesquisa. A propriedade Habilitar "Visualizador de documentos" para visualizar documentos em PDF nos documentos do funcionário deve ser marcada como Sim para exibir documentos em PDF. Nota: A exibição de documentos não é compatível com FedRAMP, clientes no local, dispositivos móveis, clientes que usam Edge Encryption ou suporte de criptografia. | | Descrição | Descrição do documento do funcionário. | | Funcionário | Nome do funcionário ao qual o documento está associado. | | País da folha de pagamento | País da folha de pagamento do funcionário no momento da criação do documento. Nota: Quando você carrega o documento ou move os anexos do caso para o arquivo do funcionário, o valor no campo País da folha de pagamento é padronizado para o perfil de usuário do funcionário. | | Tipo de documento | Tipo de documento associado ao documento do funcionário. Os tipos de documento fornecem categorização e a política de retenção. Nota: * Você pode ler e gravar um documento somente se atender ao requisito de configuração de leitura ou gravação de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento. * Você pode limpar um documento somente se atender ao requisito de configuração de autorização de limpeza de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento. * Você pode receber uma notificação de limpeza somente se atender à autorização de limpeza ou ao requisito de configuração de notificação de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento. {#create-new-hr-document__ul_vdt_btj_wjb} | | Data de efetivação | Data e hora a partir da qual o documento do funcionário é válido. Em geral, a data de efetivação é a data de criação do documento, exceto em casos de acordos contratuais. Por exemplo, o aumento salarial ou a promoção podem entrar em vigor a partir de uma data diferente da data da avaliação de desempenho. | | Caso de RH | Número do caso de RH ao qual o documento do funcionário está associado quando movido de um caso de RH. | | Limpeza em espera | Limpar o status de espera de um documento. * Autorização de limpeza pendente: a notificação de limpeza foi enviada, mas a autorização não foi recebida. * Limpeza aprovada: a autorização de limpeza foi recebida, o documento está programado para ser limpo. * Limpeza rejeitada: a autorização de limpeza foi rejeitada, o documento não está programado para ser limpo. A política de segurança associada a um tipo de documento define a autorização de limpeza. As funções a seguir têm permissão para alterar a autorização de limpeza: * Administrador de EF \[sn_hr_ef.admin\] * Gerenciador de gestão de arquivos de funcionários \[sn_hr_ef.manager\] {#create-new-hr-document__ul_thq_twf_d2b} {#create-new-hr-document__ul_shq_twf_d2b} | | Data de vencimento | Opção para definir uma data de vencimento para um documento. As notificações por e-mail serão enviadas aos proprietários, gerentes ou representantes de RH do documento (de acordo com as políticas de expiração) quando o documento expirar ou estiver próximo de expirar. Nota: Esta opção é habilitada somente quando um administrador habilita a caixa de seleção Data de vencimento. | [Tabela 1. Formulário de documento do funcionário] {#create-new-hr-document__table_ydx_mrf_d2b} 3. Clique em Enviar para criar o registro do documento do funcionário. A guia da lista relacionada Trilha de auditoria do documento do funcionário é exibida. Fornece a exibição de todas as ações de um documento de funcionário desde a criação ou carregamento até o momento em que é limpo. As seguintes ações são capturadas: * Registro criado * Campos atualizados * Anexo removido * Anexo atualizado * Anexo renomeado * Marcador da plataforma adicionado * Marcador da plataforma removido * Documento exibido * Documento baixado * Documento baixado pelo funcionário em Central do funcionário {#create-new-hr-document__ul_gkq_4f1_lfb} ## Mover documentos de funcionários para o repositório de documentos {#ariaid-title4} Você pode mover documentos de funcionários de um caso de RH para o repositório de documentos de funcionários. Você também pode mover documentos do funcionário automaticamente pelo serviço de RH quando um caso de RH é encerrado e concluído. ### Antes de Iniciar Função necessária: sn_hr_ef.document_writer ou sn_hr_core.case_reader ### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Os documentos do funcionário também podem ser adicionados diretamente ao repositório de documentos do funcionário. O repositório de documentos do funcionário fornece um repositório central para identificação rápida e fácil usando diferentes recursos de classificação. Consulte [Criar ou modificar um documento de funcionário](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/QKQgdTMD~sMnyXSZZ1JHMQ#create-new-hr-document "Com a função de redator de documentos do funcionário [sn_hr_ef.document_writer], você pode criar ou carregar um documento do funcionário diretamente no repositório de gestão de documentos do funcionário."). ### Procedimento 1. Navegar até TodosGestão de casos de RHTodos os casos de RH. 2. Selecione um caso que tenha documentos do funcionário anexados. Na exibição de lista, não há como identificar casos de RH com documentos de funcionários anexados. O número do caso de RH ou a pessoa Aberto para são necessários para localizar um caso de RH. 3. No cabeçalho do formulário, clique em Mover anexos. O menu Mover anexos para o arquivo do funcionário é exibido. 4. Marque a caixa de seleção ao lado dos documentos que você deseja mover. Os campos Selecionar COE para que os anexos sejam movidos e Detalhe do tópico podem ser modificados, mas somente se o documento tiver sido adicionado ao tipo incorreto de caso de RH. 5. Selecione o Tipo de documento para cada documento. O tipo de documento determina a categorização, quem pode acessá-lo e a política de retenção. Se nenhum tipo de documento for exibido para o detalhe do tópico associado, um deverá ser criado para garantir a categorização correta. Consulte [Definir políticas para um tipo de documento](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/iGhDe8lCear6XUSNwEkfCw#create-modify-hr-doc-types "Para cada tipo de documento, você pode determinar quem pode acessar um documento, bem como definir as políticas de retenção associadas a ele ou colocar uma retenção jurídica. Um tipo de documento pode gerenciar vários documentos."). 6. Clique em Mover selecionado. ### Resultado Os documentos do funcionário são movidos do caso de RH para o repositório de documentos do funcionário. Depois que um documento de funcionário é movido, o nome, o formato e o tamanho do arquivo são copiados do anexo para o documento. Nota: Você também pode automatizar esse processo marcando a caixa Mover anexos automaticamente dos serviços de RH. Consulte [Configurar um serviço de RH](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/NXFPvYEO2MorxwCMh~SWnQ "Crie ou modifique um serviço de RH para definir a solicitação para o processo de execução desse tipo de caso. Exemplos de serviços de RH incluem inscrição em benefícios, configuração de depósito direto e solicitações de verificação de antecedentes por provedores terceirizados."). ### O que Fazer Depois Depois de mover os anexos, eles serão exibidos na seção Documentos do funcionário no caso. ## Adicionar ou remover uma retenção jurídica de documentos de funcionários {#ariaid-title5} As suspensões jurídicas ou de litígio impedem a exclusão de documentos relacionados a um tipo de documento ou a todos os documentos de funcionário de um perfil de RH. ### Antes de Iniciar Função necessária: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer ### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Uma retenção jurídica suspende todas as políticas de retenção da documentação associada do funcionário. Nota: Se você estiver conectado como Administrador do sistema \[admin\], verifique se está exibindo no escopo Gestão de documentos de funcionários. Se você alterar o escopo, também precisará atualizar a página. Uma retenção jurídica evita a limpeza de documentos somente pelo mecanismo de limpeza de documentos prontos para uso. Não é aplicável a mecanismos de limpeza personalizados, como limpadores de tabela personalizados ou regras de arquivamento de tabela. ### Procedimento 1. Navegar até TodosPerfil de RHPerfis de RH. 2. Selecione um perfil de RH que você deseja colocar em espera jurídica. 3. Clique em Adicionar retenção jurídica no cabeçalho do formulário. 4. Em Adicionar retenção jurídica neste perfil, selecione um motivo e adicione comentários. 5. Clique em OK. 6. Adicionar comentários. 7. Clique em OK. 8. Para colocar um tipo de documento em espera jurídica, navegue até Administração de RHDocumentos de funcionárioTipos de documentos. 9. Selecione um tipo de documento. 10. Clique em Adicionar retenção jurídica. O botão Adicionar retenção jurídica está no cabeçalho do formulário. 11. Adicionar comentários. 12. Clique em OK. 13. Clique em Atualizar. Todos os documentos associados ao tipo de documento são colocados em espera jurídica e não são limpos com base na política de retenção. ## Adicionar retenção jurídica a vários perfis de RH {#ariaid-title6} Adicione retenção jurídica a vários perfis de RH de uma só vez. As retenções jurídicas ou de litígio impedem a exclusão de documentos do funcionário para um perfil de RH. ### Antes de Iniciar Função necessária: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer ### Procedimento 1. Navegar até TodosPerfil de RHPerfis de RH. 2. Na exibição de lista, selecione todos os perfis de RH nos quais você pretende aplicar a retenção jurídica. 3. Em Ações em linhas selecionadas, selecione Adicionar retenção jurídica. 4. Na caixa de diálogo Adicionar retenção jurídica: 1. No campo Motivo, selecione um valor. 2. No campo Comentários, adicione mais detalhes. 3. Clique em OK. {#add-lh-mdt__ol_xjw_fnz_wpb} Os documentos do funcionário dos perfis de RH selecionados são colocados em espera jurídica e não são limpos com base na política de retenção. ## Adicionar retenção jurídica a vários tipos de documento {#ariaid-title7} Adicione retenção jurídica a vários tipos de documento de uma só vez. As suspensões jurídicas ou de litígio impedem a exclusão de documentos relacionados a um tipo de documento. ### Antes de Iniciar Função necessária: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer ### Procedimento 1. Navegar até TodosAdministração de RHTipos de documentos. 2. Na exibição de lista, selecione todos os documentos nos quais você pretende aplicar a retenção jurídica. 3. Em Ações em linhas selecionadas, selecione Adicionar retenção jurídica. 4. Na caixa de diálogo Adicionar retenção jurídica: 1. No campo Motivo, selecione um valor. 2. No campo Comentários, adicione mais detalhes. 3. Clique em OK. {#add-lh-mhp__ol_xjw_fnz_wpb} Os documentos associados aos tipos de documento selecionados são colocados em espera jurídica e não são limpos com base na política de retenção. {#add-lh-mhp__steps_pjd_f4z_wpb} ## Gerenciar documentos em espera jurídica {#ariaid-title8} Você pode exibir uma lista de todos os tipos de documentos ou perfis de RH que estão ou estiveram em espera jurídica. Você pode revisar os motivos pelos quais um tipo de documento ou perfil de RH foi colocado em retenção jurídica e remover a retenção jurídica. ### Antes de Iniciar Função necessária: sn_hr_ef.legal_hold_writer ### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa As retenções jurídicas são colocadas em documentos de funcionários por perfil de RH ou por tipo de documento. Consulte [Adicionar ou remover uma retenção jurídica de documentos de funcionários](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/QKQgdTMD~sMnyXSZZ1JHMQ#add-remove-hr-legal-hold "As suspensões jurídicas ou de litígio impedem a exclusão de documentos relacionados a um tipo de documento ou a todos os documentos de funcionário de um perfil de RH."). ### Procedimento 1. Navegar até TodosAdministração de RHDocumentos de funcionárioRetenções Jurídicas. 2. Selecione um tipo de documento ou perfil de RH. 3. Altere o motivo da espera jurídica, se aplicável. 4. Insira Comentários. 5. Clique em Atualizar. ## Exibir logs de limpeza de documentos do funcionário {#ariaid-title9} Para obter o desempenho ideal do sistema e, dependendo dos processos internos, a documentação do funcionário é limpa com base na política de segurança estabelecida pela sua empresa. ### Antes de Iniciar Função necessária: sn_hr_ef.manager ### Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa A limpeza exclui permanentemente os documentos do funcionário da instância. A limpeza libera o armazenamento geral. * O log de limpeza mostra quais documentos foram excluídos. * Os atributos dos documentos excluídos são armazenados. * Os atributos padrão que identificam documentos excluídos são o funcionário e o número do caso de RH. Você pode mudar o padrão nas Propriedades da Gestão de documentos de funcionários. {#view-purge-logs__ul_q22_rqh_2hb} Consulte [Propriedades da aplicação Gestão de documentos de funcionários](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/uiE33OUhQDoV1PYxZKN61Q "A ativação do plug-in Gestão de documentos de funcionários [com.sn_employee_document_management] adiciona as seguintes propriedades."). ### Procedimento Navegar até TodosAdministração de RHDocumentos de funcionárioLimpar Logs. Uma lista de documentos limpos com os campos especificados em Estes campos serão incluídos nos logs de limpeza se habilitado de Propriedades da aplicação Gestão de documentos de funcionários.