Criar uma reserva incluindo um link de reunião virtual

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 11 min. de leitura

    • Permita que funcionários que estão fora do escritório ingressem em uma reserva usando um link de reunião virtual. Um link de reunião virtual é criado para um funcionário selecionado em "Em nome de".

    Antes de Iniciar

    Nota:
    Você pode criar um link de reunião virtual somente se o administrador tiver habilitado a configuração de reunião virtual.

    Função necessária: sn_wsd_core.workplace_user

    Procedimento

    1. Navegue até a página Fazer uma reserva a partir de qualquer um dos seguintes pontos de partida.
      LocalEtapas
      Do navegador de aplicações Navegar até Gestão de reservas do local de trabalho > Portal > Nova reserva.
      De Portal de serviços do local de trabalho
      1. Navegar até Workplace Core > Portal de serviços do local de trabalho > Página inicial do Portal de serviços do local de trabalho.
        Nota:
        Você também pode enviar uma solicitação do Central do funcionário. Na página inicial, navegue até Local de trabalho > Pesquisar todos os locais de trabalho e selecione o serviço de local de trabalho.
      2. Abra o portal de reservas e siga um destes procedimentos:
        • Clicar Reservas > Fazer uma reserva.
        • Na página inicial, selecione Fazer uma reserva diretamente.
        • No catálogo de serviços do local de trabalho, selecione Nova reserva geral.
          1. Selecionar Catálogo > Pesquisar por categorias > Catálogo de serviços do local de trabalho.
            Nota:
            Se houver vários catálogos configurados no portal, vá para a lista Catálogos e selecione Catálogo de serviços do local de trabalho.
          2. Selecionar Gestão de reservas > Nova reserva geral.
      A página Fazer uma reserva é aberta em uma nova guia.
    2. Selecione o tipo de item do local de trabalho que você deseja reservar.
      Os tipos são exibidos como guias, como uma sala de reunião ou mesa.
    3. Opcional: Depois de selecionar o módulo reservável que você deseja reservar, para pesquisar todos os espaços disponíveis, selecione Procurar tudo.
      Por padrão, a opção Procurar tudo está selecionada.
      1. Pesquise um item do local de trabalho que você deseja reservar usando os seguintes critérios disponíveis.
        • Edifício: nome do edifício.
        • (Opcional) Andar: andar do edifício onde você deseja fazer uma reserva. O administrador de reservas pode indicar por módulo se um funcionário pode pesquisar um andar.
        • Data e hora de início: data e hora em que você começará a usar o item do local de trabalho. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado.

        • Data e hora de término: data e hora em que você pararia de usar o item do local de trabalho. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado.

          Os funcionários não terão permissão para selecionar uma data e criar uma reserva se a data e hora de término excederem o valor de Máximo de dias no futuro configurado no módulo Reservável. O valor Máximo de dias no futuro especifica o número máximo de dias no futuro até o qual o módulo Reservável pode ser reservado.

          Se um funcionário inserir manualmente uma data inválida maior do que a especificada no valor Máximo de dias no futuro, a aplicação redefinirá a data para a data atual. O funcionário é informado por meio de uma dica da ferramenta sobre o máximo de dias no futuro.

        • Recorrente: opção para reservar os itens do local de trabalho de forma recorrente. Especifique o número de dias e o número de vezes que você deseja repetir a reserva em uma série recorrente.

          Para reservas semanais, selecione os dias da semana para a reserva. A opção Recorrente é exibida com base na configuração definida pelo seu administrador. Além disso, se houver conflitos de reserva recorrentes, eles serão resolvidos automaticamente se o seu administrador tiver configurado o mesmo.

          Nota:
          A adição da opção de serviços extras não está disponível para reservas recorrentes.
          • Se o seu administrador tiver definido um limite para o máximo de dias que você pode reservar no futuro, você não poderá selecionar dias no futuro além da data definida pelo administrador. Um aviso é exibido sobre a limitação.
          • Por exemplo, se o administrador limitou os dias do futuro a 45 dias, você não poderá selecionar uma data além de 45 dias ao fazer uma reserva recorrente. O número de dias disponíveis para a opção Terminar nesta data será diferente com base nas seleções Diário, Semanalou Mensal. A data e hora de término especificadas para recorrente são usadas para a hora de término da reserva.
          • Se essa limitação não for definida pelo seu administrador nos dias futuros, você poderá selecionar qualquer data. No entanto, depende de quantas ocorrências você tem permissão para fazer.
        • Dia inteiro: selecione esta opção para reservar o item do local de trabalho por um dia inteiro. Essa opção será exibida se o administrador do local de trabalho tiver habilitado a configuração de reserva de dia inteiro no tiposelecionado. As horas de início e término da reserva dependem das temporizações definidas pela sua organização. A opção Dia inteiro também está disponível na página de detalhes do espaço.
          Nota:
          A aparência da opção Dia inteiro depende da configuração do administrador. Se o seu administrador tiver determinado a reserva de dia inteiro para o Tiposelecionado, a reserva será feita automaticamente para o dia inteiro. Você só pode modificar a data de início da reserva.
        • Adicionar outro edifício: reserve vários itens do local de trabalho em vários edifícios em diferentes fusos horários para a mesma data e hora em uma única reserva.
          Nota:
          Esta opção estará disponível se você tiver marcado a caixa de seleção Permitir várias reservas em Módulo reservável > Configuração do módulo reservável guia. Para obter mais informações, consulte Criar reservas de vários edifícios.
    4. Opcional: Para pesquisar todos os espaços disponíveis em uma área, selecione Procurar por área.
      1. Especifique os seguintes detalhes para pesquisar o espaço mais adequado em uma área.
        • Edifício: nome do edifício.
        • Área: área do edifício onde você deseja reservar um espaço.

          As áreas são classificadas em ordem alfabética ou classificadas de acordo com a Ordem que você configurou na Tabela de Áreas. Quando uma ordem de classificação é configurada para uma área, ela é classificada de acordo. Se o valor de Ordem de classificação não for especificado para um item, os itens serão listados no topo da lista (ordem crescente) e, em seguida, classificados em ordem alfabética. Os nomes das áreas são classificados em ordem alfabética com base no nome do rótulo. Os itens com Pedido estão listados abaixo.

        • Data e hora de início: data e hora em que você começaria a usar o item do local de trabalho. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado.
        • Data e hora de término: data e hora em que você pararia de usar o item do local de trabalho. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado.
        • Recorrente: opção para reservar o item do local de trabalho de forma recorrente. Selecione este campo e especifique o número de dias e o número de vezes que você deseja repetir a reserva. Para reservas semanais, selecione os dias da semana para a reserva. A opção Recorrente é exibida ou oculta com base nas configurações da opção Permitir reservas recorrentes na página do módulo Reservável.

          Se a opção Resolver automaticamente conflitos recorrentes estiver habilitada no formulário do módulo Reservável, a aplicação tentará resolver automaticamente os conflitos recorrentes de reserva. Para obter mais informações sobre como resolver reservas recorrentes em conflito, consulte .

        • Dia inteiro: selecione esta opção para reservar o item do local de trabalho por um dia inteiro. Os horários de início e término da reserva dependem dos horários definidos pela empresa. Você não pode mudar a hora de término. Essa opção será exibida se o administrador do local de trabalho tiver habilitado a configuração de reserva de dia inteiro no tiposelecionado.
    5. Clique em Pesquisar.
      Os itens do local de trabalho que correspondem aos critérios de pesquisa e que estão disponíveis para reserva são exibidos.
      Nota:
      Ao navegar perto de uma pessoa, se houver espaços privados, eles não serão exibidos no resultado da pesquisa.
      Nota:
      Você pode alternar entre a guia Exibição de cartão e a guia Exibição de programação para revisar a disponibilidade de itens do local de trabalho. Se sua empresa carregar mapas de piso, exiba os mapas usando o Mappedin ou Mapeamento interno. Para obter mais informações sobre como usar mapas de piso, consulte Workplace Space Mapping.
    6. Opcional: Classifique os itens do local de trabalho em ordem alfabética ou usando um filtro com a opção Mostrar filtro.

      Você também pode classificar os itens do local de trabalho para exibir seus locais favoritos primeiro. Para exibir a opção, você deve ter acesso a Central do funcionário e também ter locais favoritos. Seus locais favoritos são exibidos primeiro em ordem alfabética, seguidos pelos outros locais que correspondem aos critérios de pesquisa.

      Nota:
      Você não pode classificar itens do local de trabalho em ordem alfabética ou por seus locais favoritos se estiver navegando em espaços próximos a uma pessoa. Os espaços próximos a uma pessoa são pesquisados com base na proximidade.
    7. Selecione o item do local de trabalho que você deseja reservar usando uma das seguintes opções:
      • Clique em Adicionar.
      • Na guia Exibição de programação, clique em Adicionar.
      • Na exibição de mapa, selecione qualquer espaço que esteja colorido de verde e clique em Adicionar.
    8. Selecione Avançar.
    9. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Detalhes da reserva de
      Campo Descrição
      Assunto da reserva Assunto da sua reunião.
      Tornar todos os detalhes do espaço privados Opção para tornar todos os espaços selecionados privados.
      Nota:
      A opção é exibida com base na configuração de privacidade do local do(s) espaço(s) selecionado(s).

      Se você selecionou vários espaços, também pode especificar sua preferência de privacidade para cada espaço individualmente, usando Marcar detalhes do espaço como privados abaixo de cada espaço no formulário.
      Tornar assunto privado Opção para marcar a reserva como privada e ocultar o assunto da reserva.
      Adicionar um link de reunião virtual Opção para gerar um link de reunião virtual para que funcionários remotos possam ingressar na reserva.
      Nota:
      (Aplicável apenas ao Microsoft Teams) A partir da versão de maio de 2023 da Store, ao adicionar um link de reunião, a aplicação recuperará os detalhes da reunião ao sincronizar o evento com um provedor de calendário.
      Esta reserva é para Se você estiver solicitando uma reserva em nome de outra pessoa, selecione o nome dessa pessoa. Deixe o campo em branco se estiver solicitando uma reserva para si mesmo.
      Adicionar convidados a esta reserva
      Nota:
      Esta seção será exibida somente se o administrador tiver habilitado a configuração para convidar participantes para este local de trabalho.
      Convidar colegas de trabalho Selecione os funcionários que você deseja convidar para a reserva.
      Convidar visitante externo Opção para convidar um visitante externo.
      Nota:
      Esta opção aparecerá somente se você tiver a aplicação Gestão de visitas ao local de trabalho instalada.
      • Se você já registrou o visitante antes, faça o seguinte:
        1. Selecione Visitante anterior.
        2. No campo Selecionar um visitante anterior, selecione o visitante.

          Você também pode visualizar os detalhes do visitante e modificá-los, se necessário. Os detalhes são atualizados automaticamente em todos os registros relacionados ao visitante e registros de registro.

      • Se você estiver registrando o visitante pela primeira vez, faça o seguinte:
        1. Selecione Adicionar novo visitante.
        2. Selecione o Tipo de visitante.
        3. Se o visitante for um convidado especial, habilite o VIP.
        4. Insira o Nome do visitante.
        5. Insira o Sobrenome do visitante.
        6. Especifique o endereço de e- mail do visitante para enviar detalhes de registro e comunicações.
        7. Insira o número de telefone do visitante.
        8. Insira os detalhes da organização do visitante.
        9. Insira o Título do visitante.
        10. Na seção Anotações privadas, especifique as informações privadas.
        11. Nos campos Preferências do visitante e Preferências de notificação, selecione as preferências do visitante.
        12. Clique em Salvar e adicionar para adicionar o visitante.
      Adicionar serviços extras Serviços extras disponíveis com a reserva.
    10. Clique em Enviar reserva.

    Resultado

    A reserva é criada com um link de reunião virtual. Se você tiver convidados participantes para a reserva, o link da reunião será fornecido a eles junto com os detalhes da reserva.
    Para exibir o registro da reserva, vá para Resumo da reserva e selecione Detalhes adicionais. Se a senha estiver configurada para o provedor de reunião virtual, em Detalhes adicionais, você também poderá exibir a senha relevante. Somente o organizador e o usuário especificado no campo Esta reserva é para podem exibir a senha.
    • Zoom: se um link de reunião Zoom for adicionado, o link aparecerá no campo Local do e-mail que contém o convite da reunião.
    • Microsoft Teams: quando uma reserva é criada com um link de reunião virtual, a aplicação recupera o link da reunião e os detalhes relacionados ao ingresso. Quando esta reserva é sincronizada com o calendário do Microsoft Outlook, o link da reunião e os detalhes relacionados ao ingresso são adicionados ao corpo do evento de calendário. Da mesma forma, quando uma reserva é criada no calendário do Microsoft Outlook usando o botão de alternância de reunião do Teams, o link da reunião é recuperado e salvo como um link de reunião virtual.
      Nota:
      Como o link da reunião aparece no corpo do e-mail, em qualquer caso, se você quiser atualizar ou alterar os detalhes da reunião, deverá fazê-lo somente usando Gestão de reservas do local de trabalho. Porque quando uma sincronização de reserva é realizada, os detalhes (neste caso, o link e os detalhes da reunião) são sincronizados somente de uma maneira, ou seja, de Gestão de reservas do local de trabalho para o provedor de calendário (neste caso Microsoft Teams). Se você já fez mudanças nos detalhes da reunião ou nas anotações do provedor de calendário, elas serão substituídas por Gestão de reservas do local de trabalho quando uma sincronização for realizada.
    • Quaisquer outros provedores de reunião virtual: o link da reunião é adicionado ao campo Local do e-mail que contém o convite da reunião.