Iniciar uma aprovação ad hoc para um assunto jurídico ou seu artefato

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 4 min. de leitura

    • Inicie uma aprovação ad hoc para um assunto jurídico ou seus artefatos de um usuário ou de um grupo de usuários.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_lg_ops.legal_fulfiller

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Alguns casos em que as aprovações podem ser solicitadas para um assunto jurídico ou seu artefato incluem:
    • Aprovação de documentos de contrato jurídico das partes interessadas.
    • Aprovação ad hoc para um assunto jurídico que precisa de uma autorização da equipe de privacidade antes que possa ser processado.
    Você pode atribuir essas aprovações a qualquer usuário ou grupo de usuários em sua organização que tenha a função legal_user. Quando você inicia uma aprovação, os aprovadores recebem uma notificação por e-mail e podem revisar e agir na aprovação.
    Nota:
    • Se um assunto jurídico ou artefato já tiver um registro de aprovação pendente, você não poderá iniciar outra aprovação para o mesmo item.
    • Anexos que têm um registro de aprovação ad hoc no estado Solicitado não podem ser removidos de um assunto jurídico. Para remover esses anexos, cancele a solicitação de aprovação ad hoc ou obtenha a aprovação primeiro.
    • Quando você remove um anexo de um assunto jurídico, ele também exclui os registros de aprovação ad hoc associados.

    Como colaborador adicionado a um assunto jurídico, você pode acessar e trabalhar no assunto jurídico da mesma forma que os responsáveis pelo assunto. No entanto, você não pode modificar os campos Proprietário do assunto, Grupode atribuição e Permissão do grupo de atribuição.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Solicitação jurídica > Central de consultoria jurídica.
    2. Na guia Central de consultoria jurídica, selecione o ícone de lista ( ícone de lista).
    3. Na guia Listas, abra um assunto jurídico selecionando uma opção em Assuntos.
      OpçãoEtapas
      Como atribuído
      1. Selecione a opção Atribuído a mim.
      2. Selecione um assunto jurídico para trabalhar.
      3. Se o assunto jurídico tiver sido atribuído a você recentemente, selecione Iniciar para começar a trabalhar nele.

        O estado do assunto jurídico é atualizado para Trabalho em andamento.
      Como colaborador
      1. Selecione a opção Colaborações.
      2. Selecione um assunto jurídico para trabalhar.
    4. Na guia Aprovadores, clique em Iniciar aprovação.
      Você também pode iniciar uma aprovação clicando no botão mais ações ( ícone do botão Mais ações.) e selecionando Iniciar aprovação.
    5. Na caixa de diálogo Iniciar aprovação, preencha os campos.
      Tabela 1. Caixa de diálogo Iniciar aprovação
      Campo Descrição
      Aprovação para Item que precisa de aprovação.
      • Assunto: obtenha aprovação para todo o assunto jurídico.
      • Artefato: obtenha aprovação para um ou todos os anexos em um artefato.
      Selecionar artefato Artefato no assunto jurídico para o qual a aprovação é necessária.

      Este campo aparece somente quando o Artefato é selecionado em Aprovação para.
      Selecionar anexo Anexo no artefato selecionado para o qual a aprovação é necessária. Escolha um anexo específico para aprovação ou deixe o campo em branco para obter aprovação para todos os anexos.

      Este campo aparece somente quando o Artefato é selecionado em Aprovação para.
      Selecionar documento Documentos anexados ao assunto jurídico para os quais a aprovação é necessária.
      Este campo aparece somente quando Documento é selecionado em Aprovação para.
      Nota:
      A opção Documento na lista aparece somente quando a opção de armazenamento externo está habilitada no formulário de admissão.
      Aprovação por Aprovação necessária no nível do usuário ou no nível do grupo de usuários.
      • Usuário: obtenha a aprovação de um usuário individual.
      • Grupo de usuários: obtenha aprovação de um conjunto de usuários. O campo Selecionar usuário é substituído pelo campo Selecionar grupo de usuários.
      Selecionar usuário Usuário ou grupo de usuários que deve aprovar o item.
      Nota:
      Usuários ou grupos de usuários com a função legal_user são listados.
      • Se você selecionou Usuário no campo Aprovação por, selecione um usuário do qual a aprovação é necessária.
      • Se você selecionou Grupo de usuários no campo Aprovação por, selecione um grupo de usuários do qual a aprovação é necessária.
      Observação da aprovação Anotação para o usuário ou grupo de usuários selecionado.
    6. Clique em Iniciar.

    Resultado

    Os aprovadores atribuídos são adicionados na guia Aprovadores com base nas seguintes condições:
    • Se você selecionou Usuário no campo Aprovação por, um registro de aprovação será criado para o usuário selecionado.
    • Se você selecionou Grupo de usuários no campo Aprovação por, será criado um registro de aprovação para cada usuário no grupo de usuários selecionado. Qualquer pessoa do grupo pode aprovar.

    Se a opção de armazenamento externo estiver habilitada, os documentos em um artefato de assunto jurídico serão armazenados nos sistemas de armazenamento externo. Com base na solicitação de aprovação, o acesso ao documento para os aprovadores é no nível de assunto, artefato ou documento. Para obter mais informações sobre acesso a documentos, consulte Acesso a documentos em um assunto jurídico.

    Os aprovadores atribuídos recebem uma notificação por e-mail com um link para abrir o registro para revisão e ação.

    Nota:
    • Um anexo não pode ser excluído depois que uma aprovação ad hoc é iniciada e está no estado Solicitado. Para remover esses anexos, cancele a solicitação de aprovação ad hoc ou obtenha a aprovação primeiro.
    • Quando você remove um anexo de um assunto jurídico, ele também exclui os registros de aprovação ad hoc associados. Uma anotação de trabalho é publicada com os detalhes de exclusão no Fluxo de atividades do assunto jurídico.

    Os detalhes da aprovação aparecem na guia Aprovações na página Tíquete padrão.

    O que Fazer Depois

    Os aprovadores podem revisar e aprovar ou rejeitar o item solicitado.