Como trabalhar em uma solicitação de revisão de contrato de terceiros

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 6 min. de leitura

    • Como membro da equipe de suporte a contratos jurídicos, revise e revise um documento de contrato de terceiros. Você pode enviar por e-mail o documento revisado para as partes interessadas para verificar as revisões e, em seguida, enviar o documento pronto para assinatura de dentro da solicitação jurídica.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_lg_cnt.contract_fulfiller

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Como um colaborador adicionado a uma solicitação, você pode acessar e trabalhar na solicitação da mesma forma que os designados. No entanto, você não pode modificar os campos Atribuído a e Grupo de atribuição.

    Procedimento

    1. Atribua uma solicitação jurídica a você ou a alguém do seu grupo de atribuição.
      Para obter mais informações, consulte Atribuir uma solicitação jurídica.
    2. Comece a trabalhar em uma solicitação jurídica.
      1. Navegar até Todos > Solicitação jurídica > Central de consultoria jurídica.
      2. Clique no ícone de lista ( ícone de lista).
      3. Selecione a opção Solicitações jurídicas.
      4. Selecione Atribuir a mim.
      5. Abra a solicitação jurídica na lista.
      6. Selecione Iniciar trabalho
      O estado da solicitação jurídica é atualizado para Trabalho em andamento.
    3. Opcional: Se você precisar de ajuda de outros executantes para trabalhar na solicitação jurídica, adicione-os no campo Colaboradores.
      Nota:
      Usuários com a função sn_lg_contracts.contracts_fulfiller são listados no campo Colaboradores.
      Os colaboradores são notificados por e-mail de que foram adicionados como colaboradores a uma solicitação jurídica.
    4. Opcional: Reclassifique o contrato ou os documentos de suporte enviados para revisão.
      Para obter mais informações, consulte Reclassificar documentos de contrato na solicitação de revisão de contrato de terceiros como um executante jurídico e Modificar documentos de suporte na solicitação de revisão de contrato de terceiros como um executante jurídico.
    5. Opcional: Se você abriu a solicitação de contrato na lista Solicitações jurídicas, selecione a guia Solicitação de contrato.
    6. Abra uma revisão existente de um documento de contrato.
      • Para armazenamento interno: na guia Documentos do contrato, selecione o nome do documento para abrir o registro de revisão do documento.
      • Para armazenamento externo: na guia Documentos do contrato, clique no link na guia URL para exibir o documento on-line.
    7. Revise os documentos do contrato.
    8. Revise o documento do contrato se houver mudanças necessárias e carregue-o criando uma revisão.
      1. Selecione Criar revisão.
      2. No campo Selecionar tipo de contrato, selecione o tipo de contrato.
      3. No campo Criar revisão de, selecione o tipo de armazenamento para anexar a revisão.

        • Para selecionar um arquivo do seu sistema local, selecione Computador e carregue um arquivo.

        • Para selecionar um anexo de um e-mail, selecione E- mail de entrada.

          Arquivos anexados a e-mails de entrada são listados no campo Documento.

        • Para selecionar um arquivo armazenado no sistema de armazenamento externo configurado, selecione Armazenamento externo.

          Esta opção será exibida somente se um armazenamento externo tiver sido configurado.

          (Opcional) Adicione mais informações sobre o documento no campo Anotações.

          Essas informações são adicionadas ao fluxo de atividades junto com o anexo.

      4. Selecione Criar.

      O documento é adicionado à solicitação. O número de revisão do documento mais recente é uma unidade a mais do que o número de revisão do documento anterior. A revisão do documento é listada na guia Documentos do contrato.

    9. Se for necessária a aprovação de outras partes interessadas, envie o documento para aprovação ad hoc.
      Para obter mais informações, consulte Iniciar uma aprovação ad hoc para uma solicitação jurídica ou seu anexo.
    10. Configure um e-mail para as partes interessadas para que o documento do contrato concluído seja revisado e as mudanças confirmadas.
      1. Selecione Compor e-mail.
      2. No pop-up Compor e-mail, selecione os documentos a serem anexados ao e-mail.
      3. Selecione Adicionar para anexar o documento ao e-mail.
        Um editor de e-mail é exibido.
      4. Na guia Novo rascunho de e-mail, adicione endereços de e-mail de destinatários nos campos Para, CCe Cco conforme apropriado.

        No campo Para, insira o endereço de e-mail do destinatário. O campo CC será definido como o endereço de e-mail do solicitante.

      5. Insira o assunto do e-mail no campo Assunto.
        A descrição resumida da solicitação é preenchida por padrão.
      6. No campo Anexos, selecione o link +Adicionar arquivo para adicionar os documentos e selecione a origem do arquivo.
      7. Insira sua própria mensagem no corpo do e-mail ou copie e cole o conteúdo de um modelo de resposta de e-mail no corpo do e-mail.
        Usando modelos de resposta, você pode inserir conteúdo predefinido no corpo do e-mail. Selecione o ícone do modelo de resposta (ícone do modelo de resposta) e encontre um modelo de resposta apropriado com base no assunto do seu e-mail. Copie e cole o conteúdo do modelo no corpo do e-mail.
        Nota:
        Somente modelos de resposta configurados para o canal de e-mail estão disponíveis para uso. Para obter mais informações, consulte Modelos de resposta configurados para o canal de e-mail.

        Para obter mais informações, consulte Comunicação por e-mail.

      8. Envie o e-mail imediatamente ou indique que ele deve ser enviado mais tarde.
        • Para enviar o e-mail imediatamente, selecione Enviar e-mail.
        • Para indicar que o e-mail deve ser enviado posteriormente, selecione Salvar como rascunho.
    11. Na guia Signatários, adicione signatários para os quais o contrato será enviado para assinatura selecionando Adicionar.
      OpçãoEtapas
      Interno(a)
      1. No campo Signatário interno, insira o nome do signatário. Os campos Nome do signatário autorizado, Signatárioe E- mail do signatário são preenchidos automaticamente.
      2. No campo Ordem, insira a ordem na qual o e-mail deve ser enviado ao signatário. O valor do pedido deve ser exclusivo
      Externo
      1. No campo Nome do signatário autorizado, insira o nome do signatário interno.
      2. No campo Signatário, insira o cargo do signatário interno.
      3. No campo E- mail do signatário, insira o endereço de e-mail do signatário interno.
      4. No campo Ordem, insira a ordem na qual o contrato deve ser enviado aos signatários para assinatura. O valor do pedido deve ser exclusivo.
    12. Quando todas as partes interessadas tiverem concordado com uma revisão do documento do contrato, selecione Preparar para assinatura para preparar e enviar o documento aos signatários para assinatura.
      1. No pop-up Reordenar o documento, arraste e posicione os documentos para definir a ordem.
        A opção de reordenar é exibida somente quando mais de um documento está anexado à solicitação de contrato.
      2. Selecione Preparar para assinatura.
      O Status do contrato e o Estado são atualizados para Preparando para assinatura.
    13. Preencha o documento no sistema de assinatura eletrônica configurado e envie-o para assinatura.
      1. Faça login no portal de assinatura eletrônica.
      2. Visualize o documento para garantir que o conteúdo esteja correto.
        Os documentos do contrato enviados na solicitação de revisão do contrato de terceiros serão combinados em um único documento.
      3. Adicione os campos obrigatórios, incluindo o campo Assinatura e Data de assinatura para todos os signatários.
      4. Selecione "Enviar".
      Um envelope de assinatura eletrônica é criado e enviado a todos os signatários. Se o sistema receber uma notificação de sucesso do provedor de assinatura eletrônica, o status do contrato será atualizado de Preparando para assinatura para Aguardando assinatura.
    14. Opcional: Se você precisar cancelar a solicitação de assinatura antes que todos os signatários tenham concluído a assinatura do documento, selecione Cancelar assinaturas.
      O status do contrato é atualizado para Assinatura cancelada.

    O que Fazer Depois

    • Os signatários podem revisar e assinar ou recusar-se a assinar o contrato.

      Para obter mais informações, consulte Fluxo de trabalho de assinatura para uma solicitação jurídica.

    • Verifique o Status do contrato na solicitação.
      • Se todos os signatários assinarem o documento do contrato, o Status do contrato será atualizado para Contrato assinado. Na guia Signatários, o status de todos os signatários é atualizado para Assinado. Você pode acessar o registro do repositório de contratos jurídicos na guia Repositório de contratos jurídicos.
      • Se algum signatário se recusar a assinar o documento do contrato, o status do contrato será atualizado para Assinatura recusada. Na guia Signatários, o status de todos os signatários é atualizado para Recusado. Se mais mudanças forem necessárias no documento do contrato, atualize-o e reenvie-o aos signatários para assinatura.
      • Depois que todos os signatários assinarem o documento, um e-mail será enviado aos signatários jurídicos com o documento do contrato finalizado anexado.
      • Se o certificado de conclusão estiver habilitado, um certificado será emitido com os detalhes do carimbo de data/hora sobre a ação de cada signatário durante uma assinatura eletrônica.
    • Se o contrato estiver assinado por todos os signatários, você poderá fechar a solicitação selecionando Encerrar Concluído. Para obter mais informações, consulte Fechar uma solicitação jurídica.