Como configurar o Employee Travel Safety

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 10 min. de leitura

    • Conclua todas as tarefas de configuração para garantir que as notificações e aprovações de viagem estejam configuradas corretamente para sua empresa.

    Configurar aprovadores de viagem

    Configure grupos de usuários e funções para que as viagens dos funcionários possam ser aprovadas por gerentes ou por aprovadores de viagens designados.

    Configurar a aprovação do gerente ou aprovadores designados é uma etapa de configuração necessária para a aplicação Employee Travel Safety.

    Aprovação do gerente
    Para configurar a aprovação de viagem por gerentes, atribua a função approvalr_user a todos os gerentes. Com esta função, os gerentes só podem exibir e aprovar solicitações de viagem para os funcionários que supervisionam diretamente.
    Aprovadores designados
    Para configurar aprovadores de viagens designados, adicione usuários ao grupo de aprovadores de viagens. Os membros deste grupo podem exibir e aprovar solicitações de viagem para todos os funcionários. Não adicione gerentes ao grupo de aprovadores de viagens, a menos que seja aceitável que eles exibam e aprovem solicitações de viagem para todos os funcionários.

    Por padrão, uma solicitação de viagem deve ser aprovada pelo gerente do funcionário e por um membro do grupo de aprovadores de viagens. Se o funcionário não tiver um gerente listado em sua instância ServiceNow ou não houver usuários no grupo de aprovadores de viagens, uma aprovação será suficiente para aprovar a solicitação de viagem. A solicitação de viagem de um funcionário será rejeitada automaticamente se o funcionário não tiver um gerente listado em sua instância ServiceNow e não houver usuários no grupo de aprovadores de viagens. Para obter informações sobre como alterar as configurações de aprovação padrão, consulte Modificação do fluxo de aprovação de viagem.

    Configurar Employee Travel Safety propriedades

    Configure as propriedades Employee Travel Safety para garantir que os e-mails de verificação de segurança do site, logs de contato de funcionários e verificações de integridade de funcionários sejam gerenciados de acordo com os requisitos da sua empresa.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_imt_travel.admin

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Configurar as propriedades Employee Travel Safety é uma etapa de configuração necessária para a aplicação Employee Travel Safety.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Employee Travel Safety > Propriedades.
    2. Defina os seguintes valores de propriedade.
      Tabela 1. Propriedades da Segurança de viagem de funcionários
      Propriedade Descrição
      Nome do sistema de gestão de viagens da empresa.

      [sn_imt_travel.travel.management.system.name]

      		 Nome do sistema de gestão de viagens da sua empresa. Esta propriedade é usada para fornecer aos funcionários aprovados para viagem um link para o sistema de gestão de viagens.
      URL do sistema de gestão de viagens da empresa.

      [sn_imt_travel.travel.management.system.url]

      		 URL do sistema de gestão de viagens da sua empresa. Esta propriedade é usada para fornecer aos funcionários aprovados para viagem um link para o sistema de gestão de viagens.
      Envie um e-mail para os contatos de viagem para solicitar que verifiquem a segurança do local e a conformidade com as políticas.

      [sn_imt_travel.email_site_verification]

      		 Quando habilitado, um e-mail é enviado ao contato primário que um funcionário fornece em sua solicitação de viagem para verificar a segurança do local e a conformidade com a política. O contato deve responder ao e-mail antes que a solicitação de viagem seja aprovada por um gerente ou aprovador de viagens.
      Lista separada por vírgulas de respostas afirmativas.

      [sn_imt_travel.affirmative_email_responses]

      		 Define as respostas que são aceitas como respostas Sim para e-mails de verificação do site.
      Habilita o envio de lembretes por e-mail para aprovadores de solicitações de viagem para solicitações com aprovação pendente.

      [sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders]

      		 Quando habilitado, lembretes por e-mail são enviados aos aprovadores e gerentes de viagens para solicitações de viagem que não foram aprovadas ou rejeitadas.
      Período (em horas) de espera antes de enviar um lembrete aos aprovadores de solicitações de viagem. O padrão é 48.

      [sn_imt_travel.approval_email_reminder_period]

      		 Define a frequência dos lembretes por e-mail que são enviados aos aprovadores e gerentes de viagem. Por exemplo, quando esta propriedade é definida como 48, os aprovadores e gerentes de viagens recebem um lembrete a cada 48 horas após o envio de uma solicitação de viagem até que ela seja aprovada ou rejeitada. Esta propriedade requer que a propriedade sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders esteja habilitada.
      Permite o contato com funcionários relevantes sobre verificações de saúde relacionadas a viagens.

      [sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag]

      		 Quando habilitado, os funcionários aprovados para viagem recebem notificações para concluir uma verificação de integridade. Para definir a frequência das notificações, selecione um valor para a propriedade sn_imt_travel.health.verification.run.type. Para obter mais informações sobre a verificação de integridade de funcionários, consulte Avaliação de saúde do funcionário.
      Escolha se as verificações de integridade serão enviadas ao solicitante apenas uma vez ou diariamente.

      [sn_imt_travel.health.verification.run.type]

      Define a frequência das notificações de verificação de integridade que são enviadas aos funcionários aprovados para viagem. Para enviar notificações diárias antes e durante a viagem, selecione Enviar diariamente. Para enviar uma notificação uma vez após a aprovação da solicitação de viagem, selecione Enviar uma vez.

      As notificações de verificação de integridade serão enviadas somente se a propriedade sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag estiver habilitada.

      Nota:
      Os funcionários que já estão inscritos nas verificações diárias de saúde antes de sua solicitação de viagem ser aprovada não verão nenhuma mudança. Eles não receberão notificações adicionais e continuarão inscritos após a conclusão da viagem.
      Cancela uma solicitação de viagem se uma verificação de integridade não for concluída após algumas horas.

      [sn_imt_travel.allow.cancellation]

      		 Quando habilitadas, as solicitações de viagem serão canceladas se os funcionários não concluírem uma verificação de integridade até o prazo. A habilitação desta propriedade requer que a propriedade sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag também esteja habilitada.
      Para cancelamento automático de solicitação, insira o número de horas.

      [sn_imt_travel.cancellation_duration]

      		 Define o prazo para que os funcionários concluam uma verificação de integridade. Esta propriedade requer que a propriedade sn_imt_travel.allow.cancellation esteja habilitada.
      Permite o contato com funcionários em viagem sobre seus contatos diários de viagem.

      [sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flag]

      		 Quando habilitado, os funcionários recebem notificações para concluir um log de contato diário durante a viagem interna. As notificações de log de contato não são enviadas para viagens externas. Os funcionários devem ser atribuídos à função sn_imt_tracing.dailylog_user para receber notificações de log de contato. Esta propriedade requer as aplicações Rastreamento de contatos e Contato para situação emergencial. Para obter mais informações sobre logs de contato, consulte Rastreamento de contatos.
      Nota:
      Os funcionários que já estão inscritos nos logs de contato diário antes da viagem não verão nenhuma mudança. Eles não receberão notificações adicionais e continuarão inscritos após a conclusão da viagem.
    3. Clique em Salvar.

    Modificação do fluxo de aprovação de viagem

    Modifique o fluxo de aprovação de viagem para mudar as configurações padrão de aprovação de viagem.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: flow_designer

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Modificar o fluxo de aprovação de viagem é uma etapa de configuração opcional para a aplicação Employee Travel Safety. O fluxo de aprovação de viagem está pronto para uso, mas pode ser modificado para atender aos requisitos da sua empresa.

    Se você decidir modificar o fluxo, desative o fluxo original e faça uma cópia. Faça as mudanças desejadas no novo fluxo e ative-o. Modificar a cópia facilita quando você precisa fazer upgrade da sua instância ServiceNow.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Flow Designer > Designer.
    2. Na seção Fluxos, clique em Fluxo de aprovação de viagem.
    3. Clique em Desativare em OK para confirmar.
    4. No canto superior direito, clique no ícone Mais ações (ícone Mais ações) e clique em Copiar fluxo.
    5. Insira um nome para o novo fluxo.
    6. No campo Aplicação, selecione Segurança nas viagens de funcionários.
    7. Clique em Copiar.
    8. Faça as mudanças desejadas no novo fluxo.
      Por exemplo, nos casos em que um funcionário tem um gerente listado em sua instância ServiceNow e também há usuários no grupo de aprovadores de viagens, por padrão, o gerente e um aprovador de viagem devem aprovar a solicitação. Essa configuração é definida na ação 8.1 do fluxo. Você pode modificar esta ação para que a aprovação seja necessária apenas de um gerente ou de um aprovador de viagens, não de ambos. Para fazer essa mudança, a condição AND a ser aprovada deve ser substituída por uma condição OR.
    9. Quando terminar de modificar o fluxo, clique em Ativare, em seguida, clique em OK para confirmar.

    Personalizar e-mails de notificação

    Modifique os e-mails de notificação que são enviados a funcionários, gerentes e aprovadores de viagens e contatos de viagem de funcionários para personalizar as notificações da sua empresa.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: administrador

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Modificar os e-mails de notificação é uma etapa de configuração necessária para a aplicação Employee Travel Safety. Por padrão, as notificações usam uma faixa ServiceNow® e o espaço reservado para assinatura Workplace, Co. Atualize as notificações para usar o nome e o logotipo da sua empresa.
    A aplicação Employee Travel Safety usa as seguintes notificações.
    Notificação Descrição
    Solicitação de verificação do site Este e-mail é enviado ao contato primário que um funcionário fornece em sua solicitação de viagem para verificar a segurança do local e a conformidade com as políticas. Por padrão, o e-mail solicita que o contato confirme as políticas a seguir.
    • O site verifica todos os funcionários e visitantes em busca de sintomas.
    • Todos os funcionários e visitantes são obrigados a usar equipamentos de proteção individual, como máscaras.
    • Todos os funcionários e visitantes são obrigados a seguir as regras de distanciamento social.

    Este e-mail só será enviado se a propriedade sn_imt_travel.email_site_verification estiver habilitada.
    Solicitação do aprovador de segurança de viagem do funcionário Este e-mail é enviado ao gerente de um funcionário e a todos os membros do grupo de aprovadores de viagens, solicitando que eles aprovem ou rejeitem a solicitação de viagem.
    Lembrete de solicitação de segurança de viagem do funcionário Este e-mail é enviado aos gerentes e aprovadores de viagens como um lembrete para aprovar ou rejeitar solicitações de viagem pendentes.

    Este e-mail só será enviado se a propriedade sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders estiver habilitada.
    Aprovação de solicitação de viagem Este e-mail será enviado a um funcionário se a solicitação de viagem dele for aprovada. O e-mail tem um link para o sistema de gestão de viagens da sua empresa.
    Rejeição de solicitação de viagem Este e-mail será enviado a um funcionário se a solicitação de viagem for rejeitada.
    Contatos relacionados a viagens Este e-mail solicita que um funcionário preencha um log de contato diário. O e-mail é enviado a um funcionário diariamente durante a viagem.

    Este e-mail só será enviado se a propriedade sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flag estiver habilitada.
    Verificação de integridade relacionada a viagens Este e-mail solicita que um funcionário conclua uma verificação de integridade diária. O e-mail é enviado a um funcionário diariamente depois que a solicitação de viagem é aprovada, durante a duração da viagem.

    Este e-mail só será enviado se a propriedade sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag estiver habilitada.
    Solicitação de viagem rescindida Este e-mail será enviado a um funcionário se ele não concluir uma verificação de integridade até o prazo.

    Este e-mail só será enviado se a propriedade sn_imt_travel.allow.cancellation estiver habilitada.
    Nota:
    Todas as notificações, exceto a Employee Travel Safety Solicitação do aprovador, são traduzidas para o idioma selecionado no perfil de usuário do funcionário. A solicitação do aprovador Employee Travel Safety é traduzida para o idioma selecionado no perfil de usuário do gerente ou do aprovador de viagem. Se nenhum idioma for selecionado para um usuário, as notificações serão traduzidas para o idioma padrão da instância.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Notificação do Sistema > E-mail > Notificações.
    2. Clique na notificação que você deseja atualizar.
    3. Para exibir a notificação padrão, clique em Visualizar notificação.
    4. Navegue até a seção de formulário O que conterá.
    5. No campo Mensagem HTML, clique em Inserir/editar imagem e selecione a imagem da faixa.
      Dica:
      A imagem deve ser adicionada antes do script de e-mail para que ela apareça na parte superior do e-mail.

      Se você ainda não tiver uma imagem de faixa de e-mail em sua instância ServiceNow, poderá carregar uma imagem para usar. Para obter instruções, consulte Como carregar uma ou mais imagens.

    6. Clique no link relacionado Mostrar scripts de notificação.
    7. No campo Script, o código template.print(util.getEmailCompanyLogo()); adiciona a faixa ServiceNow® padrão ao e-mail.
      Comente ou exclua esta linha de código para remover a faixa ServiceNow®.
    8. No campo Script, substitua todas as referências a Workplace, Co. pelo nome da sua empresa.
    9. Opcional: Se você quiser fazer outras mudanças na notificação por e-mail, atualize o campo Script conforme necessário.
      Se você alterar qualquer texto usado em chamadas para gs.getMessage ou gs.getMessageLang, deverá fornecer traduções para o texto personalizado na tabela Mensagem [sys_ui_message]. Para obter mais informações, consulte Tabela de mensagens.
    10. Clique em Atualizar.
    11. Retorne ao registro de notificação e clique em Visualizar notificação para confirmar suas mudanças.