Gestão de documentos de funcionários para Prestação de serviços de RH Espaço do agente

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 3 min. de leitura

    • Gestão de documentos de funcionários fornece espaço de armazenamento, um sistema de arquivamento, a capacidade de recuperar documentos facilmente, definir quem pode exibir documentos confidenciais e quando limpar documentos.

    Para obter mais informações sobre Gestão de documentos de funcionários, consulte Gestão de documentos de funcionários.

    Criar ou carregar documentos de funcionários usando Prestação de serviços de RH Espaço do agente

    Crie ou carregue documentos de funcionário em um caso de RH usando o Prestação de serviços de RH Espaço do agente.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.document_writer

    Procedimento

    1. Navegar até Espaço do agente de RH > Listas > Documentos de funcionário > Todos.
      Como alternativa, você também pode criar um documento de funcionário a partir de Espaço do agente de RH > Listas > Perfis de RH.
    2. Clique em Nova.
    3. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário de documento do funcionário
      Campo Descrição
      Documento de Funcionário Funcionário documento a ser carregado.

      Clique em Procurar para carregar um documento do funcionário.

      Por padrão, o tamanho máximo permitido de um documento é 30 MB. O padrão pode ser alterado no campoTamanho máximo de carregamento de arquivo em megabytes em Propriedades do documento do funcionário. Para obter mais informações, consulte Propriedades da aplicação Gestão de documentos de funcionários.

      Depois de selecionar um documento, os campos somente leitura mostram o tamanho do arquivo, o formato do arquivo, criado em e criado por.

      O visualizador na IU só oferece suporte à exibição de documentos .pdf. Outros tipos de documentos podem ser baixados e exibidos.

      Para obter resultados de pesquisa ideais, não use hifens (-) no nome do documento. O uso de palavras inteiras separadas por espaços ou barras inferiores fornece melhores resultados de pesquisa.

      Marque Sim em Habilitar Visualizador de documentos para visualizar documentos em PDF na propriedade Documentos do funcionário para exibir documentos em PDF.
      Nota:
      FedRAMP, clientes no local, dispositivos móveis, clientes que usam Edge Encryption ou suporte de criptografia não oferecem suporte à exibição de documentos.
      Descrição Descrição do documento do funcionário.
      Funcionário Nome do funcionário ao qual o documento está associado.
      Tipo de documento Tipo de documento associado ao documento do funcionário.

      Os tipos de documento fornecem políticas de categorização, segurança e retenção.
      Caso de RH Número do caso de RH ao qual o documento do funcionário está associado quando movido de um caso de RH.
      Limpeza em espera Limpar o status de espera de um documento.
      • Autorização de limpeza pendente: aguardando autorização para limpeza de documento.
      • Limpeza aprovada: o documento tem autorização para programar a limpeza.
      • Limpeza rejeitada: o documento não recebeu autorização de limpeza.
        Importante:
        A política de segurança do tipo de documento determina a autorização de limpeza. As funções a seguir têm permissão para alterar a autorização de limpeza:
        • Administrador de EF [sn_hr_ef.admin]
        • Gerenciador de gestão de arquivos de funcionários [sn_hr_ef.manager]
    4. Clique em Salvar para criar o registro de documento do funcionário.
      A guia Trilha de auditoria é exibida.

      Fornece a exibição de todas as ações de um documento de funcionário desde a criação ou carregamento até o momento em que é limpo.

    Mover documentos de funcionários usando Prestação de serviços de RH Espaço do agente

    Mova documentos do funcionário de um caso em Prestação de serviços de RH Espaço do agente para o repositório de documentos do funcionário. O repositório de documentos do funcionário fornece um repositório central para identificação rápida e fácil de documentos usando diferentes recursos de classificação.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.document_writer, sn_hr_core.case_writer

    Procedimento

    1. Navegar até Espaço do agente de RH > Listas > Todos os casos de RH > Todos.
    2. Selecione um caso que tenha documentos do funcionário anexados.
      Nota:
      Na exibição de lista, não há como identificar casos de RH com documentos de funcionários anexados. Para localizar um caso de RH, você precisa do número do caso de RH ou da pessoa Aberto para.
    3. Clique em Mover anexos.
      Mova documentos de funcionários do Espaço do agente para a Gestão de documentos de funcionários
    4. Na janela Mover anexos para documentos do funcionário:
      1. Marque a caixa de seleção ao lado dos documentos que você deseja mover.
      2. Selecione o Tipo de documento para cada documento. O tipo de documento determina a categorização, quem pode acessá-lo e a política de retenção. Crie um tipo de documento se nenhum for exibido para o detalhe do tópico associado. Criar um tipo de documento garante a categorização correta.
      3. Clique em Mover selecionado.
      Nota:
      Os campos CoE de destino e Detalhe do tópico podem ser modificados somente se o documento tiver sido adicionado ao tipo incorreto de caso de RH.
      Mova documentos de funcionários do Espaço do agente para a Gestão de documentos de funcionários

    Resultado

    • Os documentos do funcionário são movidos do caso de RH para o repositório de documentos do funcionário.
    • Para exibir uma lista de todos os documentos do funcionário na coluna de lista, selecione Documentos do funcionário. Lista de documentos do funcionário
    • Os anexos movidos aparecem no painel lateral contextual sob o ícone Documentos do funcionário ícone Documentos do funcionário no caso.

      Anexos movidos que aparecem no painel lateral contextual