Componentes instalados com a Gestão de documentos de funcionários
Vários tipos de componentes são instalados com a ativação do plug-in Gestão de documentos de funcionários [com.sn_employee_document_management], incluindo tabelas, funções de usuário e trabalhos agendados.
Nota:
A tabela Arquivos de aplicações lista os componentes que são instalados com esta aplicação. Para obter instruções sobre como acessar esta tabela, consulte Encontrar componentes instalados com uma aplicação.
Dados de demonstração estão disponíveis para este recurso.
Nota:
O plug-in Gestão de documentos de funcionários [com.sn_employee_document_management] ativa a propriedade do sistema sn_hr_ef.min_admin_count [sys_properties.list]. Esta propriedade evita que você exclua seu único usuário administrador da Gestão de documentos de funcionários, exigindo um número mínimo (o padrão é dois) de usuários ativos com esta função.
Funções e descrições de gestão de documentos
| Título da função [name] | Descrição | Contém as funções |
|---|---|---|
| Administrador do EF [sn_hr_ef.admin] |
Tem controle total sobre a aplicação Gestão de documentos de funcionários. É possível:
|
|
| Leitor de gestão de documentos para funcionários [sn_hr_ef.document_reader] |
É possível:
|
Nenhum(a) |
| Gravador de gestão de documentos para funcionários [sn_hr_ef.document_writer] |
É possível:
Nota: Adicione esta função à guia Acesso de gravação na política de segurança do documento do funcionário. Consulte Adicionar ou modificar políticas de segurança de documentos. |
Leitor de gestão de documentos para funcionários [sn_hr_ef.document_reader] |
| Gravador de retenção jurídica da Gestão de documentos de funcionários [sn_hr_ef.legal_hold_writer] |
É possível:
|
Nenhum(a) |
| Gerente de gestão de documentos de funcionários [sn_hr_ef.manager] |
É possível:
|
|
| Importação de documento [sn_hr_ef.document_import] |
Concede acesso à tabela de preparação de documentos de funcionários de importação em massa da Gestão de documentos de funcionários [sn_hr_ef_import_staging] e ao fluxo do processo. | Nenhum(a) |
Trabalhos agendados de gestão de documentos
| Trabalho agendado | Descrição |
|---|---|
| Limpar documentos de funcionários inativos | Exclui documentos de funcionário carregados, mas não enviados. |
| Importação em massa do EF da preparação - por hora | Processa até 100 registros de preparação de importação no estado Pronto. Ele executa a etapa de captura para carregar os anexos e criar um documento do funcionário. Este trabalho seleciona 100 registros por configuração. Este trabalho seleciona as configurações mais antigas primeiro, independentemente do número de registros de preparação associados. Por exemplo:
|
| Limpar documentos do funcionário | Este trabalho limpa os documentos do funcionário sinalizados como qualificados para limpeza. |
| Limpar trabalho diário de notificação | Determina quais documentos exigem notificação ou autorização para limpar com base na política de segurança. Este trabalho envia um e-mail com um link para a lista de documentos a todos os membros do grupo atribuído. |
| Atualizar datas de limpeza dos documentos do funcionário | Este trabalho garante que todos os documentos do funcionário que tenham um período de retenção alterado desde a última execução não limpem um documento. Este trabalho agendado funciona com a propriedade sn_hr_ef.purge_stride_length para determinar quais documentos de funcionário para um registro de usuário [sys_user] terão datas de limpeza recalculadas. |
Nota:
Os trabalhos agendados da Gestão de documentos de funcionários são executados diariamente por padrão. Para mudar quando um trabalho agendado é executado, consulte Cronogramas padrão.
Tabelas e descrições de gestão de documentos
| Tabela | Descrição |
|---|---|
| Acompanhamento de anexo [sn_hr_ef_attachment_tracking] |
Rastreia anexos copiados para limpeza. Também usado para para anexos que são copiados para um caso de RH de uma tarefa de RH. |
| Tipo de documento [sn_hr_ef_document_type] |
Registros sobre categorização de documentos de funcionários, acesso, política de retenção e retenções jurídicas. |
| Documento de Funcionário [sn_hr_ef_employee_document] |
Registros sobre um documento de funcionário, tipo de documento, retenção de limpeza, data de limpeza, funcionário, marcadores, tamanho, formato, data de criação e criado por. |
| Preparação dos Documentos do Funcionário sn_hr_ef_import_staging |
Contém informações sobre documentos de funcionários do seu repositório de origem. Essas informações são mapeadas para elementos necessários para importação para a Gestão de documentos de funcionários. |
| Retenção Jurídica [sn_hr_ef_legal_hold] |
Registros sobre retenção jurídica colocados em um tipo de documento ou perfil de RH. |
| Limpar log [sn_hr_ef_purge_log] |
Configurável pelas Propriedades dos documentos do funcionário. Determina quais campos aparecem nos logs de limpeza. |
| Período de retenção [sn_hr_ef_retention_period] |
Registros sobre períodos de retenção, incluindo tipo de deslocamento de data, unidades e quantidade. |
| Política de Retenção [sn_hr_ef_retention_policy] |
Registros sobre políticas de retenção, incluindo condições às quais a política se aplica, período de retenção e criação. |
| Política de segurança [sn_hr_ef_security_policy] |
Registros sobre políticas de segurança, incluindo COE, autorização de limpeza, grupos, funções e criado por. |
| Política de Segurança do Tipo de documento [sn_hr_ef_m2m_doc_type_sec_policy] |
Associa políticas de segurança a um tipo de documento. |