Como explorar o Gestão de documentos de funcionários
Com Gestão de documentos de funcionários, você pode simplificar a gestão de documentos e manter documentos com integridade, precisão e controles de acesso.
Simplificar a gestão de documentos de funcionários
- Centralize os arquivos que estão armazenados atualmente em vários casos.
- Mova automaticamente ou manualmente os documentos do funcionário de um caso para o arquivo do funcionário.
- Encontre documentos usando marcadores de metadados.
- Coloque retenções jurídicas em todos os documentos de um funcionário (perfil de RH) ou em todos os documentos por tipo de documento.
- Defina quem pode acessar quais documentos.
- Defina políticas de retenção que determinam por quanto tempo os documentos do funcionário devem ser retidos e evitam a limpeza de retenções jurídicas.
- Defina quando limpar documentos.
Como configurar o Gestão de documentos de funcionários
O sistema base fornece registros pré-configurados que podem ser usados imediatamente para agilizar a configuração da Gestão de documentos de funcionários.
Definições de documento do funcionário
Para usar a Gestão de documentos de funcionários, você deve definir o seguinte:
- Tipo de documento: define como os documentos são categorizados e associados ao Centro de Excelência (COE), categorias de tópico e detalhes do tópico. Por exemplo, você pode criar um tipo de documento para todos os documentos relacionados ao total de gratificações ou para cada benefício. Os tipos de documento também determinam quem pode acessar, por quanto tempo reter e se uma retenção jurídica está em vigor.
- Períodos de retenção: define por quanto tempo um documento de funcionário deve ser mantido com base em regulamentações ou na política da empresa.
- Políticas de retenção: combinadas com um período de retenção e critérios, determinam por quanto tempo um documento de funcionário deve ser retido.
- Políticas de segurança: determina quem pode exibir, criar, mover ou autorizar a limpeza de documentos de funcionários.
Você pode configurar os documentos do funcionário para serem movidos automaticamente para o repositório de documentos quando um caso de RH for concluído e encerrado.
Acesso de administrador, agente e funcionário ao Gestão de documentos de funcionários
- Os administradores configuram a aplicação Gestão de documentos de funcionários.
- Os agentes carregam documentos de funcionários em nome de funcionários ou como parte de um caso.
- Funcionários que podem carregar e exibir seus documentos.
Os administradores da Gestão de documentos de funcionários atribuem funções apropriadas aos funcionários que precisam de acesso aos documentos do funcionário. A política de segurança determina a autorização de acesso e limpeza.
O tipo de documento e a política de retenção associada e o período de retenção determinam quando limpar os documentos do funcionário. A política de segurança pode exigir aprovação para limpar. A política de segurança requer que um usuário pertença ao grupo que tem autorização de limpeza.
As suspensões jurídicas podem ser colocadas em perfis de RH. As retenções jurídicas impedem que os documentos do funcionário sejam limpos. Você também pode colocar e gerenciar retenções jurídicas por tipo de documento. O gerenciamento por tipo de documento fornece processamento em massa para maior eficiência.
Gestão de documentos de funcionários para agentes
Os agentes da Gestão de documentos de funcionários podem:
- Pesquise documentos de funcionários existentes usando filtros diferentes.
- Coloque ou carregue documentos de funcionários diretamente no repositório.
- Quando sua empresa também estiver usando Prestação de serviços de RH, você poderá mover documentos de funcionários do formulário de caso de RH para o repositório. Os documentos do funcionário também podem ser configurados para serem movidos automaticamente quando um caso de RH é encerrado.
Acesso do funcionário
Os funcionários podem exibir seus próprios documentos de funcionário quando o tipo de documento fornece acesso de funcionário. Os documentos do funcionário também estão disponíveis em Casos de RH e no Portal de serviços ou na página de perfil da Central de serviços ao funcionário. Consulte Definir políticas para um tipo de documento.