Genehmigungs- und Veröffentlichungsprozess für Dokumente

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Ein Prüfer genehmigt das Dokument oder lehnt es ab. Ein Dokument kann mehrere Prüfer haben. Während des Genehmigungsprozesses wird das Dokument vom Genehmiger genehmigt oder abgelehnt. Ein Dokument durchläuft den Genehmigungsprozess nach dem Überprüfungsprozess. Ein Dokument wird nach dem Überprüfungs- und Genehmigungsprozess veröffentlicht.

    Ein Dokument kann einen Prüfer oder mehrere Prüfer und keine Genehmiger haben und umgekehrt. Sie müssen über die Rolle „platform_document_management_admin“ oder „admin“ verfügen, um Genehmigungs- und Überprüfungsregeln zu erstellen.

    Benutzer, die Dokumente erstellen können, haben folgende Optionen:
    • Fügen Sie einem Dokument Genehmiger und Prüfer hinzu.
    • Initiieren Sie den Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflow für eine Dokumentversion.
    • Veröffentlichen Sie die genehmigte Version.
    • Sehen Sie sich den Aktivitätenstrom des Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflows an.

    Alle Genehmiger und Prüfer haben Lesezugriff auf die Dokumente, die sie genehmigen.

    Überarbeitungsregel für Dokumentfreigabe

    Die Dokumentgenehmigungs- und Überarbeitungsregel wird basierend auf den im Bedingungsgenerator definierten Bedingungen erstellt, um zu bestimmen, welche Dokumente die Genehmigungsregel verwenden. Nachdem die Genehmigungsregel gespeichert wurde, werden Prüfer und Genehmiger hinzugefügt, wenn die Bedingungen im Feld Bedingung erfüllt sind.
    Hinweis:
    Dokumentprüfer und -genehmiger, die direkt aus dem Dokumentdatensatz hinzugefügt werden, werden nicht der Dokumentgenehmigungs- und -überarbeitungsregel hinzugefügt.

    Dokumentüberprüfung

    Wenn der Prüfer das Dokument ablehnt, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt, und die Überprüfung wird abgebrochen. Der Autor, der Besitzer und der Prüfer sollten besprechen, welche Änderungen am Dokument vorgenommen werden müssen. Wenn der Prüfer das Dokument genehmigt, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt, dass die Überprüfung erfolgreich war, und das Dokument kann in die Genehmigungsphase verschoben werden. Wenn einem Dokument mehrere Überprüfer zugewiesen sind, bestimmt der zuerst handelnde Überprüfer, was mit dem Dokument geschieht. Beispiel: Es gibt zwei Prüfer, A und B.

    Wenn Überprüfer A zuerst handelt und das Dokument ablehnt, wird der Überprüfungsprozess beendet, und der Überarbeitungsstatus wird auf Abgebrochen gesetzt. Überprüfer B erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail, dass die Überprüfung abgelehnt wurde, und der Status wird in Nicht mehr erforderlich geändert. Wenn Überprüfer A zuerst handelt und das Dokument genehmigt, wird der Überprüfungsprozess angehalten, und das Dokument kann in die Genehmigungsphase übergehen. Der Status von Überprüfer B wird in „Nicht mehr erforderlich“ geändert.

    Dokumentfreigabe

    Nachdem das Dokument überprüft wurde, senden Sie es zur Genehmigung. Wenn das Dokument keinen Genehmiger hat, wird der Genehmigungsprozess ausgelassen.

    Wenn der endgültige Genehmiger das Dokument genehmigt, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt. Nach einer erfolgreichen endgültigen Genehmigung ändert sich die Dokumentphase in der Liste der Dokumentversionen in „Bereit zur Veröffentlichung“.

    Wenn mehrere Genehmiger vorhanden sind, wird der Genehmigungsprozess der Reihe nach ausgeführt, und mehrere Genehmiger können einer einzigen Reihenfolge zugewiesen werden. Beispiel:
    • Sequenz 1: Genehmiger A und B
    • Sequenz 2: Genehmiger C und D
    • Sequenz 3: Genehmiger E

    Die Sequenzen finden in aufsteigender chronologischer Reihenfolge statt. Die Genehmiger A und B erhalten die Genehmigungsanforderung zuerst (die Genehmiger C, D und E sind noch nicht Teil des Prozesses). Ähnlich wie beim Überprüfungsprozess bestimmt der erste Genehmiger, der innerhalb einer Sequenz handelt, was mit dem Dokument geschieht. Wenn Genehmiger A zuerst handelt und das Dokument ablehnt, wird der Genehmigungsprozess beendet, und der Status wird auf „Abgebrochen“ gesetzt. Der Status von Genehmiger B wird in „Nicht mehr erforderlich“ geändert. Wenn Genehmiger A zuerst handelt und das Dokument genehmigt, wird der Prozess angehalten, und der Status von Genehmiger B wird in „Nicht mehr erforderlich“ geändert. Das Dokument wird dann in Genehmigungssequenz 2 verschoben. Nachdem mindestens ein Genehmiger in jeder Sequenz das Dokument genehmigt hat, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt, dass das Dokument genehmigt wurde.

    Veröffentlichen Sie ein Dokument

    Nachdem ein Dokument erstellt und bearbeitet wurde, kann die Überarbeitung zur Entwurfsüberprüfung und endgültigen Genehmigung übermittelt werden. Nach der endgültigen Genehmigung kann das Dokument veröffentlicht werden.

    Wenn der Genehmigungs- und Veröffentlichungsprozess wiederholt wird, wird die veröffentlichte Überarbeitung beim Veröffentlichen der neuen Überarbeitung deaktiviert. Alle Workflows, die für frühere Überarbeitungen ausgeführt wurden, werden bei der Veröffentlichung des Dokuments abgebrochen.