Dokumentfreigabe

Freigeben Version: Washingtondc

Aktualisiert 1. Februar 2024

1 Minute Lesedauer

Während des Genehmigungsprozesses wird das Dokument vom Genehmiger genehmigt oder abgelehnt. Ein Dokument durchläuft den Genehmigungsprozess nach dem Überprüfungsprozess.

Freigabeworkflow

Nachdem das Dokument überprüft wurde, senden Sie es zur Genehmigung. Wenn das Dokument keinen Genehmiger hat, entfällt der Genehmigungsprozess.

Wenn das Dokument Aktiv ist, wird der Workflow Standard-Dokumentenmanagement zum Verwalten von Genehmigungen verwendet:

Standard-Workflow — Abbildung : 1. Workflow „Standard-Dokumentenmanagement“

Wenn der Genehmiger das Dokument ablehnt, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt, und die Überprüfung des Dokuments wird abgebrochen. Der Autor, der Besitzer und der Genehmiger sollten besprechen, welche Änderungen an dem Dokument vorgenommen werden müssen. Wenn das Dokument fertig ist, kann eine neue Überprüfung eingeleitet werden.

Wenn der endgültige Genehmiger das Dokument genehmigt, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt. Sobald die endgültige Genehmigung erfolgreich ist, ändert sich die Dokumentphase in der Liste der Dokumentüberarbeitungen in Bereit für die Veröffentlichung:

Abbildung : 2. Ergebnis des Workflows „Standard-Dokumentenmanagement“

Prozessänderung für mehrere Genehmiger

Wenn es mehrere Genehmiger gibt, läuft der Genehmigungsprozess nacheinander ab, und mehrere Genehmiger können einer einzelnen Sequenz zugewiesen werden. Beispiel:

Sequenz 1: Genehmiger A und B
Sequenz 2: Genehmiger C und D
Sequenz 3: Genehmiger E

Da die Sequenzen in aufsteigender chronologischer Reihenfolge stattfinden, erhalten die Genehmiger A und B die Genehmigungsanforderung zuerst (die Genehmiger C, D und E sind noch nicht Teil des Prozesses). Ähnlich wie beim Überprüfungsprozess bestimmt der erste Genehmiger, der innerhalb einer Sequenz handelt, was mit dem Dokument geschieht. Wenn Genehmiger A zuerst handelt und das Dokument ablehnt, wird der Genehmigungsprozess angehalten, und der Status wird auf „Abgebrochen“ gesetzt. Der Status von Genehmiger B wird in „Nicht mehr erforderlich“ geändert. Wenn Genehmiger A zuerst handelt und das Dokument genehmigt, wird der Prozess angehalten, und der Status von Genehmiger B wird in „Nicht mehr erforderlich“ geändert. Anschließend wird das Dokument in die Genehmigungssequenz 2 verschoben. Nachdem mindestens ein Genehmiger in jeder Sequenz das Dokument genehmigt hat, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt, dass das Dokument genehmigt wurde.