Dokumentversionen
In der Anwendung ServiceNow® Document Management werden Dokumente als Versionen im Datensatz angezeigt. Sie können diese Versionen als zugehörige Liste im Dokumentdatensatz anzeigen. Ein Dokument kann viele Versionen haben.
Der Begriff „Dokument“ bezieht sich auf den Containerdatensatz, der Dokumentinformationen wie Name, Beschreibung, Typ und andere Metadaten enthält. Der Dokumentdatensatz enthält zwar nicht die eigentliche Dokumentdatei, aber Versionen im Datensatz, die Sie öffnen, aktualisieren und nachverfolgen können.
Verwenden Sie das Anhangsymbol ( 
), um Dokumente zu einem Datensatz hinzuzufügen.
Alternativ können Sie den Link zu einem Dokument im URL-Feld angeben. Sie greifen dann auf die tatsächlichen Dokumente zu, indem Sie die Versionen in der zugehörigen Liste auswählen.
Überprüfung und Genehmigung der Dokumentversion
Alle genehmigenden und überprüfenden Benutzer haben Lesezugriff auf die Dokumente, die sie genehmigen.
Ein Dokument kann einen Prüfer oder mehrere Prüfer und keine Genehmiger haben und umgekehrt. Benutzer mit den Rollen „admin“ und „platform_document_management_admin“ haben die Möglichkeit, Genehmigungs- und Überprüfungsregeln zu erstellen.
- Initiieren Sie den Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflow für eine Dokumentversion.
- Veröffentlichen Sie die genehmigte Version.
- Sehen Sie sich den Aktivitätenstrom des Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflows an.
- Verfolgen Sie den Versionsstatusdes Dokuments nach.
Bei mehreren Dokumentversionen wird die zuletzt überprüfte und genehmigte Version veröffentlicht, und die vorherigen Versionen werden gelöscht.