Configurer la prise de rendez-vous
Créez ou modifiez des configurations de Prise de rendez-vous pour les services Expérience de visite. Un service est défini comme l'emplacement physique réel d'une file d'attente de visite. Les informations stockées dans la configuration de l’application Walk-up Experience s’appliquent à tous les services ou emplacements de file d’attente au sein de l’application.
Avant de commencer
Rôle requis : sn_csm_walkup.walkup_admin
Procédure
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Dans le formulaire Configuration de service de Prise de rendez-vous, renseignez les champs suivants selon vos besoins.
Tableau 1. Formulaire de configuration de service de Prise de rendez-vous Champ Description Nom Nom de la configuration de service. Actives Active la prise de rendez-vous pour le service. Remarque :si ce paramètre est désactivé, les clients ne peuvent pas fixer de rendez-vous pour le service, mais peuvent toujours créer des commandes de travaux.Informations générales Configuration Le nom de la configuration de Prise de rendez-vous à laquelle ce service appartient. Table de disponibilité La table calcule la disponibilité des rendez-vous. Pour Walk-up Experience, choisissez Rendez-vous de visite [wu_appointment]. Calendriers des jours non ouvrés Calendrier des jours non ouvrés à utiliser lors de la détermination de la disponibilité. Prise de rendez-vous prend en compte le calendrier des jours non ouvrés lors de la détermination du nombre de rendez-vous disponibles et exclut tout jour configuré comme Exclure dans le calendrier. Cliquez sur l'icône de recherche et sélectionnez un calendrier dans la liste des calendriers. Remarque :Les calendriers des jours non ouvrés sont utiles lorsque vous définissez la méthode d’affectation des tâches sur Manuellement, ce qui ne tient pas compte des calendriers des agents.Informations du catalogue Élément de catalogue Le service dans le catalogue de services pour lequel vous créez cette configuration de Prise de rendez-vous. Cliquez sur l'icône de recherche et sélectionnez le service associé dans la liste des créateurs d'enregistrements.
Vous devez créer un créateur d’enregistrement pour chaque emplacement de service de visite.Remarque :l'élément de catalogue doit exister dans le catalogue de services.si vous utilisez la prise de rendez-vous avec les commandes de travaux, créez un modèle de commande de travaux avant de configurer la prise de rendez-vous.
Emplacement Le champ sur le fournisseur d'enregistrement qui détermine l'emplacement du rendez-vous. Remarque :Assurez-vous que le champ Emplacement sur ce formulaire et sur le formulaire File d'attente de l'emplacement de visite (wu_location_queue) sont configurés de la même façon. Expérience de visite contient la variable de référence emplacement, qui est un enregistrement de l'emplacement (cmn_location). Sélectionner Emplacement depuis l'icône de la liste de recherches
vous permet de vous aligner sur le même fuseau horaire que l'emplacement de visite pour lequel vous effectuez la configuration. Lorsque vous sélectionnez Emplacement, le calendrier de prise de rendez-vous en ligne s’affiche dans le fuseau horaire de l’utilisateur. Si vous laissez ce champ vide ou si vous n’avez pas configuré la préférence utilisateur pour que l’instance ait un fuseau horaire associé, le calendrier de prise de rendez-vous s’affiche par défaut dans le fuseau horaire de l’utilisateur. Si un utilisateur en Europe a des préférences utilisateur pour le fuseau horaire configuré pour l’Europe/Bruxelles et que la configuration de Prise de rendez-vous pour le champ Emplacement est définie sur une cmn_location avec le fuseau horaire États-Unis/Pacifique, le calendrier de prise de rendez-vous s’affiche dans le fuseau horaire États-Unis/Pacifique.
Lorsqu’un utilisateur crée un rendez-vous, le système utilise par défaut le calendrier associé à la file d’attente de l’emplacement de visite (wu_location_queue), quelle que soit la valeur du champ Emplacement de ce créateur d’enregistrement.
Le rendez-vous est obligatoire Cochez cette case si elle est requise pour qu’un client crée un rendez-vous lorsqu’il demande ce service. - Si cette option est activée, le champ Rendez-vous apparaît sur le créateur d’enregistrement et l’utilisateur doit sélectionner un rendez-vous disponible avant d’envoyer la demande de service.
- Si elle est désactivée, l’utilisateur peut envoyer la demande de service sans choisir de rendez-vous.
Contact de l'utilisateur Le champ sur le créateur d’enregistrement qui détermine pour qui le rendez-vous a été créé. Définissez ce champ sur Contact. Il s'agit d'un champ de référence qui recherche une variable sys_user sur le créateur d'enregistrement. Réservation Rendez-vous par fenêtre Nombre de rendez-vous disponibles pour chaque créneau horaire de rendez-vous configuré. Ce nombre détermine le nombre de rendez-vous disponibles affichés sur la fenêtre Sélectionner un rendez-vous. Saisissez un numéro dans ce champ si la méthode d'affectation des tâches configurée est Manuellement. Si la méthode configurée est Affectation automatique ou Planification dynamique, ce paramètre ne s'applique pas, sauf si aucun emplacement n'est fourni. La configuration utilise alors par défaut le nombre de rendez-vous par fenêtre. Délai Nombre d’heures ou de jours à partir de l’heure actuelle après lesquels vous avez réservé un rendez-vous pour ce service. Définissez le délai en heures ou en jours. La valeur par défaut est de 4 heures. Nombre max. de jours jusqu'à la réservation Nombre de jours après le jour actuel pendant lesquels un rendez-vous peut être réservé pour ce service. La valeur par défaut est de 14 jours. Date limite de report / annulation Nombre minimal d'heures ou de jours avant l'heure de début d'un rendez-vous pour qu'un rendez-vous puisse être annulé ou reporté. Si un utilisateur tente d’annuler ou de reporter un rendez-vous pendant ce nombre d’heures, le bouton Annuler n’est pas disponible. Définissez la durée en heures ou en jours. La valeur par défaut est de 4 heures. Rendez-vous Fenêtre de rendez-vous La longueur ou la durée de la fenêtre de rendez-vous. Remarque :prévoyez suffisamment de temps pour commencer et terminer le travail pendant cette fenêtre.Durée de la tâche Durée requise pour accomplir toutes les tâches créées par le créateur d’enregistrement. Vous définissez la durée d’une tâche lors de sa création, qui est utilisée pour déterminer la disponibilité. La valeur par défaut est de 1 heure. Durée de déplacement (aller-retour) Valeur estimée du temps de déplacement moyen (aller-retour) requis pour l’agent qui exécute la tâche. Définissez la valeur sur 0 puisque le travail est effectué sur site et qu’il n’y a donc pas de déplacement nécessaire. Calendrier quotidien Jours pouvant être réservés Jours de la semaine pour lesquels des rendez-vous peuvent être réservés. La valeur par défaut est du lundi au vendredi. Les jours pouvant être réservés doivent refléter le calendrier de rendez-vous. Remarque :les calendriers de rendez-vous sont distincts du calendrier d'emplacement de file d'attente de visite, mais devraient avoir les mêmes jours et heures.Heure de début quotidienne Début de la journée de travail et première heure de début possible pour une fenêtre de rendez-vous. La valeur par défaut est de 9h00. Heure de fin quotidienne La fin de la journée de travail et la dernière heure de fin possible pour une fenêtre de rendez-vous. La valeur par défaut est de 18h00. Inclure une pause quotidienne Cochez cette case pour planifier une pause pour chaque jour pouvant être réservé, puis sélectionnez les heures de début et de fin de la pause. Peut définir une pause qui s’applique à tous les jours. Aperçu de la réservation de rendez-vous Fournit un aperçu des fenêtres et des heures de rendez-vous en fonction des sélections d'heures de début et de fin, de temps de pause et de fenêtre de rendez-vous.