Créer une Expérience de visite configuration de réservation de rendez-vous pour un service
Créer ou modifier des configurations de Prise de rendez-vous pour les services Expérience de visite. Un service est défini comme l'emplacement physique réel d'une file d'attente de visite. Les informations stockées dans la configuration de l’application Expérience de visite s’appliquent à tous les services, ou emplacements de file d’attente, au sein de l’application.
Avant de commencer
Rôle requis : sn_apptmnt_booking.appointment_booking_admin
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Pour utiliser la fonctionnalité de Prise de rendez-vous, les administrateurs doivent créer une configuration pour chaque service, ou emplacement de file d'attente, disponible pour les clients de visite. Les configurations de service sont créées dans la configuration de l'application Expérience de visite, dans le cadre de l'application Prise de rendez-vous.
Procédure
- Accédez à la Tous > Prise de rendez-vous > Configuration de prise de rendez-vous.
- Cliquez sur Expérience de visite.
-
Dans la liste connexe Configuration de service de Prise de rendez-vous, cliquez sur Nouveau pour créer une configuration de service.
Vous pouvez également cliquer sur une configuration de service existante pour modifier les données.
-
Dans le formulaire Configuration de service de Prise de rendez-vous, renseignez les champs suivants selon vos besoins.
Tableau 1. Champs de configuration de service de Prise de rendez-vous Champ Description Actives Active la prise de rendez-vous pour le service. Remarque :si ce paramètre est désactivé, les clients ne peuvent pas fixer de rendez-vous pour le service, mais peuvent toujours créer des commandes de travaux.Informations générales Nom Nom de la configuration de service. Configuration Le nom de la configuration de Prise de rendez-vous à laquelle ce service appartient. Table de disponibilité Table utilisée pour calculer la disponibilité des rendez-vous. Pour Expérience de visite, choisissez Rendez-vous de visite [wu_appointment].
Calendriers des jours non ouvrés Calendrier des jours non ouvrés à utiliser lors de la détermination de la disponibilité. Prise de rendez-vous prend en compte le calendrier des jours non ouvrés lors de la détermination du nombre de rendez-vous disponibles et exclut tout jour configuré comme Exclure dans le calendrier. Cliquez sur l'icône de recherche et sélectionnez un calendrier dans la liste des calendriers. Remarque :les calendriers des jours non ouvrés sont utiles lorsque la méthode d'affectation des tâches configurée est Manuellement, ce qui ne tient pas compte des calendriers des agents.Informations du catalogue Élément de catalogue Le service dans le catalogue de services pour lequel cette configuration de Prise de rendez-vous est créée. Cliquez sur l’icône de recherche et sélectionnez un service dans la liste des créateurs d’enregistrements.Remarque :l'élément de catalogue doit exister dans le catalogue de services.si vous utilisez la prise de rendez-vous avec les commandes de travaux, créez un modèle de commande de travaux avant de configurer la prise de rendez-vous.
Emplacement Le champ sur le fournisseur d'enregistrement qui détermine l'emplacement du rendez-vous. Le rendez-vous est obligatoire Cochez cette case s’il est obligatoire qu’un client crée un rendez-vous lorsqu’il demande ce service. - Si cette option est activée, le champ Rendez-vous apparaît sur le créateur d’enregistrement et l’utilisateur doit sélectionner un rendez-vous disponible dans la fenêtre Sélectionner un rendez-vous avant d’envoyer la demande de service.
- Si elle est désactivée, l’utilisateur peut envoyer la demande de service sans choisir de rendez-vous.
Contact de l'utilisateur Le champ sur le fournisseur d’enregistrement qui détermine pour qui le rendez-vous est créé. Il s’agit d’un champ de référence qui recherche une variable sys_user sur le créateur d’enregistrement, par exemple, Contact. Fuseau horaire Fenêtre de rendez-vous basée sur le champ Fuseau horaire spécifié dans l’enregistrement du contact de l’utilisateur ou sur l’emplacement où le rendez-vous est prévu pour la tâche. Réservation Rendez-vous par fenêtre Nombre de rendez-vous disponibles pour chaque créneau horaire de rendez-vous configuré. Ce nombre détermine le nombre de rendez-vous disponibles affichés sur la fenêtre Sélectionner un rendez-vous. Saisissez un numéro dans ce champ si la méthode d'affectation des tâches configurée est Manuellement. Si la méthode configurée est Affectation automatique ou Planification dynamique, ce paramètre ne s'applique pas, sauf si aucun emplacement n'est fourni. La configuration utilise alors par défaut le nombre de rendez-vous par fenêtre. Délai Nombre d’heures ou de jours à partir de l’heure actuelle avant qu’un rendez-vous puisse être réservé pour ce service. Définissez le délai en heures ou en jours. La valeur par défaut est de 4 heures. Nombre max. de jours jusqu'à la réservation Nombre de jours à partir du jour actuel pendant lesquels un rendez-vous peut être réservé pour ce service. La valeur par défaut est de 14 jours. Date limite de report / annulation Nombre d’heures ou de jours avant l’heure de début d’un rendez-vous qui sont nécessaires pour qu’un rendez-vous puisse être annulé ou reporté. Si un utilisateur tente d’annuler ou de reporter un rendez-vous pendant ce nombre d’heures, le bouton Annuler n’est pas disponible. Définissez la durée en heures ou en jours. La valeur par défaut est de 4 heures. Rendez-vous Fenêtre de rendez-vous La longueur ou la durée de la fenêtre de rendez-vous. Remarque :prévoyez suffisamment de temps pour que le travail puisse être commencé et terminé pendant cette durée.Durée de la tâche Durée requise pour accomplir toutes les tâches créées par le créateur d’enregistrement. Cette durée est fixée pour une tâche lorsqu'elle est créée. Utilisée pour déterminer la disponibilité. La valeur par défaut est de 1 heure. Durée de déplacement (aller-retour) Valeur estimée du temps de déplacement moyen (aller-retour) requis pour l’agent qui exécute la tâche. Définissez la valeur sur 0 puisque le travail est effectué sur site et qu’il n’y a donc pas de déplacement nécessaire. Calendrier quotidien Jours pouvant être réservés Jours de la semaine pour lesquels des rendez-vous peuvent être réservés. La valeur par défaut est du lundi au vendredi. Les jours pouvant être réservés doivent refléter le calendrier de rendez-vous. Remarque :les calendriers de rendez-vous sont distincts du calendrier d'emplacement de file d'attente de visite, mais devraient avoir les mêmes jours et heures.Heure de début quotidienne Début de la journée de travail et première heure de début possible pour une fenêtre de rendez-vous. La valeur par défaut est de 9h00. Heure de fin quotidienne La fin de la journée de travail et la dernière heure de fin possible pour une fenêtre de rendez-vous. La valeur par défaut est de 18h00. Inclure une pause quotidienne Cochez cette case pour planifier une pause pour chaque jour pouvant être réservé, puis sélectionnez les heures de début et de fin de la pause. Peut définir une pause qui s’applique à tous les jours. Aperçu de la réservation de rendez-vous Fournit un aperçu des fenêtres et des heures de rendez-vous en fonction des sélections d'heures de début et de fin, de temps de pause et de fenêtre de rendez-vous. - Cliquez sur Envoyer.