Reservierung erstellen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 21 Minuten Lesedauer

    • Reservieren Sie ein Arbeitsplatzelement wie einen Raum für eine einzelne, mehrtägige oder wiederkehrende Reservierung.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Sie können ein Element für sich selbst oder für jemand anderen reservieren. Bevor Sie einen Raum oder Schreibtisch buchen, können Sie in der Zeitplanansicht auch die Verfügbarkeit des ausgewählten Elements prüfen. Schauen Sie nach, welche Services standardmäßig mit dem Element zur Verfügung gestellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Standardservices.

    Wenn Sie die Anwendung Workplace Space Management installiert haben, werden die Suchergebnisse wie folgt angezeigt:
    • Wenn das Kontrollkästchen „Kostenstelle“ oder „Abteilung“ aktiviert ist, werden nur die Arbeitsbereiche und Schreibtische angezeigt, die dieselbe Kostenstelle oder Abteilung aufweisen wie der Standort ihres Anwenderprofils.
    • Es werden nur Arbeitsbereiche und Schreibtische angezeigt, die als flexibel zugewiesen sind, oder es werden gar keine angezeigt. In den Suchergebnissen werden keine permanenten Arbeitsbereiche und Schreibtische angezeigt.
    Sie können eine Reservierung auch über den -Chatsupport Virtual Agent vornehmen.
    1. Navigieren zu Workplace Core > Serviceportal für Arbeitsplatz > Startseite des Arbeitsplatz-Serviceportals > Nehmen Sie eine Reservierung vor. Sie können diese Option auch auswählen, um eine Reservierung über die Dropdown-Liste Reservierung im oberen rechten Bereich der Homepage vorzunehmen.

    2. Eine andere Möglichkeit, eine Reservierung vorzunehmen, ist über das Chat-Symbol. Wählen Sie auf der Homepage unten rechts das Chat-Symbol ( Chat-Symbol.). Um eine Reservierung vorzunehmen, geben Sie Ihre Frage ein, oder wählen Sie Alles anzeigen, um in der Liste der verfügbaren Optionen eine Auswahl zu treffen.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie von einem der folgenden Startpunkte zur Seite „Reservierung vornehmen“.
      OrtSchritte
      Anwendungsnavigationsfilter Navigieren zu Alle > Management von Arbeitsplatz-Reservierungen > Portal > Neue Reservierung. Wählen Sie das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten. Die Typen werden als Registerkarten angezeigt, z. B. Besprechungsräume oder Schreibtische.
      Von Workplace-Serviceportal
      1. Navigieren zu Workplace Core > Serviceportal für Arbeitsplatz > Startseite des Arbeitsplatz-Serviceportals.
        Hinweis:
        Sie können auch eine Anforderung über das Mitarbeiter-Center senden. Navigieren Sie auf der -Homepage zu Arbeitsplatz > Durchsuchen Sie alle Workplace und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus.
      2. Öffnen Sie das Reservierungsportal, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
        • Klicken Reservierungen > Reservierung vornehmen.
        • Wählen Sie auf der Homepage Reservierung direkt vornehmen.
        • Wählen Sie im Servicekatalog für Arbeitsplätze Neue allgemeine Reservierung.
          1. Auswahlvorgang Katalog > Nach Kategorien durchsuchen > Servicekatalog für Arbeitsplatz.
            Hinweis:
            Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Liste Kataloge, und wählen Sie Servicekatalog für Arbeitsplatz.
          2. Auswahlvorgang Reservierungsverwaltung > Neue allgemeine Reservierung.
      Die Seite „Reservierung vornehmen“ wird auf einer neuen Registerkarte geöffnet.

    2. Beispielsweise können die folgenden reservierbaren Module im reservierbaren Modul aktiviert werden.

      • Desks (Schreibtische)
      • Schreibtische mit einer Fläche
      • Besprechungsräume erfordern eine Genehmigung
      • Konferenzräume
      • Schreibtische mit einer Schicht
    3. Wählen Sie auf der Seite Reservierung vornehmen einen der reservierbaren Pfade aus:

      Die Reservierungspfade sind für ein ausgewähltes reservierbares Modul aktiviert.

      • Alle durchsuchen
      • In der Nähe einer Person suchen
      • Nach Bereich durchsuchen
      • Nach Arbeitsbereich suchen
      • Alle Bereiche durchsuchen

      Wählen Sie beispielsweise Alle durchsuchenaus.

    4. Wahlweise: Nachdem Sie das reservierbare Modul ausgewählt haben, das Sie reservieren möchten, um nach allen verfügbaren Plätzen zu suchen, wählen Sie Alledurchsuchen aus.
      Standardmäßig ist die Option Alle durchsuchen ausgewählt.
      1. Für die Suche nach einem Arbeitsplatzelement, das Sie reservieren möchten, stehen Ihnen folgende Kriterien zur Verfügung.
        • Gebäude: Name des Gebäudes
        • (Optional) Stockwerk: Stockwerk des Gebäudes, in dem Sie reservieren möchten. Der Reservierungsadministrator kann pro Modul angeben, ob ein Mitarbeiter nach einem Stockwerk suchen kann.
        • Startdatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit des Startdatums und der Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement verwenden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.

        • Enddatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement nicht mehr verwenden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.

          Mitarbeiter dürfen kein Datum auswählen und keine Reservierung erstellen, wenn Enddatum und -uhrzeit den Wert Max. Tage in Zukunft überschreiten, der im Modul Reservierbar konfiguriert ist. Der Wert Max. Tage in Zukunft gibt die maximale Anzahl der Tage in der Zukunft an, bis zu der das reservierbare Modul reserviert werden kann.

          Wenn ein Mitarbeiter manuell ein ungültiges Datum eingibt, das nach dem im Wert Max. Tage in Zukunft angegebenen Wert liegt, setzt die Anwendung das Datum auf das aktuelle Datum zurück. Der Mitarbeiter wird mit einem Tooltip über die maximalen Tage in der Zukunft informiert.

        • Wiederkehrend: Option zum wiederkehrenden Reservieren der Arbeitsplatzelemente. Geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung in einer wiederkehrenden Serie an.

          Wählen Sie für wöchentliche Reservierungen die Wochentage für die Reservierung aus. Die Option Wiederkehrend wird basierend auf der von Ihrem Administrator festgelegten Konfiguration angezeigt. Wenn wiederkehrende Reservierungskonflikte auftreten, werden sie automatisch gelöst, sofern Ihr Administrator dies konfiguriert hat.

          Hinweis:
          Das Hinzufügen der Option für zusätzliche Services ist für wiederkehrende Reservierungen nicht verfügbar.
          • Wenn Ihr Administrator ein Limit für die maximalen Tage festgelegt hat, die Sie in Zukunft reservieren können, können Sie keine Tage in der Zukunft nach dem vom Administrator festgelegten Datum auswählen. Es wird eine Warnung zu der Einschränkung angezeigt.
          • Wenn der Administrator beispielsweise die Tage in der Zukunft auf 45 Tage beschränkt hat, können Sie bei der wiederkehrenden Reservierung kein Datum nach t45 Tagen auswählen. Die Anzahl der für die Option „ Ende an diesem Datum “ verfügbaren Tage hängt von der Auswahl in „ Täglich“, „ Wöchentlich“ oder „ Monatlich “ ab. Das für die Wiederholung angegebene Enddatum und die Endzeit werden für die Endzeit der Reservierung verwendet.
          • Wenn Ihr Administrator für die kommenden Tage keine solche Einschränkung festlegt, können Sie ein beliebiges Datum auswählen. Dies hängt jedoch davon ab, wie viele Vorkommen Sie vornehmen dürfen.
        • Ganztägig: Wählen Sie diese Option aus, um das Arbeitsplatzelement für einen ganzen Tag zu reservieren. Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die ganztägige Reservierungseinstellung für den ausgewählten Typ aktiviert hat. Start- und die Endzeit der Reservierung hängen von den Zeiten ab, die Ihre Organisation festgelegt hat. Die Option Ganztägig ist auch auf der Seite „Flächendetails“ verfügbar.
          Hinweis:
          Die Darstellung der Option „ Ganztägig “ hängt von der Konfiguration Ihres Administrators ab. Wenn Ihr Administrator für den ausgewählten Typeine ganztägige Reservierung vorgeschrieben hat, erfolgt die Reservierung automatisch für den gesamten Tag. Sie können nur das Startdatum der Reservierung ändern.
        • Weiteres Gebäude hinzufügen: Reservieren Sie mehrere Arbeitsplatzelemente in mehreren Gebäuden in verschiedenen Zeitzonen für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit in einer einzigen Reservierung.
          Hinweis:
          Diese Option ist verfügbar, wenn Sie das Kontrollkästchen Mehrere Reservierungen zulassen in aktiviert haben Reservierbares Modul > Reservierbare Elemente – Modulkonfiguration Registerkarte Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie Reservierungen für mehrere Gebäude.
    5. Wahlweise: Um nach allen verfügbaren Plätzen in einem Bereich zu suchen, wählen Sie Nach Bereich durchsuchen aus.
      1. Geben Sie die folgenden Details an, um nach dem am besten geeignetsten Platz in einem Bereich zu suchen.
        • Gebäude: Name des Gebäudes
        • Bereich: Bereich im Gebäude, in dem Sie einen Platz reservieren möchten.

          Bereiche werden alphabetisch oder gemäß der Reihenfolge sortiert, die Sie in der Bereichstabelle konfiguriert haben. Wenn eine Sortierreihenfolge für einen Bereich konfiguriert ist, wird sie entsprechend sortiert. Wenn für ein Element kein Wert für die Sortierreihenfolge angegeben ist, werden die Elemente oben in der Liste (aufsteigende Reihenfolge ) und dann alphabetisch sortiert. Die Bereichsnamen werden alphabetisch nach dem Bezeichnungsnamen sortiert. Elemente mit Reihenfolge werden unten aufgelistet.

        • Startdatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement verwenden würden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
        • Enddatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement nicht mehr verwenden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
        • Wiederkehrend: Option einer wiederkehrenden Reservierung des Arbeitsplatzelements. Wählen Sie dieses Feld aus, und geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung an. Wählen Sie für wöchentliche Reservierungen die Wochentage für die Reservierung aus. Die Option Wiederkehrend wird abhängig von den Einstellungen der Option Wiederkehrende Reservierungen zulassen auf der Modulseite „Reservierbar“ angezeigt.

          Wenn die Option Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen im Formular „Reservierbares Modul“ aktiviert ist, versucht die Anwendung, wiederkehrende Reservierungskonflikte automatisch zu lösen. Weitere Informationen zum Lösen von Konflikten bei wiederkehrenden Reservierungen finden Sie unter .

        • Ganztägig: Wählen Sie diese Option aus, um das Arbeitsplatzelement für einen ganzen Tag zu reservieren. Start- und die Endzeit der Reservierung hängen von den Zeiten ab, die das Unternehmen festgelegt hat. Sie können die Endzeit nicht ändern. Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die ganztägige Reservierungseinstellung für den ausgewählten Typ aktiviert hat.
    6. Um im Kontext eines Arbeitsbereichs nach reservierbaren Flächen zu suchen, wählen Sie die Option Nach Arbeitsbereich suchen aus.
      Hinweis:
      DieOption „Nach Arbeitsbereich durchsuchen“ ist nur verfügbar, wenn die Option „Nach Arbeitsbereich durchsuchen “ auf der Konfigurationsseite des Moduls „Reservierbar“ ausgewählt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.

      Weitere Informationen zum Zuweisen von Flächen in einem Arbeitsbereich finden Sie unter Erstellen Sie einen Arbeitsbereich für Arbeitsplatzanwender.

      1. Suchen Sie nach der am besten geeigneten Fläche in einem Bereich.

        Füllen Sie die Formularfelder aus.

        Tabelle : 1. Nach Arbeitsbereich durchsuchen
        Feld Beschreibung
        Arbeitsbereich Name des Arbeitsbereichs

        Arbeitsbereiche werden alphabetisch oder gemäß der Reihenfolge sortiert, die Sie in der Arbeitsbereichstabelle konfiguriert haben. Wenn eine Sortierreihenfolge konfiguriert ist, wird sie entsprechend sortiert. Wenn für ein Element kein Wert für die Sortierreihenfolge angegeben ist, wird es oben in der Liste aufgeführt (aufsteigende Reihenfolge) und dann alphabetisch sortiert. Die Namen werden alphabetisch nach dem Bezeichnungsnamen sortiert.
        Gebäude Name des Gebäudes
        Hinweis:
        Gebäude werden nur angezeigt, wenn eine zugewiesene Fläche Teil eines Arbeitsbereichs ist.
        Optional (Stockwerk) Name des Stockwerks.
        Der Reservierungsadministrator kann pro Modul angeben, ob ein Mitarbeiter bei der Suche Stockwerk verwenden kann.
        Hinweis:
        Stockwerke werden nur angezeigt, wenn eine zugewiesene Fläche Teil eines Arbeitsbereichs ist.
        Startdatum und -uhrzeit Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit), zu dem Sie das Arbeitsplatzelement verwenden würden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.

        Enddatum und -uhrzeit Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit), zu dem Sie das Arbeitsplatzelement nicht mehr verwenden würden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
        Wiederkehrend Option zum wiederkehrenden Reservieren des Arbeitsplatzelements.

        Wählen Sie dieses Feld aus, und geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung an. Wählen Sie für wöchentliche Reservierungen die Wochentage für die Reservierung aus. Die Option Wiederkehrend wird basierend auf der Konfiguration Ihres Administrators angezeigt.

        Hinweis:
        Das Hinzufügen zusätzlicher Services ist für wiederkehrende Reservierungen nicht verfügbar.
        Ganztägig Option zum Reservieren des Arbeitsplatzelements für einen ganzen Tag.

        Start- und die Endzeit der Reservierung hängen von den Zeiten ab, die das Unternehmen festgelegt hat. Sie können die Endzeit nicht ändern.

        Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die ganztägige Reservierungseinstellung für den ausgewählten Typ aktiviert hat.
        Ein weiteres Gebäude hinzufügen Reservieren Sie mehrere Arbeitsplatzelemente an mehreren Standorten und in Gebäuden, die zum selben Arbeitsbereich gehören.

        Die Gebäude können für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit zu verschiedenen Zeitzonen in einer einzigen Reservierung gehören.

        Hinweis:
        Diese Option ist verfügbar, wenn Sie das Kontrollkästchen Mehrere Reservierungen zulassen auf der Registerkarte Reservierbare Elemente – Modulkonfiguration aktiviert haben.

        Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie Reservierungen für mehrere Gebäude.
    7. Klicken Sie auf Suche.
      Es werden die Arbeitsplatzelemente angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen und für Reservierungen verfügbar sind. Wenn Sie auf Sucheklicken, wird standardmäßig die erste Gebäudekarte als ausgewählt angezeigt, und die verfügbaren Räume in diesem Gebäude werden angezeigt.
      Hinweis:
      Wenn beim Navigieren in der Nähe einer Person private Bereiche vorhanden sind, werden diese nicht im Suchergebnis angezeigt.
      Hinweis:
      Sie können zwischen den Registerkarten Kartenansicht und Zeitplanansicht wechseln, um die Verfügbarkeit von Arbeitsplatzelementen zu überprüfen. (Optional) Um einen Standort als Favoriten zu markieren, klicken Sie auf die Kartenansicht. Klicken Sie in der Zeitplanansicht auf das Favoritensymbol ( Favoritensymbol.).
    8. Wahlweise: Sortieren Sie die Arbeitsplatzelemente entweder in alphabetischer Reihenfolge oder über die Option Filter anzeigen mithilfe eines Filters.

      Die Option Meine Favoriten – Erste Sortierung wird automatisch ausgewählt, wenn Sie Lieblingsstandorte haben. Um die Option anzuzeigen, müssen Sie Zugriff auf die Anwendung Mitarbeiter-Center haben und über Favoritenstandorte verfügen. Zuerst werden Ihre bevorzugten Standorte in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet, gefolgt von den anderen Standorten, die den Suchkriterien entsprechen.

      Hinweis:
      Sie können Arbeitsplatzelemente nicht in alphabetischer Reihenfolge oder nach Ihren Lieblingsstandorten sortieren, wenn Sie Räume in der Nähe einer Person durchsuchen. Die Bereiche in der Nähe einer Person werden auf Grundlage von Nähe durchsucht.
    9. Wenn Sie eine wiederkehrende Reservierung vornehmen, können Sie basierend auf der Verfügbarkeit innerhalb der wiederkehrenden Serie wie folgt den am besten geeigneten Arbeitsplatz auswählen:
      Wichtig:
      Die Verfügbarkeit innerhalb der wiederkehrenden Serie wird Ihnen nur angezeigt, wenn Ihr Administrator die Anzeige entsprechend konfiguriert hat.
      • Auf den Karten des Arbeitsplatzes wird die Verfügbarkeit innerhalb der Serie angezeigt, anhand derer Sie die Verfügbarkeit dieses Platzes während der angegebenen Anzahl von Tagen ermitteln können. Die Verfügbarkeit innerhalb der Serie wird basierend auf der Anzeige der verfügbaren Plätze wie folgt angezeigt:
        • Kartenansicht: Die Verfügbarkeit innerhalb der Serie wird auf der Karte angezeigt.
        • Zeitplanansicht: Die Verfügbarkeit innerhalb der Serie wird auf der Karte angezeigt.
        • Kartenansicht: Die Verfügbarkeit innerhalb der Serie ist sichtbar, wenn Sie auf den Platz auf der Karte klicken.
        • Wenn Sie den Platz aus Ihrer Favoritenliste anzeigen, wird die Verfügbarkeit innerhalb der Serie auf der Seite Platzdetails des ausgewählten Platzes angezeigt.
      • Wenn Sie beispielsweise 8 wiederkehrende Tage ausgewählt haben, zeigt jede Arbeitsplatzkarte die Verfügbarkeit innerhalb der Serie an, z. B. 1/8, 2/8, 5/8, 6/8 und 8/8. Im Detail bedeutet 2/8, dass der Arbeitsplatz an 2 von 8 Tagen verfügbar ist.
      • Die Verfügbarkeit innerhalb der Serie wird farblich validiert, um es Ihnen visuell zu erleichtern. Außerdem wird ein Symbol angezeigt, das die allgemeine Verfügbarkeit anzeigt.
      • Dasselbe wird Ihnen in einer Zeitplanansicht und einer Kartenansicht angezeigt.
      • Wenn der Platzmanager zeitgebundene Zuteilungen aktiviert hat, ändert sich die Verfügbarkeit basierend auf dem Start- und Enddatum der Zuteilung. Wenn Sie beispielsweise 5 wiederkehrende Tage ausgewählt haben und der Arbeitsplatz für 3 von 5 Tagen zugewiesen ist, beträgt die Verfügbarkeit des Arbeitsplatzes 3/5. Nur das erste Vorkommen der wiederkehrenden Reservierung wird auf zeitgebundene Zuteilungen überprüft.
      • Wenn Sie den Arbeitsplatz auswählen, können Sie die Verfügbarkeit auch innerhalb der Serie unter dem Feld Verfügbarkeit auf der Seite „Reservierungsdetails“ anzeigen.
    10. Wählen Sie mit einer der folgenden Optionen das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten:
      • Klicken Sie auf Hinzufügen.
      • Wenn Sie die Registerkarte Zeitplanansicht ausgewählt haben, klicken Sie auf Hinzufügen.
      • Klicken Sie auf Kartenansicht, wählen Sie eine Fläche und dann Hinzufügen aus, um die Fläche hinzuzufügen.

        Wenn Ihre Organisation Stockwerkskarten verwendet, zeigen Sie die Stockwerkskarten mit Mappedin oder Indoor Mapping als Kartenanbieter an.

        .
    11. Wählen Sie Weiter.
    12. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 2. Formular „Reservierungsdetails“
      Feld Beschreibung
      Reservierungsbetreff Thema Ihrer Besprechung
      Alle Bereichsdetails als privat festlegen Option, um alle ausgewählten Bereiche als privat festzulegen.
      Hinweis:
      Die Option wird basierend auf den Standortdatenschutz-Setups der ausgewählten Plätze angezeigt.

      Wenn Sie mehrere Bereiche ausgewählt haben, können Sie Ihre Datenschutzeinstellungen auch für jeden Bereich einzeln angeben, indem Sie Bereichsdetails als privat markieren unter jedem Bereich im Formular verwenden.
      Bereichsdetails als privat festlegen Option, die Bereichsdetails des Bereichs als privat festzulegen.
      Hinweis:
      Die Option wird basierend auf den Datenschutz-Setups des Bereichs angezeigt.
      Betreff als privat festlegen Option zum Markieren des Betreffs der Reservierung als privat.
      Diese Elemente zusammen für dieselbe Person reservieren Option zum Reservieren aller Arbeitsplätze für denselben Benutzer. Diese Option wird angezeigt, wenn Sie mehrere Arbeitsplatzelemente zur Reservierung ausgewählt haben.
      Link zu virtueller Besprechung hinzufügen Option zum Generieren eines virtuellen Besprechungslinks, damit Remotemitarbeiter der Reservierung beitreten können.
      Hinweis:
      (Gilt nur für Microsoft Teams) Ab dem Store-Release „Mai 2023“ ruft die Anwendung beim Hinzufügen eines Besprechungslinks die Besprechungsdetails ab, während das Ereignis mit einem Kalenderanbieter synchronisiert wird.
      Diese Reservierung ist für Wenn Sie eine Reservierung im Namen einer anderen Person anfordern, wählen Sie den Namen dieser Person aus. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn Sie eine Reservierung für sich selbst anfordern.
      Anzahl der Teilnehmer Anzahl der Personen, die voraussichtlich an der Besprechung teilnehmen
      Dieser Reservierung eingeladene Personen hinzufügen
      Hinweis:
      Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Ihr Administrator die Konfiguration aktiviert hat, um Teilnehmer zu diesem Arbeitsplatzstandort einzuladen. Diese Option wird nicht angezeigt, wenn für den Arbeitsplatzstandort die Option Anzahl der Teilnehmer angezeigt wird.
      Kollegen einladen Mitarbeiter, die Sie zur Reservierung einladen möchten.
      Externe Besucher einladen Option zum Einladen externer Besucher.
      Hinweis:
      Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie die Anwendung Besuchermanagement für Arbeitsstätten installiert haben. Die Besucherdetails werden in der Anwendung Besuchermanagement für Arbeitsstätten automatisch protokolliert, damit das Empfangspersonal besucherbezogene Aufgaben ausführen kann.
      • Wenn Sie den Besucher bereits registriert haben, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie Vorheriger Besucher.
        2. Wählen Sie den Besucher im Feld Vorherigen Besucher auswählen aus.

          Sie können auch eine Vorschau der Besucherdetails anzeigen und sie bei Bedarf ändern. Die Details werden in allen besucherbezogenen Datensätzen und Registrierungsdatensätzen automatisch aktualisiert.

      • Wenn Sie den Besucher zum ersten Mal registrieren, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie Neuen Besucher hinzufügen.
        2. Wählen Sie den Besuchertyp aus.
        3. Wenn es sich um einen besonderen Gast handelt, aktivieren Sie VIP.
        4. Geben Sie den Vornamen des Besuchers ein.
        5. Geben Sie den Nachnamen des Besuchers ein.
        6. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Besuchers an, um ihm die Registrierungsdetails und Mitteilungen zu senden.
        7. Geben Sie die Telefonnummer des Besuchers ein.
        8. Geben Sie Details zur Organisation des Besuchers ein.
        9. Geben Sie den Titel des Besuchers ein.
        10. Geben Sie im Abschnitt „Private Notizen“ gegebenenfalls private Informationen an.
        11. Wählen Sie in den Feldern Besuchereinstellungen und Benachrichtigungseinstellungen die Einstellungen für den Besucher aus.
        12. Fügen Sie den Besucher hinzu, indem Sie auf Speichern und hinzufügen klicken.
    13. Klicken Sie auf Reservierung übermitteln.
    14. Überprüfen Sie die Seite mit der Reservierungszusammenfassung.
      Hinweis:
      Im Falle einer mehrtägigen Reservierung zeigt die Reservierungszusammenfassung die Endzeitdauer der Reservierung an.

      Seite „Reservierungszusammenfassung“.

    15. Klicken Sie auf Einchecken, um eine Reservierung einzuchecken, wenn für den von Ihnen reservierten Arbeitsplatzartikel ein Ein- und Auschecken erforderlich ist.
      Hinweis:
      Sie müssen innerhalb von 30 Minuten vor der Startzeit der Reservierung einchecken. Wenn die Reservierung nicht innerhalb von 30 Minuten vor der Startzeit der Reservierung eingecheckt wird, wird die Reservierung storniert. Sie erhalten eine E-Mail über die Stornierung. Die Option „Einchecken“ ist auch auf der Seite „Meine Reservierungen“ verfügbar.

      Falls an Ihrem Arbeitsplatzstandort Belegungssensoren installiert sind, werden Ihre reservierten Plätze automatisch eingecheckt. Sie erhalten auch Push-Benachrichtigungen in der App Workplace Service Delivery für Mobilgeräte, wenn Ihre reservierten Bereiche automatisch eingecheckt werden. Wenn der Standort des Arbeitsplatzes oder der Platzstatus Besetztlautet, checkt die Anwendung die Reservierung automatisch ein. Der Reservierungsstatus wird in den Status In Bearbeitung geändert. An Workplace Service Delivery für Mobile wird eine Push-Benachrichtigung gesendet: „Ihre Reservierung hat begonnen. Sie werden automatisch basierend auf der im Platz erkannten Anwesenheit eingecheckt. Es ist keine weitere Aktion erforderlich.“ Wenn der Raum den Status „ Nicht belegt “ oder „ Ungültig“ hat, sendet die Anwendung eine Push-Benachrichtigung „Ihre Reservierung für Reservierung für<space-name> wurde gestartet. Entweder Check-in, um Ihre Teilnahme zu bestätigen, oder Buchung freigeben, um die Platzreservierung zu stornieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie den automatischen Check-in für reservierte Flächen.

    16. Klicken Sie auf Auschecken, um eine Reservierung auszuchecken.
      Checken Sie innerhalb von 30 Minuten nach der Endzeit der Reservierung aus. Wenn die Reservierung nicht innerhalb von 30 Minuten nach der Endzeit der Reservierung ausgecheckt wird, erhalten Sie eine E-Mail-Erinnerung, um die Reservierung auszuchecken. Die Option Auschecken ist auch auf der Seite „Meine Reservierungen“ verfügbar.
    17. Fügen Sie auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ der Reservierung eingeladene Personen hinzu, oder entfernen Sie sie.
    18. Wechseln Sie auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ zur Registerkarte Eingeladene Anwender.
      Es werden die Details der eingeladenen Person angezeigt, z. B. Name, E-Mail-Adresse, zugewiesener Standort und Status der Einladungsakzeptanz.
    19. Wenn Sie mehrere Arbeitsplatzelemente ausgewählt haben und die eingeladenen Personen einem anderen Ort zuweisen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der eingeladenen Person.
      2. Auswahlvorgang Aktionen > Zuweisen an.
        Sie können auch das Aktionssymbol (Symbol für weitere Aktionen) neben den Details der eingeladenen Person auswählen.
      3. Wählen Sie im Feld Neue Standortzuweisung den Standort aus, an den Sie die eingeladene Person verschieben möchten.
      4. Klicken Sie auf Update senden.
    20. Fügen Sie eine eingeladene Person hinzu, bzw. entfernen Sie eine.
      1. Wählen Sie auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ die Option aus Aktionen > Reservierungsdetails ändern.
      2. Wechseln Sie auf der Seite „Reservierungsdetails“ zum Abschnitt „Eingeladene Personen zu dieser Reservierung hinzufügen“.
      3. Fügen Sie eine eingeladene Person hinzu, indem Sie den Namen der eingeladenen Person in der Suchliste auswählen.
      4. Entfernen Sie eine eingeladene Person, indem Sie auf das Symbol zum Entfernen neben dem Namen der eingeladenen Person klicken.
      5. Klicken Sie auf die Registerkarte Reservierungsdetails aktualisieren.
        Eingeladene Personen und Besucher erhalten E-Mail-Benachrichtigungen für die folgenden Aktionen:
        • Wenn eine Reservierung erstellt wird
        • Wenn eine Reservierung storniert oder aktualisiert wird.
        • Wenn eine eingeladene Person oder ein Besucher aus der Reservierung entfernt wird, wird eine Stornierungs-E-Mail gesendet.
    21. Nach der Verifizierung der Services können Mitarbeiter ein neues Datum, eine neue Uhrzeit und einen neuen Platz auswählen, um die Reservierungsdetails zu aktualisieren.

    Ergebnisse

    • Zeigen Sie den Fortschritt Ihres Reservierungsstatus auf der Seite „My Reservations“ (Meine Reservierungen) an, und verfolgen Sie ihn.
    • Bestätigt: Status, der angibt, dass die Reservierung für das ausgewählte Gebäude bestätigt ist.
      Hinweis:
      Der Status „ Neuer Platz “ gibt an, dass aufgrund einer in Konflikt stehenden Reservierung ein neuer Platz zugewiesen wurde.
    • In Konflikt: Status, der angibt, dass die Anwendung die wiederkehrende Reservierung nicht auflösen konnte. Mitarbeiter müssen manuell einen anderen Platz, ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit finden. Verwenden Sie das Feld Aktionen auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“, um Reservierungsvorkommen ändern, Vorkommenstornieren. Serie abbrechenoder Reservierung freigeben.

      Außerdem wird eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Details Ihrer Reservierung gesendet, und die Reservierung wird mit Ihren Änderungen aktualisiert.

      Hinweis:
      Wenn eine in Konflikt stehende wiederkehrende Reservierung mit der Funktion für automatische Auflösung automatisch aufgelöst wird, wird ihr Status in der Spalte „ Reservierungsuntertyp “ in der Tabelle „Arbeitsplatzreservierungen“ als Ausnahme angezeigt.

      Weitere Informationen finden Sie unter .

    Nächste Maßnahme

    Überprüfen Sie Ihre Reservierungsdetails auf der Detailseite „Reservierungszusammenfassung“.
    • Um die Reservierungsdetails für andere freizugeben, führen Sie die folgenden Aktionen aus:
      1. Wählen Sie auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ die Option aus Aktionen > Reservierung freigeben.
      2. Wählen Sie im Feld Reservierungsdetails senden an die Benutzer aus, für die Sie die Reservierung freigeben möchten.
      3. Geben Sie im Feld Eine Notiz hinzufügen bei Bedarf eine Notiz ein.
      4. Klicken Sie auf Senden

      Die Reservierungsdetails werden freigegeben, nachdem der Status der Reservierung Bestätigtlautet. Wenn Sie die Reservierungsdetails nach der Freigabe bearbeiten, werden Sie von der Anwendung gefragt, ob Sie ein E-Mail-Update an die Benutzer senden möchten, für die Sie die Reservierungsdetails zuvor freigegeben haben.

    • Informationen über das Bearbeiten und Stornieren von Reservierungen finden Sie unter Reservierung freigeben, ändern oder stornieren.
    • Informationen zum Herunterladen eines iCalendar-Eintrags finden Sie unter iCalendar-Eintrag für eine Reservierung herunterladen.
    • Um eingeladene Personen zur Reservierung anzuzeigen, hinzuzufügen oder zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Wechseln Sie auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ zur Registerkarte Eingeladene Anwender.

        Es werden die Details der eingeladenen Person angezeigt, z. B. Name, E-Mail-Adresse, zugewiesener Standort und Status der Einladungsakzeptanz.

      2. Wenn Sie mehrere Arbeitsplatzelemente ausgewählt haben und die eingeladenen Personen einem anderen Ort zuweisen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der eingeladenen Person.
        2. Auswahlvorgang Aktionen > Zuweisen an.

          Sie können auch das Aktionssymbol ( Aktionssymbol.) neben den Details der eingeladenen Person wählen.

        3. Wählen Sie im Feld Neue Standortzuweisung den Standort aus, an den Sie die eingeladene Person verschieben möchten.
        4. Klicken Sie auf Update senden.
      3. Fügen Sie eine eingeladene Person hinzu, bzw. entfernen Sie eine.
        1. Wählen Sie auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ die Option aus Aktionen > Reservierungsdetails ändern.
        2. Wechseln Sie auf der Seite „Reservierungsdetails“ zum Abschnitt „Eingeladene Personen zu dieser Reservierung hinzufügen “.
        3. Fügen Sie eine eingeladene Person hinzu, indem Sie den Namen der eingeladenen Person in der Suchliste auswählen.
        4. Entfernen Sie eine eingeladene Person, indem Sie auf das Symbol zum Entfernen (Symbol zum Entfernen) neben dem Namen der eingeladenen Person klicken.
        5. Klicken Sie auf die Registerkarte Reservierungsdetails aktualisieren.
      Eingeladene Personen und Besucher erhalten E-Mail-Benachrichtigungen für die folgenden Aktionen:
      • Wenn eine Reservierung erstellt wird, erhalten sie eine E-Mail-Benachrichtigung, dass sie zur Reservierung eingeladen wurden.
      • Wenn eine Reservierung storniert oder aktualisiert wird.
      • Wenn eine eingeladene Person oder ein Besucher aus der Reservierung entfernt wird, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Einladung für sie storniert wurde.
      • Wenn eine Reservierung für andere freigegeben wird.
      • Um einen Standort aus der Favoritenliste zu entfernen, deaktivieren Sie das Favoritensymbol in den Standortdetails.
      • Im Reservierungsportal können Sie die folgenden Aktionen anzeigen und ausführen, nachdem Sie einen Standort als Favoriten festgelegt haben:
        1. Nachdem Sie den Suchvorgang ausgeführt haben, können Sie die Arbeitsplatzelemente so sortieren, dass Ihre Lieblingsstandorte zuerst mit der Option Meine Favoriten – erste Sortierung angezeigt werden. Wenn Sie bevorzugte Standorte haben, ist die Sortieroption standardmäßig auf Meine Favoriten zuerst festgelegt.

          Die Arbeitsplatzelemente sind dann sortiert, und zuerst werden alle Ihre bevorzugten Standorte in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet, gefolgt von den anderen Arbeitsplatzelementen, die den Suchkriterien entsprechen.

        2. Wenn Sie nach einem Arbeitsplatzstandort in der Nähe einer Person suchen, können Sie die Arbeitsplatzelemente mit der Sortieroption Meine Favoriten zuerst so sortieren, dass Ihre Lieblingsstandorte zuerst angezeigt werden.

          Die bevorzugten Standorte werden basierend auf der Nähe zum Standort der Person angezeigt.

      • Im Workplace-Serviceportal-Widget „Schnelle Reservierung“ wird nach Angabe der Suchkriterien der am besten geeignete Standort basierend auf Ihrem bevorzugten Standort angezeigt.
        • Wenn ein bevorzugter Standort verfügbar ist, der den Suchkriterien am besten entspricht, zeigt das Widget „Schnelle Reservierung“ diesen Standort als beste Übereinstimmung an.
        • Im Widget „Schnelle Reservierung“ können Sie einen der am besten passenden Arbeitsplatzstandorte auch direkt als Favoriten festlegen.
      • Wenn Sie einen Platz über eine freigegebene Reservierung reservieren möchten: Nachdem Sie auf Einen Platz für michreservieren geklickt haben, reserviert die Anwendung automatisch einen Ihrer Lieblingsstandorte, der dem in den freigegebenen Reservierungsdetails reservierten Platz am nächsten liegt.

    Wählen Sie auf der Seite Reservierungsdetails Reservierungsdetails die Option Datum, Uhrzeit oder Ort ändern aus, um eine Reservierung zu aktualisieren.

    Ändern Sie auf der Seite „Besprechungsraumreservierung aktualisieren“ Startdatum und -uhrzeit sowie Enddatum und -uhrzeit. Weitere Informationen zum Ändern einer Reservierung finden Sie unter Reservierung freigeben, ändern oder stornieren. Wenn für das Element keine Genehmigung erforderlich ist, wird das ausgewählte Arbeitsplatzelement reserviert. Die Reservierungsdetails werden auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ angezeigt. Der Status der Anforderung wird auf Bestätigtaktualisiert.

    Wenn Sie eine Reservierung für ein Element angefordert haben, für das eine Genehmigung erforderlich ist, wird Ihre Anforderung an den Genehmiger übermittelt. Der Status der Anforderung wird auf „Warten auf Genehmigung“aktualisiert.

    Eine E-Mail-Benachrichtigung über die Reservierungsbestätigung wird zusammen mit den Details an den Organisator und den Benutzer gesendet, der im Feld Diese Reservierung ist für angegeben ist. Wenn Sie Teilnehmer oder Besucher eingeladen haben, erhalten diese eine Benachrichtigung über die Einladung.
    Hinweis:
    Wenn Sie die Anwendung Workplace-Kalender-Synchronisierung installiert und eine Reservierung für einen Standort mit Flächen vorgenommen haben, für die die Synchronisierungskonfiguration für reservierbare Elemente eingerichtet ist, beachten Sie, dass Sie in diesem Fall keine E-Mail-Benachrichtigungen im Zusammenhang mit der Reservierung erhalten.

    Wenn in Ihrer Organisation Push-Benachrichtigungen aktiviert sind und Sie über die Anwendung Workplace Service Delivery für Mobilgeräte verfügen, erhalten Sie Benachrichtigungen für Ihre Reservierung auf Ihrem Mobilgerät. Weitere Informationen zu reservierungsbezogenen Push-Benachrichtigungen finden Sie unter Mobile Push-Benachrichtigungen für Arbeitsplatzreservierungen.