Reservierungen für mehrere Arbeitsplatzelemente erstellen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 10 Minuten Lesedauer

    • Sie können in einer einzigen Reservierung mehrere Arbeitsplatzelemente für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit reservieren.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Reservieren Sie mehrere Arbeitsplatzelemente gleichzeitig, entweder für sich selbst oder im Namen anderer.

    Bevor Sie einen Raum oder Schreibtisch buchen, sollten Sie in der Zeitplanansicht die Verfügbarkeit des ausgewählten Elements prüfen. Schauen Sie nach, welche Services standardmäßig mit den Arbeitsplatzelementen zur Verfügung gestellt werden.

    Hinweis:
    Als Administrator oder Reservierungsmanager können Sie eine manuell über eine URL geöffnete Reservierung nicht bearbeiten.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie von einem der folgenden Startpunkte zur Seite „Reservierung vornehmen“.
      OrtSchritte
      Vom Anwendungsnavigator Navigieren zu Management von Arbeitsplatz-Reservierungen > Portal > Neue Reservierung.
      Von Workplace-Serviceportal
      1. Navigieren zu Workplace Core > Serviceportal für Arbeitsplatz > Startseite des Arbeitsplatz-Serviceportals.
        Hinweis:
        Eine Anforderung stellen können Sie auch über Mitarbeiter-Center. Navigieren Sie auf der -Homepage zu Arbeitsplatz > Durchsuchen Sie alle Workplace und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus.
      2. Öffnen Sie das Reservierungsportal, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
        • Klicken Reservierungen > Reservierung vornehmen.
        • Wählen Sie direkt auf der Homepage die Option Reservierung vornehmen aus.
        • Wählen Sie im Servicekatalog für Arbeitsplätze die Option Neue allgemeine Reservierung aus.
          1. Auswahlvorgang Katalog > Nach Kategorien durchsuchen > Servicekatalog für Arbeitsplatz.
            Hinweis:
            Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Liste Kataloge, und wählen Sie Servicekatalog für Arbeitsplatz.
          2. Auswahlvorgang Reservierungsverwaltung > Neue allgemeine Reservierung.
      Die Seite „Reservierung vornehmen“ wird auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
    2. Wählen Sie die Art der Arbeitsplatzelemente aus, z. B. Schreibtische, Besprechungsräume, Parkplatz usw.
    3. Wahlweise: Nachdem Sie das reservierbare Modul ausgewählt haben, das Sie reservieren möchten, um nach allen verfügbaren Plätzen zu suchen, wählen Sie Alledurchsuchen aus.
      Standardmäßig ist die Option Alle durchsuchen ausgewählt.
      1. Für die Suche nach einem Arbeitsplatzelement, das Sie reservieren möchten, stehen Ihnen folgende Kriterien zur Verfügung.
        • Gebäude: Name des Gebäudes
        • (Optional) Stockwerk: Stockwerk des Gebäudes, in dem Sie reservieren möchten. Der Reservierungsadministrator kann pro Modul angeben, ob ein Mitarbeiter nach einem Stockwerk suchen kann.
        • Startdatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit des Startdatums und der Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement verwenden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.

        • Enddatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement nicht mehr verwenden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.

          Mitarbeiter dürfen kein Datum auswählen und keine Reservierung erstellen, wenn Enddatum und -uhrzeit den Wert Max. Tage in Zukunft überschreiten, der im Modul Reservierbar konfiguriert ist. Der Wert Max. Tage in Zukunft gibt die maximale Anzahl der Tage in der Zukunft an, bis zu der das reservierbare Modul reserviert werden kann.

          Wenn ein Mitarbeiter manuell ein ungültiges Datum eingibt, das nach dem im Wert Max. Tage in Zukunft angegebenen Wert liegt, setzt die Anwendung das Datum auf das aktuelle Datum zurück. Der Mitarbeiter wird mit einem Tooltip über die maximalen Tage in der Zukunft informiert.

        • Wiederkehrend: Option zum wiederkehrenden Reservieren der Arbeitsplatzelemente. Geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung in einer wiederkehrenden Serie an.

          Wählen Sie für wöchentliche Reservierungen die Wochentage für die Reservierung aus. Die Option Wiederkehrend wird basierend auf der von Ihrem Administrator festgelegten Konfiguration angezeigt. Wenn wiederkehrende Reservierungskonflikte auftreten, werden sie automatisch gelöst, sofern Ihr Administrator dies konfiguriert hat.

          Hinweis:
          Das Hinzufügen der Option für zusätzliche Services ist für wiederkehrende Reservierungen nicht verfügbar.
          • Wenn Ihr Administrator ein Limit für die maximalen Tage festgelegt hat, die Sie in Zukunft reservieren können, können Sie keine Tage in der Zukunft nach dem vom Administrator festgelegten Datum auswählen. Es wird eine Warnung zu der Einschränkung angezeigt.
          • Wenn der Administrator beispielsweise die Tage in der Zukunft auf 45 Tage beschränkt hat, können Sie bei der wiederkehrenden Reservierung kein Datum nach t45 Tagen auswählen. Die Anzahl der für die Option „ Ende an diesem Datum “ verfügbaren Tage hängt von der Auswahl in „ Täglich“, „ Wöchentlich“ oder „ Monatlich “ ab. Das für die Wiederholung angegebene Enddatum und die Endzeit werden für die Endzeit der Reservierung verwendet.
          • Wenn Ihr Administrator für die kommenden Tage keine solche Einschränkung festlegt, können Sie ein beliebiges Datum auswählen. Dies hängt jedoch davon ab, wie viele Vorkommen Sie vornehmen dürfen.
        • Ganztägig: Wählen Sie diese Option aus, um das Arbeitsplatzelement für einen ganzen Tag zu reservieren. Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die ganztägige Reservierungseinstellung für den ausgewählten Typ aktiviert hat. Start- und die Endzeit der Reservierung hängen von den Zeiten ab, die Ihre Organisation festgelegt hat. Die Option Ganztägig ist auch auf der Seite „Flächendetails“ verfügbar.
          Hinweis:
          Die Darstellung der Option „ Ganztägig “ hängt von der Konfiguration Ihres Administrators ab. Wenn Ihr Administrator für den ausgewählten Typeine ganztägige Reservierung vorgeschrieben hat, erfolgt die Reservierung automatisch für den gesamten Tag. Sie können nur das Startdatum der Reservierung ändern.
        • Weiteres Gebäude hinzufügen: Reservieren Sie mehrere Arbeitsplatzelemente in mehreren Gebäuden in verschiedenen Zeitzonen für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit in einer einzigen Reservierung.
          Hinweis:
          Diese Option ist verfügbar, wenn Sie das Kontrollkästchen Mehrere Reservierungen zulassen in aktiviert haben Reservierbares Modul > Reservierbare Elemente – Modulkonfiguration Registerkarte Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie Reservierungen für mehrere Gebäude.
    4. Wahlweise: Um nach allen verfügbaren Plätzen in einem Bereich zu suchen, wählen Sie Nach Bereich durchsuchen aus.
      1. Geben Sie die folgenden Details an, um nach dem am besten geeignetsten Platz in einem Bereich zu suchen.
        • Gebäude: Name des Gebäudes
        • Bereich: Bereich im Gebäude, in dem Sie einen Platz reservieren möchten.

          Bereiche werden alphabetisch oder gemäß der Reihenfolge sortiert, die Sie in der Bereichstabelle konfiguriert haben. Wenn eine Sortierreihenfolge für einen Bereich konfiguriert ist, wird sie entsprechend sortiert. Wenn für ein Element kein Wert für die Sortierreihenfolge angegeben ist, werden die Elemente oben in der Liste (aufsteigende Reihenfolge ) und dann alphabetisch sortiert. Die Bereichsnamen werden alphabetisch nach dem Bezeichnungsnamen sortiert. Elemente mit Reihenfolge werden unten aufgelistet.

        • Startdatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement verwenden würden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
        • Enddatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement nicht mehr verwenden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
        • Wiederkehrend: Option einer wiederkehrenden Reservierung des Arbeitsplatzelements. Wählen Sie dieses Feld aus, und geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung an. Wählen Sie für wöchentliche Reservierungen die Wochentage für die Reservierung aus. Die Option Wiederkehrend wird abhängig von den Einstellungen der Option Wiederkehrende Reservierungen zulassen auf der Modulseite „Reservierbar“ angezeigt.

          Wenn die Option Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen im Formular „Reservierbares Modul“ aktiviert ist, versucht die Anwendung, wiederkehrende Reservierungskonflikte automatisch zu lösen. Weitere Informationen zum Lösen von Konflikten bei wiederkehrenden Reservierungen finden Sie unter .

        • Ganztägig: Wählen Sie diese Option aus, um das Arbeitsplatzelement für einen ganzen Tag zu reservieren. Start- und die Endzeit der Reservierung hängen von den Zeiten ab, die das Unternehmen festgelegt hat. Sie können die Endzeit nicht ändern. Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die ganztägige Reservierungseinstellung für den ausgewählten Typ aktiviert hat.
    5. Klicken Sie auf Suche.
      Es werden die Arbeitsplatzelemente angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen und verfügbar sind.
      Hinweis:
      Wenn beim Navigieren in der Nähe einer Person private Bereiche vorhanden sind, werden diese nicht im Suchergebnis angezeigt.
      Hinweis:
      Sie können zwischen den Registerkarten Kartenansicht und Zeitplanansicht wechseln, um die Verfügbarkeit von Arbeitsplatzelementen zu überprüfen. Wenn Ihr Unternehmen Anbieter von Innenbereichskarten wie Indoor Mapping oder Mappedin nutzt, verwenden Sie die Kartenansicht, um interaktive Standorte und Wegbeschreibungen zu Arbeitsplätzen bereitzustellen. Indoor Mapping ist ein in WSD eingebetteter Kartenanbieter, während Mappedin ein externer, mit WSD integrierter Kartenanbieter ist. DXF-Karten werden nicht unterstützt.
    6. Wahlweise: Sortieren Sie die Arbeitsplatzelemente entweder in alphabetischer Reihenfolge oder über die Option Filter anzeigen mithilfe eines Filters.

      Sie können die Arbeitsplatzelemente auch so sortieren, dass Ihre bevorzugten Standorte zuerst angezeigt werden. Um die Option anzuzeigen, müssen Sie Zugriff auf Mitarbeiter-Center haben und über bevorzugte Standorte verfügen. Zuerst werden Ihre bevorzugten Standorte in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet, gefolgt von den anderen Standorten, die den Suchkriterien entsprechen.

    7. Wählen Sie mit einer der folgenden Optionen das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten:
      • Klicken Sie auf Hinzufügen.
      • Wenn Sie die Registerkarte Zeitplanansicht ausgewählt haben, klicken Sie auf Hinzufügen.
      • Wenn Sie sich auf der Registerkarte Kartenansicht befinden, wählen Sie einen beliebigen grün markierten Raum, und wählen Sie Hinzufügen.
    8. Wählen Sie Weiter.
    9. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. Formular „Reservierungsdetails“
      Feld Beschreibung
      Reservierungsbetreff Thema Ihrer Besprechung
      Alle Bereichsdetails als privat festlegen Option, um alle ausgewählten Bereiche als privat festzulegen.
      Hinweis:
      Die Option wird basierend auf den Standortdatenschutz-Setups der ausgewählten Plätze angezeigt.

      Wenn Sie mehrere Bereiche ausgewählt haben, können Sie Ihre Datenschutzeinstellungen auch für jeden Bereich einzeln angeben, indem Sie Bereichsdetails als privat markieren unter jedem Bereich im Formular verwenden.
      Betreff als privat festlegen Option zum Markieren des Betreffs der Reservierung als privat.
      Diese Elemente zusammen für dieselbe Person reservieren Wählen Sie diese Option aus, um alle Arbeitsplätze für denselben Benutzer zu reservieren.
      Diese Reservierung ist für Wenn Sie eine Reservierung im Namen einer anderen Person anfordern, wählen Sie den Namen dieser Person aus. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn Sie eine Reservierung für sich selbst anfordern.
      Anzahl der Teilnehmer Anzahl der Personen, die voraussichtlich an der Besprechung teilnehmen
      Dieser Reservierung eingeladene Personen hinzufügen
      Hinweis:
      Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Ihr Administrator die Konfiguration aktiviert hat, um Teilnehmer zu diesem Arbeitsplatzstandort einzuladen. Diese Option wird nicht angezeigt, wenn die Option Anzahl der Teilnehmer angezeigt wird.
      Kollegen einladen Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie zu der Reservierung einladen möchten.
      Externe Besucher einladen Option zum Einladen externer Besucher.
      Hinweis:
      Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie die Anwendung Besuchermanagement für Arbeitsstätten installiert haben.
      • Wenn Sie den Besucher bereits registriert haben, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie Vorheriger Besucher.
        2. Wählen Sie den Besucher im Feld Vorherigen Besucher auswählen aus.

          Sie können auch eine Vorschau der Besucherdetails anzeigen und sie bei Bedarf ändern. Die Details werden in allen besucherbezogenen Datensätzen und Registrierungsdatensätzen automatisch aktualisiert.

      • Wenn Sie den Besucher zum ersten Mal registrieren, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie Neuen Besucher hinzufügen.
        2. Wählen Sie den Besuchertyp aus.
        3. Wenn es sich um einen besonderen Gast handelt, aktivieren Sie VIP.
        4. Geben Sie den Vornamen des Besuchers ein.
        5. Geben Sie den Nachnamen des Besuchers ein.
        6. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Besuchers an, um ihm die Registrierungsdetails und Mitteilungen zu senden.
        7. Geben Sie die Telefonnummer des Besuchers ein.
        8. Geben Sie Details zur Organisation des Besuchers ein.
        9. Geben Sie den Titel des Besuchers ein.
        10. Geben Sie im Abschnitt Private Notizen gegebenenfalls private Informationen an.
        11. Wählen Sie in den Feldern Besuchereinstellungen und Benachrichtigungseinstellungen die Einstellungen für den Besucher aus.
        12. Klicken Sie auf Speichern und hinzufügen, um den Besucher hinzuzufügen.
      Vertraulichkeit Art der Besprechung. Wählen Sie Privat, wenn Sie eine vertrauliche Besprechung abhalten möchten.
      Hinweis:
      Wenn Sie eine Besprechung als Privatmarkieren, wird der Reservierungsbetreff für andere Personen ausgeblendet und als ** privat ** angezeigt. Nur Sie bzw. die Person, für die Sie die Besprechung angefordert haben, können den Betreff sehen.
    10. Klicken Sie auf Reservierung übermitteln.

    Ergebnisse

    Wenn für die Arbeitsplatzelemente keine Genehmigung erforderlich ist, werden die ausgewählten Elemente reserviert. Der Status der Anforderung wird auf „Bestätigt“ aktualisiert.

    Wenn eines der Elemente genehmigt werden muss, wird Ihre Anforderung an den Genehmiger gesendet. Der Status der Anforderung wird auf „Warte auf Genehmigung“ aktualisiert.

    Nächste Maßnahme

    • Informationen zum Anzeigen, Bearbeiten und Stornieren von Reservierungen finden Sie unter Reservierung freigeben, ändern oder stornieren.
    • Um eingeladene Personen anzuzeigen, der Reservierung hinzuzufügen oder daraus zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Wechseln Sie auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ zur Registerkarte Eingeladene Anwender.
      2. Um den Standort von eingeladenen Personen zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der eingeladenen Person.
        2. Auswahlvorgang Aktionen > Zuweisen an.

          Sie können auch auf das Aktionssymbol ( Aktionssymbol) neben den Details der eingeladenen Person klicken.

        3. Wählen Sie im Feld Neue Standortzuweisung den Standort aus, an den Sie die eingeladene Person verschieben möchten.
        4. Klicken Sie auf Update senden.

          Eine E-Mail mit Informationen über die Reservierungsänderungen wird an die eingeladenen Personen gesendet.

      3. Um eingeladene Personen hinzuzufügen oder zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ die Option aus Aktionen > Reservierungsdetails ändern.
        2. Wechseln Sie auf der Seite „Reservierungsdetails“ zum Abschnitt Dieser Reservierung eingeladene Personen hinzufügen.
        3. Um eine eingeladene Person hinzuzufügen, wählen Sie ihren Namen in der Suchliste aus.
        4. Um eine eingeladene Person zu entfernen, klicken Sie auf das Entfernen-Symbol ( Entfernen-Symbol) neben ihrem Namen.
        5. Klicken Sie auf Reservierungsdetails aktualisieren.

        Wenn Sie eine eingeladene Person hinzugefügt haben, erhält diese eine E-Mail mit den Reservierungsdetails. Wenn Sie eine eingeladene Person entfernt haben, wird diese per E-Mail benachrichtigt, dass die Reservierung storniert wurde.