Gruppenreservierung erstellen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Reservieren Sie mehrere Plätze für verschiedene Benutzer in einer einzigen Gruppenreservierung.

    Vorbereitungen

    Sie können eine Gruppenreservierung nur dann vornehmen, wenn die Konfiguration von Ihrer Organisation aktiviert ist.

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Reservieren Sie gleichzeitig mehrere Plätze für verschiedene Mitarbeiter in einer einzigen Gruppenreservierung. Nachdem Sie die Reservierung übermittelt haben, werden die Reservierungen einzeln für jeden Mitarbeiter zusammen mit einer übergeordneten Reservierung erstellt. Sie können alle einzelnen Reservierungen in einer einzigen übergeordneten Reservierung anzeigen und bei Bedarf Details ändern.

    Angenommen, Sie reservieren vier Arbeitsplätze für vier verschiedene Mitarbeiter. Nachdem Sie die Reservierung übermittelt haben, werden insgesamt fünf Reservierungen erstellt. Die fünfte Reservierung ist die übergeordnete Reservierung, in der Sie alle Details der untergeordneten Reservierungen einsehen und bei Bedarf ändern können.

    Hinweis:
    Zu einer Gruppenreservierung können Sie keine Teilnehmer einladen.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie von einem der folgenden Startpunkte zur Seite „Reservierung vornehmen“.
      OrtSchritte
      Vom Anwendungsnavigator Navigieren zu Management von Arbeitsplatz-Reservierungen > Portal > Neue Reservierung.
      Von Workplace-Serviceportal
      1. Navigieren zu Workplace Core > Serviceportal für Arbeitsplatz > Startseite des Arbeitsplatz-Serviceportals.
        Hinweis:
        Sie können auch eine Anforderung über das Mitarbeiter-Center senden. Navigieren Sie auf der -Homepage zu Arbeitsplatz > Durchsuchen Sie alle Workplace und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus.
      2. Öffnen Sie das Reservierungsportal und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
        • Klicken Reservierungen > Reservierung vornehmen.
        • Wählen Sie direkt auf der Homepage die Option Reservierung vornehmen aus.
        • Wählen Sie im Services Catalog für Arbeitsplätze die Option Neue allgemeine Reservierung aus und gehen Sie wie folgt vor:
          1. Auswahlvorgang Katalog > Nach Kategorien durchsuchen > Servicekatalog für Arbeitsplatz.
            Hinweis:
            Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Liste Kataloge, und wählen Sie Servicekatalog für Arbeitsplatz.
          2. Auswahlvorgang Reservierungsverwaltung > Neue allgemeine Reservierung.
      Die Seite „Reservierung vornehmen“ wird auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
    2. Suchen Sie mit den folgenden verfügbaren Optionen nach dem Arbeitsplatzelement, das Sie reservieren möchten.
      • Typ: Arbeitsplatzelement, das Sie reservieren möchten. Zum Beispiel ein Besprechungsraum oder ein Schreibtisch.
      • Gebäude: Name des Gebäudes
      • Startdatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, von der an Sie das Arbeitsplatzelement verwenden möchten Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
      • Enddatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, bis zu der Sie das Arbeitsplatzelement verwenden möchten Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
      • Wiederkehrend: Option einer wiederkehrenden Reservierung des Arbeitsplatzelements. Wählen Sie dieses Feld aus, und geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung an. Wählen Sie im Falle einer wöchentlichen Reservierung die zu reservierenden Wochentage aus.
    3. Klicken Sie auf Suche.
      Es werden die Arbeitsplatzelemente angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen und verfügbar sind.
      Hinweis:
      Sie können zwischen den Registerkarten Kartenansicht und Zeitplanansicht wechseln, um die Verfügbarkeit von Arbeitsplatzelementen zu überprüfen. Wenn Ihr Unternehmen Stockwerkspläne hochlädt, zeigen Sie die Karten mithilfe von Mappedin oder Indoor Mapping an. Weitere Informationen zur Verwendung von Stockwerksplänen finden Sie unter Workplace Space Mapping.
    4. Wahlweise: Sortieren Sie die Arbeitsplatzelemente entweder in alphabetischer Reihenfolge oder über die Option Filter anzeigen mithilfe eines Filters.

      Sie können die Arbeitsplatzelemente auch so sortieren, dass Ihre bevorzugten Standorte zuerst angezeigt werden. Um die Option anzuzeigen, müssen Sie Zugriff auf Mitarbeiter-Center haben und über bevorzugte Standorte verfügen. Zuerst werden Ihre bevorzugten Standorte in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet, gefolgt von den anderen Standorten, die den Suchkriterien entsprechen.

    5. Wählen Sie mit einer der folgenden Optionen das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten:
      • Klicken Sie auf Hinzufügen.
      • Wenn Sie die Registerkarte Zeitplanansicht ausgewählt haben, klicken Sie auf Hinzufügen.
      • Wenn Sie sich auf der Registerkarte Kartenansicht befinden, wählen Sie einen beliebigen grün markierten Raum, und wählen Sie Hinzufügen.
    6. Wählen Sie Weiter.
    7. Geben Sie im Formular die Reservierungsdetails an.
      1. Geben Sie unter Reservierungsbetreff den Betreff der Reservierung ein.
      2. Um den Datenschutz für alle Bereiche festzulegen, aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Bereichsdetails als privat markieren.
      3. Wahlweise: Um den Datenschutz für jeden Bereich anzugeben, verwenden Sie für jeden Bereich die Option Bereichsdetails als privat festlegen.
      4. Deaktivieren Sie die Option Diese Elemente zusammen für dieselbe Person reservieren.
      5. Geben Sie im Abschnitt Anzahl der Teilnehmer die Anzahl der Teilnehmer für jedes ausgewählte Arbeitsplatzelement an.
      6. Wählen Sie im Abschnitt Standortdetails für jeden Standort einen Benutzer aus, für den Sie die Reservierung vornehmen.
    8. Klicken Sie auf Reservierung übermitteln.

    Ergebnisse

    Die Gruppenreservierung wird erstellt. Sie können die Reservierungsdetails auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ anzeigen.
    • Für jeden Benutzer werden individuelle Reservierungen erstellt. Benutzer können die Reservierungsdetails auf ihrer eigenen Seite „Meine Reservierungen“ anzeigen. Sie können die Reservierung nicht bearbeiten oder stornieren.
      Hinweis:
      Sie können die Details einer Gruppenreservierung nicht direkt aus der übergeordneten Reservierung freigeben. Stattdessen können Sie die einzelnen Reservierungen freigeben, die aus der Gruppenreservierung erstellt werden.
    • Um eine Reservierung zu bearbeiten, öffnen Sie die übergeordnete Reservierung, und klicken Sie auf Aktionen > Reservierungsdetails ändern. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Reservierungsdetails aktualisieren.