Vertragsmanagement Pro erkunden

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 7 Minuten Lesedauer

    • Erfahren Sie anhand eines Beispiel-Workflows mehr über Vertragsmanagement Pro, und überprüfen Sie die Vorteile.

    Vertragsmanagement Pro – Übersicht

    Vertragsmanagement Pro ist eine einfach zu verwendende und zu übernehmende Lösung für das Lebenszyklusmanagement von Verträgen. Sie können damit Vertragsdokumentvorlagen, Klauseln und Klauselvariationen einrichten und Vertragsanforderungen initiieren. Es unterstützt auch E-Signaturen, handschriftliche Signaturen und externe Speichersysteme.

    Vertragsmanagement Pro besteht aus:

    Vertragsmanagement Pro – Vorteile

    Tabelle : 1. Vorteile von Vertragsmanagement Pro -Funktionen
    Vorteil Funktion Anwender
    Verwalten Sie auf effektive Weise eine Bibliothek mit Klauselvariationen. Klauselverwaltung Vertragskonfigurator
    Erstellen Sie Vertragsvorlagen oder Standardschreiben, die zum Generieren von Verträgen oder Dokumenten auf Grundlage der Werte in der übermittelten Anforderung verwendet werden. Word-Dokumentvorlagen Vertragskonfigurator
    Fügen Sie mithilfe eines -Add-ins Inhaltssteuerelemente hinzu, die als Platzhalter für den Inhalt in Microsoft Word -Dokumenten in macOS -Systemen und in Windows -Systemen fungieren. Inhaltssteuerelemente können manuell nur auf einem Windows -System hinzugefügt werden. Microsoft Word Add-in für ServiceNow Verträge Vertragskonfigurator
    Initiieren Sie eigenständig oder ohne Selbstbedienung Vertragsanforderungen. Selfservice- und Nicht-Selfservice-Vertragsanforderungen Vertragsanwender
    Servicing einer selbstverwalteten Vertragsanforderung Selfservice-Vertragsanforderung verwenden Vertragsanwender, Vertragserfüller
    Überarbeitungen, Genehmigungen und Signaturen für nicht selbstverwaltete Vertragsanforderungen Verwenden Sie eine nicht selbstverwaltete Vertragsanforderung Vertragsanwender, Vertragserfüller
    Erhalten Sie Prüfungen und Feedback von internen Fachexperten zu Vertragsdokumenten. Übersicht über die interne Überprüfung Vertragserfüller, Vertragsprüfer
    Verschaffen Sie sich einen Überblick über das Volumen der von Ihrem Team bearbeiteten Vertragsanforderungen. Dashboard „Verträge“ verwenden Vertragserfüller
    Arbeiten Sie mit umsetzbaren Widgets, um Vertragsanforderungen zu kategorisieren, zu priorisieren und effizient zu bearbeiten. Arbeitsbereich „Verträge“ Vertragsanwender, Vertragserfüller

    Vertragsmanagement Pro – Workflow

    Der folgende Beispiel-End-to-End-Workflow zeigt, wie verschiedene Benutzer zusammenarbeiten können, um die Grundlagendaten zu konfigurieren und Vertragsanforderungen zu übermitteln, zu überprüfen und abzuschließen.

    Führen Sie als Vertragsmanagement Pro -Konfigurator die folgenden Aktionen aus, um den End-to-End-Workflow einzurichten.
    1. Der Vertragskonfigurator erstellt den Vertragstyp und ordnet ihn einem Vertragsmodell zu.
    2. Der Vertragskonfigurator erstellt Klauseln und ihre Variationen, die in den Dokumentvorlagen verwendet werden sollen.
    3. Der Vertragskonfigurator erstellt Dokumentvorlagen, die zum Generieren des Vertragsdokuments verwendet werden.
    4. Der Vertragskonfigurator konfiguriert Platzhalter für Unterzeichner.
    5. Der Vertragskonfigurator vervollständigt die Vorlagenzuordnung, um die in der Vertragsvorlage verwendeten Informationen automatisch auszufüllen.
    6. Der Vertragskonfigurator veröffentlicht die Dokumentvorlage, um sie verfügbar zu machen.
    7. Der Vertragskonfigurator erstellt eine Vorlagenauswahlregel, um die Vertragsvorlage zu identifizieren, die zum Generieren des Vertragsdokuments für die Vertragsanforderung verwendet werden soll.
    8. Der Vertragskonfigurator erstellt eine interne Unterzeichnerregel, um den Unterzeichner mithilfe von Unterzeichnerzuordnungen einer Vorlage zuzuordnen.
    9. Der Vertragskonfigurator definiert das Vertrags-Repository, in dem Verträge gespeichert werden, und ordnet Daten zu, die dem Vertragsdokument hinzugefügt werden.
    10. Der Vertragskonfigurator erstellt eine Vertrags-Repository-Regel, um Erinnerungen für auslaufende Verträge zu konfigurieren.
    11. Der Vertragskonfigurator konfiguriert einen externen Speicher zum Speichern unterzeichneter Vertragsdokumente und ihrer Überarbeitungen.
    12. Der Vertragskonfigurator konfiguriert Anbieter elektronischer Signaturen, damit Unterzeichner Vertragsdokumente elektronisch unterzeichnen können.

    Selfservice-Workflow für Vertragsanforderungen

    Ein Workflow für eine Selfservice-Vertragsanforderung kann wie folgt fortfahren:
    1. Die den Vertrag anfordernde Person initiiert eine Vertragsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Vertragsanforderung wird initiiert.
      • Wenn keine Validierungsfehler vorliegen, wird eine Vertragsanforderung im Status In Bearbeitung erstellt.
      • Wenn bei der Validierung des Unterzeichners Fehler auftreten, behebt die anfordernde Person diese und übermittelt die Vertragsanforderung erneut.
    2. Ein Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und die Metadaten, Klauseln, Unterzeichner und Tabellen werden dynamisch gemäß vordefinierten Bedingungen hinzugefügt.
    3. Die anfordernde Person des Vertrags bearbeitet die Anforderungen hinsichtlich Änderungen und erstellt eine neue Version des Vertragsdokuments mit der Option Dokument erneut generieren oder synchronisieren.
    4. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt das Vertragsdokument an.
      1. Wenn keine Änderungen erforderlich sind, wird das Dokument zum Signieren gesendet.
      2. Wenn Changes erforderlich sind, übermittelt die anfordernde Person des Vertrags einen Change Request.
    5. Basierend auf der Change-Anforderung kann der Vertragserfüller die folgenden Aktionen ausführen.
      1. Der Vertragserfüller initiiert einen internen Überprüfungsprozess.
        1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
          Hinweis:
          Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
        2. Ein Vertragsprüfergruppenmanager kann die Überprüfungsaufgabe zuweisen, oder ein Vertragsprüfer kann sie selbst zuweisen.
        3. Der zugewiesene Vertragsprüfer beginnt mit der Arbeit am Vertragsdokument.
        4. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
        5. Wenn eine Anforderung nach weiteren Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
        6. Der Vertragsprüfer prüft das Dokument, akzeptiert Redlines oder lehnt sie ab, schlägt Änderungen vor und fügt Kommentare hinzu.
        7. Der Vertragsprüfer schließt die Überprüfung ab und gibt das aktualisierte Vertragsdokument frei, falls verfügbar.
        8. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt basierend auf dem Feedback die erforderlichen Änderungen vor.
          • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach dem Finalisieren des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
          • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
      2. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung bei den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen ergeben werden, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt.
      3. Sobald das Dokument abgeschlossen ist, sendet der Erfüller das Dokument an die anfordernde Person.
    6. Die vertragsanfordernde Person zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn an die Unterzeichner, wenn keine Änderungen erforderlich sind. Wenn Änderungen erforderlich sind, wird der Überprüfungs- und Überarbeitungsprozess fortgesetzt.
    7. Wenn der externe Speicher konfiguriert ist, werden Vertragsdokumente darin gespeichert. Andernfalls werden sie in der Instanz ServiceNow gespeichert.
    8. Wenn ein Unterzeichner das Dokument ablehnt, wird es zur Überarbeitung an die anfordernde Person zurückgesendet, und die Überarbeitung wird zur Signatur gesendet.
    9. Der unterzeichnete Vertrag wird an den Vertragsanforderungsdatensatz angehängt.
    10. Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und Abteilungsmitglieder können im Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.

    Nicht-Selbstbedienungs-Workflow für Vertragsanforderungen

    Ein Workflow für eine nicht selbstverwaltete Vertragsanforderung kann wie folgt ablaufen:
    1. Die anfordernde Person des Vertrags initiiert eine Vertragsanforderung im -Arbeitsbereich. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Vertragsanforderung wird initiiert.
    2. Eine Vertragsanforderung wird im Status Entwurf erstellt.
    3. Die anfordernde Person des Vertrags lädt einen einzelnen Vertrag oder mehrere Verträge und die zugehörigen Dokumente hoch und klassifiziert sie.
    4. Der Vertragserfüller zeigt das Vertragsdokument an, das an die Vertragsanforderung angehängt ist.
    5. Bei Bedarf klassifiziert der Vertragserfüller den Vertrag und die Begleitdokumente neu.
    6. Wenn eine Expertenüberprüfung oder Feedback von internen Teams erforderlich ist, initiiert der Vertragserfüller einen internen Überprüfungsprozess.
      1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
        Hinweis:
        Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
      2. Dem Vertragsprüfer wird die Überprüfungsaufgabe zugewiesen
      3. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
      4. Wenn eine Anforderung nach weiteren Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
      5. Der Vertragsprüfer prüft das Dokument, akzeptiert es, lehnt es ab oder schlägt Änderungen vor, und fügt Kommentare hinzu.
      6. Der Vertragsprüfer prüft den Vertrag und gibt Feedback. Wenn ein überarbeitetes Dokument verfügbar ist, wird es auch für den Vertragserfüller freigegeben.
      7. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt basierend auf dem Feedback die erforderlichen Änderungen vor.
        • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach dem Finalisieren des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
        • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
    7. Der Vertragserfüller lädt den überarbeiteten Vertrag in die Vertragsanforderung hoch.
    8. Der Vertragserfüller sendet das überarbeitete Vertragsdokument per E-Mail an Drittparteikontakte.
    9. Zeigen Sie im Aktivitätenstrom der Vertragsanforderung Antworten von Drittparteikontakten an.

      Möglicherweise sind mehrere Überarbeitungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Drittpartei erforderlich, bevor das Vertragsdokument von allen Parteien fertiggestellt wird. Der Überprüfungsprozess kann erneut mit anderen Überprüfergruppen durchgeführt werden.

    10. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung bei den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen ergeben werden, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt. Das Vertragsdokument kann nur dann zur Signatur gesendet werden, wenn es genehmigt wurde.
    11. Der Vertragserfüller bereitet die Signaturen vor, indem er bei mehreren Vertragsdokumenten die Reihenfolge angibt, die für die E-Signatur erforderlichen Felder hinzufügt und das Vertragsdokument zur Signatur sendet.
    12. Unterzeichner überprüfen das Vertragsdokument.
      • Wenn keine Änderung erforderlich ist, wird das Vertragsdokument von allen Unterzeichnern unterzeichnet.
      • Wenn Änderungen erforderlich sind, wird die Signatur abgelehnt. Der Benutzer, der an der Vertragsanforderung arbeitet, generiert ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
    13. Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und Abteilungsmitglieder können aus dem Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.