Juristische Anforderungen für Geheimhaltungsvereinbarungen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Mitarbeiter können rechtliche Anforderungen zum Erstellen von Verträgen zur Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) mit Drittparteien wie Lieferanten, Kunden und Partnern einreichen. Die Rechtsabteilung kann diese angeforderten Änderungen dann von einem zentralen Ort aus verwalten und verarbeiten.

    Funktionen

    • Vertragsvorlagen mit Metadaten und Business-Regeln zur Auswahl der relevantesten Vorlage für eine Anforderung.
    • Microsoft Word formatieren Vertragsvorlagen, um die Bearbeitung von Verträgen durch den Vertragserfüller zu erleichtern.
    • Selfservice-Fähigkeit für die Erstellung und Ausführung von standardisierten NDA-Verträgen.
    • Integrationen der elektronischen Signatur mit Adobe Sign und DocuSign.
    • Unterstützung für handschriftliche Signaturen.
    • Externe Speicherintegrationen mit Google Drive und Microsoft OneDrive zum Speichern unterzeichneter Vertragsdokumente.
    • Zentralisiertes Repository für Rechtsverträge, das die Metadaten der unterzeichneten Vertragsdokumente enthält.

    Workflow zur Anforderung eines Vertrags zur Geheimhaltungsvereinbarung

    Wenn eine anfordernde Person eine juristische Anforderung einreicht, wird mit einer Standardvertragsvorlage ein NDA-Vertragsdokument basierend auf den Informationen aus der Anforderung erstellt. Die Informationen aus der Anforderung werden an den entsprechenden Stellen in die Vorlage eingefügt.

    Da Vertragsdokumente im Format Microsoft Word vorliegen, ist das Überprüfen, Bearbeiten und Abschließen von Vertragsdokumenten einfacher als von Dokumenten im PDF- oder HTML-Format.

    Ein Beispiel-Workflow für eine Vertragsanforderung für eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) kann wie folgt ablaufen:
    1. Der Rechtskonfigurator richtet die Basisdaten für die Übermittlung einer NDA-Anforderung ein. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsmanagement Pro für Legal Service Delivery konfigurieren.
    2. Die anfordernde Person der Rechtsabteilung füllt das NDA-Aufnahmeanforderungsformular aus.
    3. Eine Vertragsanforderung wird initiiert.
    4. Das Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und Inhalte werden dynamisch gemäß vordefinierten Bedingungen hinzugefügt.
    5. Der Vertragsbenutzer bearbeitet die Anforderungen für alle Änderungen und erstellt eine neue Version des Vertragsdokuments mit der Option Dokument erneut generieren oder synchronisieren.
    6. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt das Vertragsdokument an.
      1. Wenn keine Änderungen erforderlich sind, wird das Dokument zum Signieren gesendet.
      2. Wenn Changes erforderlich sind, übermittelt die anfordernde Person des Vertrags eine Change-Anforderung, die an den Vertragserfüller gesendet wird.
    7. Basierend auf der Change-Anforderung kann der Vertragserfüller die folgenden Aktionen ausführen.
      1. Der Vertragserfüller initiiert einen internen Überprüfungsprozess.
        1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
          Hinweis:
          Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
        2. Ein Vertragsprüfergruppenmanager kann die Überprüfungsaufgabe zuweisen, oder ein Vertragsprüfer kann sie selbst zuweisen.
        3. Der zugewiesene Vertragsprüfer beginnt mit der Arbeit am Vertragsdokument.
        4. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
        5. Wenn eine Anforderung nach weiteren Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
        6. Der Vertragsprüfer prüft das Dokument, akzeptiert Redlines oder lehnt sie ab, schlägt Änderungen vor und fügt Kommentare hinzu.
        7. Der Vertragsprüfer schließt die Überprüfung ab und gibt das aktualisierte Vertragsdokument frei, falls verfügbar.
        8. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt basierend auf dem Feedback die erforderlichen Änderungen vor.
          • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach dem Finalisieren des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
          • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
      2. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung bei den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen ergeben werden, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt.
      3. Sobald das Dokument abgeschlossen ist, sendet der Erfüller das Dokument an die anfordernde Person.
    8. Die vertragsanfordernde Person zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn an die Unterzeichner, wenn keine Änderungen erforderlich sind.
    9. Alle Unterzeichner übermitteln die erforderlichen Signaturen.
    10. Der unterzeichnete Vertrag wird an den Datensatz der rechtlichen Anforderung angehängt.
    11. Wenn ein externer Speicher konfiguriert ist, wird der unterzeichnete Vertrag darin gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert.