Vertragsmanagement Pro für Legal Service Delivery erkunden

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Erfahren Sie anhand eines Beispiel-Workflows mehr über Vertragsmanagement Pro für Legal Service Delivery, und überprüfen Sie die Vorteile.

    Vertragsmanagement Pro für Legal Service Delivery – Vorteile

    Tabelle : 1. Funktionen und Vorteile von Vertragsmanagement Pro für Legal Service Delivery
    Vorteil Funktion Anwender
    Übermitteln, Überprüfen, Abschließen und Verwalten von Rechtsvertragsanforderungen. Die Rechtsabteilung kann diese eingereichten rechtlichen Anforderungen für Verträge von einem zentralen Ort aus verwalten und verarbeiten. Vertragsmanagement Pro für Legal Service Delivery
    • Anwender der Rechtsabteilung und Vertragsanwender
    • Vertragsmanagement Pro für Legal Service Delivery Erfüller
    Wenn [] mit Vertragsmanagement Pro für Legal Service DeliveryKernelemente für Verträge installiert wird, können Sie eine Bibliothek von Klauseln und Klauselvariationen effektiv verwalten. Kernelemente für Verträge Vertragskonfigurator

    Workflow zur Anforderung eines Vertrags zur Geheimhaltungsvereinbarung

    Ein Beispiel-Workflow für eine Vertragsanforderung für eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) kann wie folgt ablaufen:
    1. Der Rechtskonfigurator richtet die Basisdaten für die Übermittlung einer NDA-Anforderung ein. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsmanagement Pro für Legal Service Delivery konfigurieren.
    2. Die anfordernde Person der Rechtsabteilung füllt das NDA-Aufnahmeanforderungsformular aus.
    3. Eine Vertragsanforderung wird initiiert.
    4. Das Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und Inhalte werden dynamisch gemäß vordefinierten Bedingungen hinzugefügt.
    5. Der Vertragsbenutzer bearbeitet die Anforderungen für alle Änderungen und erstellt eine neue Version des Vertragsdokuments mit der Option Dokument erneut generieren oder synchronisieren.
    6. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt das Vertragsdokument an.
      1. Wenn keine Änderungen erforderlich sind, wird das Dokument zum Signieren gesendet.
      2. Wenn Changes erforderlich sind, übermittelt die anfordernde Person des Vertrags eine Change-Anforderung, die an den Vertragserfüller gesendet wird.
    7. Basierend auf der Change-Anforderung kann der Vertragserfüller die folgenden Aktionen ausführen.
      1. Der Vertragserfüller initiiert einen internen Überprüfungsprozess.
        1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
          Hinweis:
          Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
        2. Ein Vertragsprüfergruppenmanager kann die Überprüfungsaufgabe zuweisen, oder ein Vertragsprüfer kann sie selbst zuweisen.
        3. Der zugewiesene Vertragsprüfer beginnt mit der Arbeit am Vertragsdokument.
        4. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
        5. Wenn eine Anforderung nach weiteren Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
        6. Der Vertragsprüfer prüft das Dokument, akzeptiert Redlines oder lehnt sie ab, schlägt Änderungen vor und fügt Kommentare hinzu.
        7. Der Vertragsprüfer schließt die Überprüfung ab und gibt das aktualisierte Vertragsdokument frei, falls verfügbar.
        8. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt basierend auf dem Feedback die erforderlichen Änderungen vor.
          • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach dem Finalisieren des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
          • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
      2. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung bei den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen ergeben werden, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt.
      3. Sobald das Dokument abgeschlossen ist, sendet der Erfüller das Dokument an die anfordernde Person.
    8. Die vertragsanfordernde Person zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn an die Unterzeichner, wenn keine Änderungen erforderlich sind.
    9. Alle Unterzeichner übermitteln die erforderlichen Signaturen.
    10. Der unterzeichnete Vertrag wird an den Datensatz der rechtlichen Anforderung angehängt.
    11. Wenn ein externer Speicher konfiguriert ist, wird der unterzeichnete Vertrag darin gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert.

    Workflow zur Anforderung der Überprüfung von Drittparteiverträgen

    Als rechtlicher Erfüller im Rechtsteam bearbeiten Sie zugewiesene Anforderungen zur Drittparteiprüfung, indem Sie die folgenden Aktivitäten durchführen:
    1. Der juristische Benutzer erstellt eine Anforderung zur Überprüfung von Verträgen mit Drittparteien.
    2. Der juristische Anwender lädt einen einzelnen oder mehrere Verträge und die zugehörigen Dokumente hoch und klassifiziert sie.
    3. Der Vertragserfüller überprüft das Vertragsdokument, das an die Anfrage an die Rechtsabteilung angehängt ist.
    4. Bei Bedarf klassifiziert der Vertragserfüller den Vertrag und die Begleitdokumente neu.
    5. Wenn eine Expertenüberprüfung oder Feedback von internen Teams erforderlich ist, initiiert der Vertragserfüller einen internen Überprüfungsprozess.
      1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
        Hinweis:
        Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
      2. Dem Vertragsprüfer wird die Überprüfungsaufgabe zugewiesen
      3. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
      4. Wenn eine Anforderung nach weiteren Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
      5. Der Vertragsprüfer prüft das Dokument, akzeptiert es, lehnt es ab oder schlägt Änderungen vor, und fügt Kommentare hinzu.
      6. Der Vertragsprüfer prüft den Vertrag und gibt Feedback. Wenn ein überarbeitetes Dokument verfügbar ist, wird es auch für den Vertragserfüller freigegeben.
      7. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt basierend auf dem Feedback die erforderlichen Änderungen vor.
        • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach dem Finalisieren des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
        • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
    6. Der Vertragserfüller lädt den überarbeiteten Vertrag in die Vertragsanforderung hoch.
    7. Der Vertragserfüller sendet das überarbeitete Vertragsdokument per E-Mail an Drittparteikontakte.
    8. Zeigen Sie im Aktivitätenstrom der Vertragsanforderung Antworten von Drittparteikontakten an.

      Möglicherweise sind mehrere Überarbeitungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Drittpartei erforderlich, bevor das Vertragsdokument von allen Parteien fertiggestellt wird. Der Überprüfungsprozess kann erneut mit anderen Überprüfergruppen durchgeführt werden.

    9. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung bei den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen ergeben werden, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt. Das Vertragsdokument kann nur dann zur Signatur gesendet werden, wenn es genehmigt wurde.
    10. Der Vertragserfüller bereitet die Signaturen vor, indem er bei mehreren Vertragsdokumenten die Reihenfolge angibt, die für die E-Signatur erforderlichen Felder hinzufügt und das Vertragsdokument zur Signatur sendet.
    11. Unterzeichner überprüfen das Vertragsdokument.
      • Wenn keine Änderung erforderlich ist, wird das Vertragsdokument von allen Unterzeichnern unterzeichnet.
      • Wenn Änderungen erforderlich sind, wird die Signatur abgelehnt. Der Benutzer, der an der Vertragsanforderung arbeitet, generiert ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
    12. Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und Abteilungsmitglieder können aus dem Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.