Definition und Einstellung für Mitarbeiterdokumente

Freigeben Version: Xanadu

Aktualisiert 1. August 2024

13 Minuten Lesedauer

Verwenden Sie Employee Document Management, um zu konfigurieren, wie Mitarbeiterdokumente basierend auf Unternehmensrichtlinien, Prozessen und regulatorischer Compliance behandelt werden sollen.

Dokumenttypen

Dokumenttypen sind der Kern der Anwendung Employee Document Management. Alle Mitarbeiterdokumente müssen einen zugewiesenen Dokumenttyp haben. Kategorisieren Sie Ihre Mitarbeiterdokumente, indem Sie ihnen Dokumenttypen zuweisen. Verwenden Sie Dokumenttypen, um Richtlinien zu kombinieren, die den Umgang mit einem Mitarbeiterdokument bestimmen. Verwenden Sie Dokumenttypen zu folgenden Zwecken:

Weisen Sie eine Sicherheitsrichtlinie zu. Sicherheitsrichtlinien bestimmen, wer auf Mitarbeiterdokumente zugreifen und die Löschgenehmigung festlegen darf.
Weisen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie zu. Aufbewahrungsrichtlinien bestimmen, wie lange ein Dokument aufbewahrt wird und für wen das Dokument gilt.
Richten Sie eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht ein. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten verhindern vorübergehend die Löschung oder Änderung eines Dokuments.
Ermöglichen Sie Mitarbeitern den Zugriff.
Konfigurieren Sie Mitarbeiterdokumente so, dass sie automatisch verschoben werden, wenn ein HR-Fall geschlossen wird. Weitere Informationen finden Sie unter HR-Service konfigurieren.

Wie Dokumenttypen Themendetail, Sicherheitsrichtlinie und Aufbewahrungsrichtlinie zusammenstellen.

Richtlinien für einen Dokumenttyp definieren

Sie können für jede Art von Dokument festlegen, wer auf ein Dokument zugreifen darf, und auch zugehörige Aufbewahrungsrichtlinien definieren oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht festlegen. Ein Dokumenttyp kann mehrere Dokumente verwalten.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.manager

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Dokumenttypen kombinieren Themendetail, Aufbewahrungsrichtlinien und gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Die Standard-Aufbewahrungsfrist für einen Dokumenttyp ist im entsprechenden Kompetenzzentrum definiert. Details zu Kompetenzzentren finden Sie unter Datenmodell für HR-Kompetenzzentren.

Hinweis:

Das Basissystem enthält verschiedene Dokumenttypen als Beispiele.

Prozedur

Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Dokumenttypen.
Klicken Sie auf Neu oder einen vorhandenen Dokumenttyp, um diesen zu bearbeiten.

Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

Tabelle : 1. Formular Dokumenttypen
Feld	Beschreibung
Name	Name, der den Dokumenttyp beschreibt.
Themendetail	Themendetail, das einem HR-Service zugeordnet ist. Das Themendetail kategorisiert den Dokumenttyp. Der HR-Service kann dazu verwendet werden, automatisch Mitarbeiterdokumente zum Repository für Mitarbeiterdokumente zu verschieben, wenn ein HR-Fall geschlossen wird.
Aktiv	Option zum Aktivieren oder Deaktivieren eines Dokumenttyps. Beim Deaktivieren eines Dokumenttyps wird der Dokumenttyp beim Erstellen eines Dokuments oder beim Verschieben von Anhängen nicht zur Auswahl angezeigt.
Applikationstyp	Anwendung, die dem Dokumenttyp zugeordnet ist.
Gesetzliche Aufbewahrungspflicht	Gibt an, ob für den Dokumenttyp eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt. Wenn aktiviert, werden alle Mitarbeiterdokumente mit diesem Dokumenttyp laut Gesetz aufbewahrt.
Mitarbeiterzugriff	Ermöglicht es Mitarbeitern, auf ihre eigenen Mitarbeiterdokumente zuzugreifen.
Ablaufdatum	Option zum Festlegen des Ablaufdatums für ein Dokument. E-Mail-Benachrichtigungen werden an Dokumentbesitzer, Manager oder HR-Vertreter (gemäß Ablaufrichtlinien) gesendet, wenn das Dokument abläuft oder sich seinem Ablauf nähert.

Klicken Sie im Kontextmenü auf Speichern, um im Formular für den Dokumenttyp zu bleiben.

Die folgenden Registerkarten werden angezeigt.

Tabelle : 2. Registerkarten Dokumenttypen
Registerkarte	Beschreibung
Sicherheitsrichtlinien	Sicherheitsrichtlinie, die dem Dokumenttyp zugeordnet ist. Sicherheitsrichtlinien erteilen autorisierten Benutzer die Möglichkeit zum Anzeigen, Erstellen, Verschieben oder Autorisieren einer Löschung von Mitarbeiterdokumenten. Wenn Sie ein Themendetail auswählen, wird die standardmäßige Sicherheitsrichtlinie, die diesem Themendetail zugeordnet ist (falls zutreffend), automatisch auf der Registerkarte Sicherheitsrichtlinien angezeigt. Auf der Registerkarte Sicherheitsrichtlinien können Sie folgende Aufgaben durchführen: Sie können mehrere Sicherheitsrichtlinien einem Dokumenttyp hinzufügen und zuordnen. Sie können eine Reihenfolge festlegen, in der eine Sicherheitsrichtlinie geprüft werden muss. Niedrigere Zahlen werden vor höheren Zahlen platziert. Beispielsweise wird eine Sicherheitsrichtlinie, deren Position in der Reihenfolge auf 100 festgelegt ist, vor einer Sicherheitsrichtlinie geprüft, deren Reihenfolgenposition auf 200 festgelegt ist. Sie können eine Sicherheitsrichtlinie aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie eine Sicherheitsrichtlinie deaktivieren, bedeutet dies, dass die Sicherheitsrichtlinie dem Dokumenttyp zugeordnet, aber bei der Überprüfung nicht berücksichtigt wird.
Aufbewahrungsrichtlinien	Aufbewahrungsrichtlinie, die dem Dokumenttyp zugeordnet ist. Die Aufbewahrungsrichtlinie kombiniert die Aufbewahrungsdauer (bestimmt, wie lange ein Dokument gespeichert werden muss) und HR-Kriterien (Filter, der bestimmt, für wen die Richtlinie gilt). Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen oder Ändern einer Aufbewahrungsrichtlinie.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten	Zeigt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten an, die für den Dokumenttyp gelten, mit Grund, Datum und Zeitstempel.
Ablaufrichtlinien	Ablaufrichtlinien ermöglichen es einem Administrator, Dokumente eines Dokumenttyps basierend auf HR-Kriterien oder Feldern der Mitarbeiterdokumententabelle oder einer Kombination davon zu filtern. Außerdem kann ein Administrator Gruppen oder Empfänger konfigurieren, die E-Mail-Benachrichtigungen erhalten können, wenn ein Dokument abläuft oder sich seinem Ablauf nähert.

Klicken Sie nach Hinzufügen oder Bearbeiten der Aufbewahrungsrichtlinie auf Speichern, um im Formular des Dokumenttyps zu bleiben, oder klicken Sie auf Absenden, um zur Liste der Dokumenttypen zurückzukehren.

Definieren Sie, wie lange Mitarbeiterdokumente aufbewahrt werden sollen

Eine Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange ein Mitarbeiterdokument gespeichert werden muss, bevor Sie es löschen. Aufbewahrungszeiträume werden mit Bedingungen oder Kriterien kombiniert, um eine Aufbewahrungsrichtlinie zu bilden.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.manager

Hinweis:

Aufbewahrungszeiträume sind eindeutig und können nicht dupliziert werden. Bevor Sie einen Aufbewahrungszeitraum löschen können, müssen Sie sicher sein, dass kein Dokumenttyp mehr mit der Aufbewahrungsrichtlinie verbunden ist.

Prozedur

Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Aufbewahrungszeiträume.

Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

Tabelle : 3. Formular Aufbewahrungszeitraum
Feld	Beschreibung
Titel	Name, der den Aufbewahrungszeitraum beschreibt.
Datumsfeld	Startdatum der Aufbewahrungsdauer. Die verfügbaren Felder hängen von der Tabelle Mitarbeiterdokument [sn_hr_ef_employee_document] ab. Felder aus der Tabelle Mitarbeiterdokument [sn_hr_ef_employee_document] werden verwendet, um den Beginn der Aufbewahrungsdauer festzulegen. Dot-Walken Sie und wählen Sie ein Feld zur Bestimmung des Beginns der Aufbewahrungsdauer.
Anwendungstyp	Die Anwendung, die der Aufbewahrungsdauer zugeordnet ist.
Offsettyp für Datum	Offset, der bestimmt, ob die Aufbewahrungsdauer vor oder nach dem Datum, das in Datumsfeld ausgewählt wurde, beginnen soll. Bestimmt zusammen mit Datumsfeld, Offseteinheiten für Datum und Offsetmenge für Datum die Länge der Aufbewahrungsdauer. Zum Beispiel: Datumsfeld = Erstellt Offsettyp für Datum = Danach Offseteinheiten für Datum = Jahre Offsetmenge für Datum = 1 Mit dieser Konfiguration ist die Aufbewahrungsdauer ein Jahr nach Erstellungsdatum des Dokuments.
Offseteinheiten für Datum	Zeiteinheit, die bestimmt, ob die Aufbewahrungsdauer in Monaten oder Jahren gemessen werden soll.
Offsetmenge für Datum	Anzahl der Monate oder Jahre vor oder nach der Auswahl in Datumsfeld.

Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

Standardaufbewahrungsrichtlinien hinzufügen oder ändern

Mit Standardaufbewahrungsrichtlinien stellen Sie sicher, dass Mitarbeiterdokumente nicht versehentlich gelöscht werden. Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie keinem Dokumenttyp zugewiesen wurde, wird die Standardaufbewahrungsrichtlinie verwendet.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.manager

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können Standardaufbewahrungsrichtlinien bearbeiten.

Das Basissystem 'HR-Servicebereitstellung bietet Standardaufbewahrungsrichtlinien für jedes Mitarbeiterdokument, das einer Kompetenzzentrum-Tabelle zugeordnet ist.

Allen Dokumenten, die unter ein Kompetenzzentrum fallen und deren Aufbewahrungsdauer unendlich ist und nie gelöscht wird, werden Standardaufbewahrungsrichtlinien zugewiesen.

Hinweis:

Wenn Sie die Standardaufbewahrungsdauer ändern, werden alle neuen Dokumente dem neuen Zeitraum zugewiesen, aber für vorhandene Dokumente gilt noch immer die ursprüngliche Aufbewahrungsdauer.

Standardaufbewahrungsrichtlinien können nicht gelöscht werden, wenn sie von einem Dokumenttyp verwendet werden. Für ein Kompetenzzentrum ist nur eine Standardrichtlinie zulässig.

Sobald ein Löschdatum berechnet wurde und eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht in Kraft tritt, ändert sich das Löschdatum nicht mehr.

Prozedur

Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Standardaufbewahrungsrichtlinien.
Klicken Sie auf Neu, um eine Standardaufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, oder auf eine vorhandene Richtlinie, um diese zu bearbeiten.

Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

Tabelle : 4. Standardaufbewahrungsrichtlinie
Feld	Beschreibung
Tabelle	Kompetenzzentrum-Tabelle, der Mitarbeiterdokumente zugeordnet werden, wenn 'HR-Servicebereitstellung lizenziert und aktiviert ist.
Aufbewahrungszeitraum	Aufbewahrungszeitraum, der angibt, wie lange das Dokument gespeichert wird. Das einzige Feld, das Sie bearbeiten können.
Anwendungstyp	Anwendung, die der Standardaufbewahrungsrichtlinie zugeordnet ist.

Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

Hinzufügen oder Ändern einer Aufbewahrungsrichtlinie

Legen Sie Richtlinien fest, die bestimmen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden sollen, und wer betroffen ist. Aufbewahrungsrichtlinien kombinieren den Aufbewahrungszeitraum mit Bedingungen oder Kriterien.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.manager

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Vorschriften, Gesetze und Ihre Unternehmensrichtlinien bestimmen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden sollen.

Sobald ein Löschdatum berechnet wurde und eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht in Kraft tritt, ändert sich das Löschdatum nicht mehr.

Um sicherzustellen, dass keine versehentlichen Löschungen auftreten, bietet das Basissystem Standardaufbewahrungsrichtlinien. Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie keinem Dokumenttyp zugewiesen wurde, wird die Standardaufbewahrungsrichtlinie verwendet.

Wenn ein Dokumenttyp von mehreren Aufbewahrungsrichtlinien abgedeckt ist:

gilt die Richtlinie mit der längsten Aufbewahrungsdauer.
Wenn es eine sonstige Aufbewahrungsrichtlinie und eine Standardaufbewahrungsrichtlinie mit einer unbegrenzten Aufbewahrungsdauer gibt, gilt die sonstige Aufbewahrungsrichtlinie. Unter der Annahme, dass die HR-Kriterien übereinstimmen und die Aufbewahrungsdauer gültig ist.

Aufbewahrungsrichtlinien stehen in einer 1:1-Beziehung zu einem Dokumenttyp. Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann nicht für mehrere Dokumenttypen gelten.

Hinweis:

Sie können dieselbe Aufbewahrungsdauer für mehrere Aufbewahrungsrichtlinien verwenden.

Wenn Sie über mehrere Aufbewahrungsrichtlinien verfügen, sich die Kriterien jedoch überlappen, wird die Aufbewahrungsrichtlinie mit der längsten Aufbewahrungsdauer gewählt.

Beispiel: Dokumenttyp = Disziplinarhinweis

Aufbewahrungsrichtlinien:
- US-Mitarbeiter (Aufbewahrungszeitraum = Enddatum + 7 Jahre)
- US-Vertragsmitarbeiter (Aufbewahrungszeitraum = Enddatum + 5 Jahre)
Wenn ein Benutzer sowohl ein US-Mitarbeiter als auch ein Vertragsmitarbeiter ist, wird die Aufbewahrungsrichtlinie für US-Mitarbeiter verwendet, weil ihre Aufbewahrungsdauer länger ist.

Hinweis:

Sie können die Standardaufbewahrungsrichtlinie für alle Dokumenttypen verwenden. Die Standardaufbewahrungsrichtlinie definiert, dass alle Mitarbeiterdokumente aufbewahrt werden, während Mitarbeiter im Unternehmen sind. Sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird eine zweite Aufbewahrungsrichtlinie basierend auf HR-Kriterien ausgelöst. Wenn ein Mitarbeiter die HR-Kriterien nicht erfüllt und das Unternehmen verlässt, gilt die ursprüngliche Standardaufbewahrungsrichtlinie noch. Die Mitarbeiterdokumente werden unbegrenzt aufbewahrt.

Prozedur

Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Aufbewahrungsrichtlinien.
Klicken Sie auf Neu oder auf eine vorhandene Aufbewahrungsrichtlinie, um sie zu bearbeiten.

Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

Tabelle : 5. Formular Aufbewahrungsrichtlinie
Feld	Beschreibung
Betrifft	Tabelle Mitarbeiterdokument [sn_hr_ef_employee_document] und der Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesener Dokumenttyp. Wählen Sie eine Tabelle und einen Dokumenttyp, auf denen die Aufbewahrungsrichtlinie basiert.
HR-Kriterien	Für wen die Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Sie können beispielsweise HR-Kriterien basierend auf einem Land auswählen. Mit diesen Kriterien wird sichergestellt, dass für jeden im ausgewählten Land dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Hinweis: Informieren Sie sich beim Definieren von Bedingungen wie der Beachtung der Groß-/Kleinschreibung oder Nullwerten über die API GlideFilter - Scoped, Global.
Aufbewahrungszeitraum	Wie lange ein Mitarbeiterdokument gespeichert werden soll.
Aktiv	Gibt an, ob die Aufbewahrungsrichtlinie aktiv ist und verwendet wird. Hinweis: Standardaufbewahrungsrichtlinien können nicht deaktiviert werden.

Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

Standardsicherheitsrichtlinien hinzufügen oder ändern

Standardsicherheitsrichtlinien stellen sicher, dass Mitarbeiterdokumente geschützt werden. Das 'HR-Servicebereitstellung-Basissystem bietet Standardsicherheitsrichtlinien für jeden Dokumenttyp und bestimmt, wer zugreifen kann und Löschungen autorisieren darf.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.manager

Benutzer erhalten Zugriff auf Mitarbeiterdokumente von:

Gruppen
Rollen
Sowohl Gruppen als auch Rollen

Die Sicherheitsrichtlinie kann eine Genehmigung einer Löschung anfordern und verlangen, dass der Benutzer einer Gruppe angehört, die Löschrechte hat.

Siehe HR-Gruppen verwalten und HR-Rollen verwalten.

Prozedur

Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Standardsicherheitsrichtlinien.
Klicken Sie auf Neu oder auf eine vorhandene Sicherheitsrichtlinie, um sie zu bearbeiten.

Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

Tabelle : 6. Felder in Sicherheitsrichtlinien
Tabelle	Beschreibung
Beschreibung	Ausdruck, der die Sicherheitsrichtlinie des HR-Mitarbeiterdokuments beschreibt.
Anwendungstyp	Anwendung, die der Sicherheitsrichtlinie zugeordnet ist.
Aktiv	Option zum Aktivieren oder Deaktivieren der Sicherheitsrichtlinie. Wenn Sie eine Sicherheitsrichtlinie deaktivieren, bedeutet dies, dass die Sicherheitsrichtlinie dem Dokumenttyp zugeordnet, aber bei der Überprüfung nicht berücksichtigt wird.
Trifft zu, wenn	Mit diesen Filtern werden zusätzliche Bedingungen für eine Sicherheitsrichtlinie festgelegt.

Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

Sicherheitsrichtlinien für Dokumente hinzufügen oder ändern

Viele Mitarbeiterdokumente enthalten vertrauliche und persönliche Informationen. Verwenden Sie Dokumentsicherheitsrichtlinien, um den Zugriff auf Mitarbeiterdokumente zu definieren und sicherzustellen, dass sie geschützt sind.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.admin

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können festlegen, wer Dokumente lesen oder erstellen oder ihre Löschung genehmigen darf, indem Sie Dokumentsicherheitsrichtlinien hinzufügen oder bearbeiten.

Hinweis:

Sie können Mitarbeitern Zugriff auf ihre eigenen Mitarbeiterdokumente in ihrem HR-Profil geben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mitarbeiterzugriff im Formular Dokumenttyp. Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinien für einen Dokumenttyp definieren.

Benutzer erhalten Zugriff auf Mitarbeiterdokumente von:

Gruppen
Rollen
Sowohl Gruppen als auch Rollen

Die Sicherheitsrichtlinie kann eine Genehmigung einer Löschung anfordern und verlangen, dass der Benutzer einer Gruppe angehört, die Löschrechte hat.

Siehe HR-Gruppen verwalten und HR-Rollen verwalten. Oder sehen Sie sich Gruppen und Rollen an.

Prozedur

Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Sicherheitsrichtlinien.
Klicken Sie auf Neu oder eine vorhandene Sicherheitsrichtlinie, um sie zu bearbeiten.

Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

Tabelle : 7. Felder in Sicherheitsrichtlinien
Tabelle	Beschreibung
Beschreibung	Ausdruck, der die Sicherheitsrichtlinie des HR-Mitarbeiterdokuments beschreibt.
Anwendungstyp	Anwendung, die der Sicherheitsrichtlinie zugeordnet ist.
Aktiv	Option zum Aktivieren oder Deaktivieren der Sicherheitsrichtlinie. Wenn Sie eine Sicherheitsrichtlinie deaktivieren, bedeutet dies, dass die Sicherheitsrichtlinie dem Dokumenttyp zugeordnet, aber bei der Überprüfung nicht berücksichtigt wird.
Trifft zu, wenn	Mit diesen Filtern werden zusätzliche Bedingungen für eine Sicherheitsrichtlinie festgelegt.

Verwenden Sie die drei Registerkarten, um zu bestimmen, welche Gruppen oder Rollen erforderlich sind, um Metadaten für ein Mitarbeiterdokument nach Dokumenttyp zu durchsuchen oder zu bearbeiten oder auf sie zuzugreifen. Sie können auch definieren, welche Gruppen Löschungsbenachrichtigungen erhalten oder die Löschung von Mitarbeiterdokumenten autorisieren können.

Tabelle : 8. Registerkarten Sicherheitsrichtlinie
Registerkarten	Beschreibung
Lesen	Gruppen: Gruppen, zu denen ein Benutzer gehören muss, um Mitarbeiterdokumente des zugehörigen Dokumenttyps und der zugehörigen Sicherheitsrichtlinie suchen und lesen zu dürfen. Rollen: Rollen, die ein Benutzer haben muss, um Mitarbeiterdokumente des zugehörigen Dokumenttyps und der zugehörigen Sicherheitsrichtlinie suchen und lesen zu dürfen. Hinweis: Benutzer mit der Rolle Leser im Employee Document Management [sn_hr_ef.document_reader] müssen ebenso hier hinzugefügt werden, um Dokumente des zugehörigen Dokumenttyps und der zugehörigen Sicherheitsrichtlinie suchen und lesen zu dürfen. Alle abgleichen: Legt fest, ob beide Bedingungen für Gruppen und Rollen erfüllt sein müssen, damit ein Zugriff erlaubt ist. Hinweis: Wenn diese Option nicht markiert wird, muss der Benutzer nur die Bedingungen der Gruppe oder der Rolle erfüllen, nicht beide.
Schreiben	Gruppen: Die Gruppen, zu denen ein Benutzer gehören muss, um Zugriff zu erhalten. Rollen: Rollen, die ein Benutzer haben muss, um Mitarbeiterdokumente des zugehörigen Dokumenttyps und der zugehörigen Sicherheitsrichtlinie suchen, lesen und erstellen zu dürfen. Hinweis: Benutzer mit der Rolle Autor im Employee Document Management [sn_hr_ef.document_writer] müssen ebenso hier hinzugefügt werden, um Dokumente des zugehörigen Dokumenttyps und der zugehörigen Sicherheitsrichtlinie suchen, lesen und erstellen zu dürfen. Alle abgleichen: Legt fest, ob beide Bedingungen für Gruppen und Rollen erfüllt sein müssen, damit ein Schreibzugriff erlaubt ist. Hinweis: Wenn diese Option nicht markiert wird, muss der Benutzer nur die Bedingungen der Gruppe oder der Rolle erfüllen, nicht beide.
Löschung genehmigen	Für das Löschen von Dokumenten ist eine Genehmigung erforderlich, oder senden Sie eine Benachrichtigung, bevor der Löschungsvorgang ausgeführt wird. Gruppen: Die Gruppen, denen ein Benutzer angehören muss, um eine anstehende Löschung zu genehmigen oder darüber benachrichtigt zu werden. Hinweis: Eine Genehmigung ist nur durch eine Person in der Gruppe erforderlich.

Klicken Sie auf Speichern. Daraufhin wird die zugehörige Liste Dokumenttypen angezeigt.
Klicken Sie auf Neu. Sie können anschließend einen Dokumenttyp erstellen, der der Sicherheitsrichtlinie zugeordnet werden soll.
Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

Fügen Sie Ablaufrichtlinien für einen Dokumenttyp hinzu, oder ändern Sie sie

Fügen Sie Richtlinien für Ablaufbenachrichtigungen für einen Dokumenttyp hinzu, oder ändern Sie sie. Zulassen, dass ein Ablaufdatum für ein Dokument festgelegt und E-Mail-Benachrichtigungen an Dokumentbesitzer, Manager oder HR-Mitarbeiter gesendet werden, wenn das Dokument abläuft oder sich seinem Ablauf nähert.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: admin

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Bestimmte Dokumente, wie Reisepässe oder Schulungszertifikate, haben ein Ablaufdatum. Damit Unternehmen Compliance-Richtlinien einhalten können, müssen die neuesten Versionen von Mitarbeiterdokumenten gepflegt werden. Mit dieser Funktion kann ein Administrator Richtlinien für Ablaufbenachrichtigungen für einen Dokumenttyp einrichten, und ein Anwender kann ein Ablaufdatum für ein Dokument festlegen, während er es in das Management von Mitarbeiterdokumenten hochlädt oder wenn er einen Fall in das Management von Mitarbeiterdokumenten verschiebt.

Prozedur

Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Richtlinien der Ablaufbenachrichtigung.
Klicken Sie auf Neu.

Füllen Sie die Felder des Formulars aus.

Tabelle : 9. Formular „Richtlinie für Ablaufbenachrichtigung“
Feld	Beschreibung
Dokumenttyp	Dokumenttyp, für den die Ablaufrichtlinie festgelegt ist. Beispiel: Bildungsvereinbarungen.
Name	Name, den Sie für die Richtlinie der Ablaufbenachrichtigung angeben.
Bestellung	Reihenfolge, die Sie für eine Ablaufrichtlinie angeben. Angenommen, ein Dokument qualifiziert zwei Ablaufbenachrichtigungsrichtlinien, dann erhält die Richtlinie mit einem geringeren Auftragswert eine höhere Priorität.
Aktiv	Option zum Aktivieren der Ablaufrichtlinie für die Verwendung.
Filterkriterien hinzufügen
HR-Kriterien	HR-Kriterien definieren die Zielgruppe, auf die Sie Filterbedingungen anwenden möchten. Beispiel: US-Mitarbeiter: Steuerformulareinzug.
Trifft zu, wenn	Filterbedingungen, die Sie auf Felder des Mitarbeiterdokuments anwenden möchten.
Mit beiden übereinstimmen	Wenn mehr als eine Filterbedingung vorhanden ist, aktivieren Sie diese Option. Dokumente werden basierend auf allen angegebenen Bedingungen gefiltert.

Klicken Sie auf Absenden.

Nächste Maßnahme

Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Richtlinien der Ablaufbenachrichtigung.
Öffnen Sie die erforderliche Ablaufbenachrichtigungsrichtlinie.

Fügen Sie in der zugehörigen Liste „Empfänger der Ablaufbenachrichtigung“ Empfänger hinzu:

Tabelle : 10. Formular „Empfänger der Ablaufbenachrichtigung“.
Feld	Beschreibung
Name	Name für den Empfänger der Ablaufbenachrichtigung.
Daten-Offset-Typ	Offsettyp für Datum relativ zum Ablaufdatum des Dokuments. Möchten Sie beispielsweise vor oder nach dem Ablaufdatum eine Benachrichtigung senden?
Offseteinheiten für Daten	Anzahl von Tagen, Wochen und Monaten, die Ihre Offseteinheiten definiert.
Daten-Offset-Menge	Für den Daten-Offset angegebener Wert. Angenommen, Sie haben als Daten-Offset-Typ Vor, Datums-Offset-Einheiten als Tageund Datums-Offset-Menge als 3ausgewählt. Dann werden E-Mail-Benachrichtigungen drei Tage vor dem Ablaufdatum des Dokuments gesendet.
Richtlinie der Ablaufbenachrichtigung	Richtlinie der Ablaufbenachrichtigung, für die Empfänger erstellt werden.
Empfänger	Empfänger für Benachrichtigungen können aus den Feldern ausgewählt werden, die in einem Mitarbeiterdokument unterstützt werden. Hinweis: Wenn Sie verschiedene Empfänger an verschiedenen Tagen benachrichtigen möchten, können Sie mehrere Empfänger der Ablaufbenachrichtigung für eine einzige Richtlinie für die Ablaufbenachrichtigung konfigurieren.
Aktiv	Option zum Aktivieren des Empfängers der Ablaufbenachrichtigung.

Fügen Sie im Abschnitt Gruppen Gruppen hinzu, an die Sie Benachrichtigungen senden möchten. Gruppen erhalten Benachrichtigungen gleichzeitig mit den Empfängern.
Klicken Sie auf Absenden.