Selfservice-Vertragsanforderung verwenden

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Übermitteln Sie Vertragsanforderungen, die Vertragsdokumente mithilfe einer vordefinierten Vertragsvorlage und von Vorlagenregeln generieren.

    Funktionen

    • Vertragsvorlagen mit Metadaten, Klauseln, Tabellen und Geschäftsregeln für die Auswahl der relevantesten Vorlage für eine Anforderung erstellen.
    • Vertragsvorlagen im Format Microsoft Word ermöglichen eine einfachere Überprüfung und Bearbeitung von Verträgen durch den Vertragserfüller.
    • Integrationen der elektronischen Signatur mit Adobe Sign und DocuSign.
    • Unterstützung für handschriftliche Signaturen.
    • Externe Speicherintegrationen mit Google Drive und Microsoft OneDrive zum Speichern unterzeichneter Vertragsdokumente.
    • Zentralisiertes Vertrags-Repository, das die Metadaten der unterzeichneten Vertragsdokumente enthält.
    • Systemeigenschaft zum Generieren einer Abschlusszertifizierung für einen elektronisch unterzeichneten Vertrag.

    Workflow für Selfservice-Verträge

    Wenn eine anfordernde Person eine Selfservice-Vertragsanforderung übermittelt, wird mithilfe einer Standardvertragsvorlage basierend auf den Informationen aus der Anforderung ein Vertragsdokument erstellt. Die Informationen aus der Anforderung werden an den entsprechenden Stellen in die Vorlage eingefügt.

    Bei Bedarf können anfordernde Personen bestimmte Änderungen im generierten Vertragsdokument anfordern. Erfüller können diese angeforderten Änderungen verwalten und verarbeiten, um von einem zentralen Ort aus die erforderlichen Überarbeitungen des Vertragsdokuments vorzunehmen. Da Vertragsdokumente im Format Microsoft Word vorliegen, ist das Überprüfen, Bearbeiten und Abschließen von Vertragsdokumenten einfacher als bei Dokumenten im PDF- oder HTML-Format.

    Ein Workflow für eine Selfservice-Vertragsanforderung kann wie folgt fortfahren:
    1. Die den Vertrag anfordernde Person initiiert eine Vertragsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Vertragsanforderung wird initiiert.
      • Wenn keine Validierungsfehler vorliegen, wird eine Vertragsanforderung im Status In Bearbeitung erstellt.
      • Wenn bei der Validierung des Unterzeichners Fehler auftreten, behebt die anfordernde Person diese und übermittelt die Vertragsanforderung erneut.
    2. Ein Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und die Metadaten, Klauseln, Unterzeichner und Tabellen werden dynamisch gemäß vordefinierten Bedingungen hinzugefügt.
    3. Die anfordernde Person des Vertrags bearbeitet die Anforderungen hinsichtlich Änderungen und erstellt eine neue Version des Vertragsdokuments mit der Option Dokument erneut generieren oder synchronisieren.
    4. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt das Vertragsdokument an.
      1. Wenn keine Änderungen erforderlich sind, wird das Dokument zum Signieren gesendet.
      2. Wenn Changes erforderlich sind, übermittelt die anfordernde Person des Vertrags einen Change Request.
    5. Basierend auf der Change-Anforderung kann der Vertragserfüller die folgenden Aktionen ausführen.
      1. Der Vertragserfüller initiiert einen internen Überprüfungsprozess.
        1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
          Hinweis:
          Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
        2. Ein Vertragsprüfergruppenmanager kann die Überprüfungsaufgabe zuweisen, oder ein Vertragsprüfer kann sie selbst zuweisen.
        3. Der zugewiesene Vertragsprüfer beginnt mit der Arbeit am Vertragsdokument.
        4. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
        5. Wenn eine Anforderung nach weiteren Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
        6. Der Vertragsprüfer prüft das Dokument, akzeptiert Redlines oder lehnt sie ab, schlägt Änderungen vor und fügt Kommentare hinzu.
        7. Der Vertragsprüfer schließt die Überprüfung ab und gibt das aktualisierte Vertragsdokument frei, falls verfügbar.
        8. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt basierend auf dem Feedback die erforderlichen Änderungen vor.
          • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach dem Finalisieren des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
          • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
      2. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung bei den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen ergeben werden, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt.
      3. Sobald das Dokument abgeschlossen ist, sendet der Erfüller das Dokument an die anfordernde Person.
    6. Die vertragsanfordernde Person zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn an die Unterzeichner, wenn keine Änderungen erforderlich sind. Wenn Änderungen erforderlich sind, wird der Überprüfungs- und Überarbeitungsprozess fortgesetzt.
    7. Wenn der externe Speicher konfiguriert ist, werden Vertragsdokumente darin gespeichert. Andernfalls werden sie in der Instanz ServiceNow gespeichert.
    8. Wenn ein Unterzeichner das Dokument ablehnt, wird es zur Überarbeitung an die anfordernde Person zurückgesendet, und die Überarbeitung wird zur Signatur gesendet.
    9. Der unterzeichnete Vertrag wird an den Vertragsanforderungsdatensatz angehängt.
    10. Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und Abteilungsmitglieder können im Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.
    Hinweis:
    Die vertragsanfordernde Person kann eine Vertragsanforderung abbrechen, wenn der Status Entwurf, Neu, Warten auf Genehmigung, Warten auf Signatur oder In Bearbeitung lautet.