Initiieren Sie eine Ad-hoc-Genehmigung für die Überarbeitung eines Vertragsdokuments

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Initiieren Sie eine Ad-hoc-Genehmigung für eine Vertragsdokumentüberarbeitung von einem Benutzer oder einer Benutzergruppe.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_cm_core.contract_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Sie können die Genehmigung einer Überarbeitung für Vertragsdokumente von Stakeholdern anfordern. So funktioniert der Flow:
    • Sie können die Genehmigungen einem Benutzer oder einer Benutzergruppe in Ihrer Organisation zuweisen. Benutzer mit der Rolle „Gruppenmanager“ oder „Vertragserfüller“, die sich in den Feldern „ Zugewiesen an “ oder „ Mitarbeitender “ befinden, können die Genehmigung für die Überarbeitung erteilen.
    • Wenn Sie eine Genehmigung initiieren, erhalten die Genehmiger eine E-Mail-Benachrichtigung und können auf die Genehmigung reagieren.
    • Einem Genehmiger, der keinen Zugriff auf die Vertragsüberarbeitung hat, wird schreibgeschützter Zugriff auf den Datensatz gewährt, bis der zugewiesene Genehmigungsdatensatz abgeschlossen ist.
    Hinweis:
    Nur die neueste Überarbeitung eines bestimmten Vertragstyps wird zur Genehmigung gesendet. Wenn die Genehmigung einer bestimmten Überarbeitung aussteht, können Sie dafür keine weitere Genehmigung initiieren.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zu Ihrem Arbeitsbereich.
    2. Klicken Sie auf das Listensymbol ( Listensymbol).
    3. Öffnen Sie auf der Registerkarte Listen eine Anforderung, indem Sie unter Vertragsanforderungeneine Option auswählen.
      OptionSchritte
      Als Beauftragter
      1. Wählen Sie die Option Mir zugewiesen aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
      3. Wenn Ihnen die Anforderung neu zugewiesen ist, wählen Sie Start, um mit der Bearbeitung der Anforderung zu beginnen.

        Der Status der Anforderung ist „In Arbeit“, und der Vertragsstatus ist ebenfalls „In Arbeit“.
      Als Mitarbeiter
      1. Wählen Sie die Option Zusammenarbeiten aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
    4. Klicken Sie auf der Registerkarte Genehmiger auf Genehmigung starten.
      Sie können auch eine Genehmigung starten, indem Sie auf die Schaltfläche „Weitere Aktionen“ ( Schaltflächensymbol „Weitere Aktionen“) klicken und Genehmigung starten auswählen.
    5. Füllen Sie im Dialogfeld „Genehmigung starten“ die Felder aus.
      Tabelle : 1. Dialogfeld „Genehmigung starten“
      Feld Beschreibung
      Vertragstyp
      Wählen Sie in der Dropdown-Liste nur eine Kategorie des Vertragstyps aus, z. B. Bestellformular.
      Hinweis:
      Wenn Sie nur einen Vertragstyp haben, wird er automatisch ausgefüllt.
      Dokumentüberarbeitung Die letzte Version des Dokuments. Beispiel : Bestellformular – 1.0. Die Zahl gibt die letzte Dokumentüberarbeitung an. Die Überarbeitungsnummer ist im Feld Genehmigen sichtbar.
      Hinweis:
      Die Überarbeitungsnummer des aktuellen Dokuments ist um eins höher als die vorherige Überarbeitungsnummer.
      Genehmigung durch Genehmigung auf Benutzerebene oder Benutzergruppenebene erforderlich.
      • Benutzer: Fordern Sie die Genehmigung von einem einzelnen Benutzer an.
      • Benutzergruppe: Fordern Sie die Genehmigung von einer Benutzergruppe an. Das Feld Benutzer auswählen wird durch das Feld Benutzergruppe auswählen ersetzt.
      Benutzer auswählen Benutzer oder Benutzergruppe, der/die das Element genehmigen muss. Wenn Sie Benutzer im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wählen Sie einen Benutzer aus, dessen Genehmigung erforderlich ist.
      Hinweis:
      Wenn Sie Benutzer im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wird für den ausgewählten Benutzer ein Genehmigungsdatensatz erstellt.
      Anwendergruppe auswählen Benutzer oder Benutzergruppe, der/die das Element genehmigen muss. Wenn Sie Benutzergruppe im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wählen Sie eine Benutzergruppe aus, deren Genehmigung erforderlich ist.
      Hinweis:
      Wenn Sie Benutzergruppe im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wird für jeden Benutzer in der ausgewählten Benutzergruppe ein Genehmigungsdatensatz erstellt. Ein beliebiges Mitglied der Gruppe kann die Genehmigung erteilen.
      Genehmigungshinweis Hinweis an den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Benutzergruppe.
    6. Klicken Sie auf Initiiert.
      Alle Genehmigungsdatensätze werden aufgelistet, und der Genehmigungsstatus ändert sich in Angefordert.

    Ergebnisse

    Zugewiesene Genehmiger werden auf der Registerkarte Genehmiger zusammen mit anderen Genehmigungsdetails hinzugefügt. Die zugewiesenen Genehmiger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Öffnen des Datensatzes für die Aktion.
    Hinweis:
    Die Überarbeitungsnummer des Vertragstyps ist im Feld Genehmigen der Registerkarte Genehmiger sichtbar.

    Nächste Maßnahme

    Genehmiger können und Genehmigen Sie ein Vertragsdokument, oder lehnen Sie es abanzeigen.