Verwenden Sie eine nicht selbstverwaltete Vertragsanforderung

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Senden Sie nicht selbstverwaltete Vertragsanforderungen zur Überprüfung von Verträgen basierend auf Drittparteivorlagen.

    Funktionen

    Nicht selbst bediente Vertragsanforderungen umfassen die folgenden Funktionen:
    • Möglichkeit, ein Drittparteidokument zur Überprüfung einzureichen.
    • Möglichkeit, mehrere Vertrags- und Begleitdokumente zur Überprüfung hochzuladen.
    • Erhalten Sie Prüfungen und Feedback von internen Fachexperten zu Vertragsdokumenten.
    • Integrationen der elektronischen Signatur mit Adobe Sign und DocuSign.
    • Vertrags-Repository, das die Metadaten signierter Vertragsdokumente enthält.

    Workflow zur Anforderung von Verträgen ohne Selfservice

    Ein Workflow für eine nicht selbstverwaltete Vertragsanforderung kann wie folgt ablaufen:
    1. Die anfordernde Person des Vertrags initiiert eine Vertragsanforderung im -Arbeitsbereich. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Vertragsanforderung wird initiiert.
    2. Eine Vertragsanforderung wird im Status Entwurf erstellt.
    3. Die anfordernde Person des Vertrags lädt einen einzelnen Vertrag oder mehrere Verträge und die zugehörigen Dokumente hoch und klassifiziert sie.
    4. Der Vertragserfüller zeigt das Vertragsdokument an, das an die Vertragsanforderung angehängt ist.
    5. Bei Bedarf klassifiziert der Vertragserfüller den Vertrag und die Begleitdokumente neu.
    6. Wenn eine Expertenüberprüfung oder Feedback von internen Teams erforderlich ist, initiiert der Vertragserfüller einen internen Überprüfungsprozess.
      1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
        Hinweis:
        Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
      2. Dem Vertragsprüfer wird die Überprüfungsaufgabe zugewiesen
      3. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
      4. Wenn eine Anforderung nach weiteren Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
      5. Der Vertragsprüfer prüft das Dokument, akzeptiert es, lehnt es ab oder schlägt Änderungen vor, und fügt Kommentare hinzu.
      6. Der Vertragsprüfer prüft den Vertrag und gibt Feedback. Wenn ein überarbeitetes Dokument verfügbar ist, wird es auch für den Vertragserfüller freigegeben.
      7. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt basierend auf dem Feedback die erforderlichen Änderungen vor.
        • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach dem Finalisieren des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
        • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
    7. Der Vertragserfüller lädt den überarbeiteten Vertrag in die Vertragsanforderung hoch.
    8. Der Vertragserfüller sendet das überarbeitete Vertragsdokument per E-Mail an Drittparteikontakte.
    9. Zeigen Sie im Aktivitätenstrom der Vertragsanforderung Antworten von Drittparteikontakten an.

      Möglicherweise sind mehrere Überarbeitungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Drittpartei erforderlich, bevor das Vertragsdokument von allen Parteien fertiggestellt wird. Der Überprüfungsprozess kann erneut mit anderen Überprüfergruppen durchgeführt werden.

    10. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung bei den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen ergeben werden, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt. Das Vertragsdokument kann nur dann zur Signatur gesendet werden, wenn es genehmigt wurde.
    11. Der Vertragserfüller bereitet die Signaturen vor, indem er bei mehreren Vertragsdokumenten die Reihenfolge angibt, die für die E-Signatur erforderlichen Felder hinzufügt und das Vertragsdokument zur Signatur sendet.
    12. Unterzeichner überprüfen das Vertragsdokument.
      • Wenn keine Änderung erforderlich ist, wird das Vertragsdokument von allen Unterzeichnern unterzeichnet.
      • Wenn Änderungen erforderlich sind, wird die Signatur abgelehnt. Der Benutzer, der an der Vertragsanforderung arbeitet, generiert ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
    13. Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und Abteilungsmitglieder können aus dem Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.