Arbeiten Sie an einer nicht selbstverwalteten Vertragsüberprüfungsanforderung

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Überprüfen und überarbeiten Sie als Mitglied des Vertrags-Supportteams ein nicht selbst bedientes Vertragsdokument. Sie können das überarbeitete Dokument per E-Mail an Stakeholder senden, um die Überarbeitungen zu überprüfen, und dann das fertige Dokument zur E-Signatur aus der Vertragsanforderung senden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_cm_core.contract_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zu Ihrem Arbeitsbereich.
    2. Wahlweise: Klassifizieren Sie den Vertrag oder die Begleitdokumente, die zur Überprüfung eingereicht wurden, erneut.
      Weitere Informationen finden Sie unter Klassifizieren Sie Vertragsdokumente in einer nicht selbst bedienten Vertragsanforderung neu und Klassifizieren Sie die Begleitdokumente in der Vertragsanforderung neu.
    3. Öffnen Sie eine vorhandene Überarbeitung eines Vertragsdokuments.
      • Für internen Speicher: Wählen Sie auf der Registerkarte Vertragsdokumente den Namen des Dokuments aus, um den Dokumentüberarbeitungsdatensatz zu öffnen.
      • Für externen Speicher: Klicken Sie auf der Registerkarte Vertragsdokumente auf den Link auf der Registerkarte URL, um das Dokument online anzuzeigen.
    4. Überprüfen Sie die Vertragsdokumente.
    5. Erstellen Sie Dokumentüberarbeitungen.
      Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Dokumentüberarbeitung.
    6. Wenn eine Genehmigung durch andere Stakeholder erforderlich ist, senden Sie das Dokument zur Ad-hoc-Genehmigung.
      Weitere Informationen finden Sie unter Initiieren Sie eine Ad-hoc-Genehmigung für die Überarbeitung eines Vertragsdokuments.
    7. Richten Sie eine E-Mail an Stakeholder ein, um das abgeschlossene Vertragsdokument überprüfen und die Änderungen bestätigen zu lassen.
      Weitere Informationen finden Sie unter Senden Sie eine E-Mail an Stakeholder.
    8. Fügen Sie auf der Registerkarte Unterzeichner Unterzeichner hinzu, an die der Vertrag zur E-Signatur gesendet wird, indem Sie Hinzufügenwählen.
      OptionSchritte
      Intern
      1. Geben Sie im Feld Interner Unterzeichner den Namen des Unterzeichners ein. Die Felder Name des autorisierten Unterzeichners, Unterzeichnerund E- Mail -Adresse des Unterzeichners werden automatisch ausgefüllt.
      2. Geben Sie im Feld Reihenfolge ein, in welcher Reihenfolge der Vertrag an den Unterzeichner gesendet werden soll. Der Auftragswert muss eindeutig sein
      Extern
      1. Geben Sie im Feld Name des autorisierten Unterzeichners den Namen des externen Unterzeichners ein.
      2. Geben Sie im Feld Unterzeichner den Titel des externen Unterzeichners ein.
      3. Geben Sie im Feld Unterzeichner -E-Mail die E-Mail-Adresse des externen Unterzeichners ein.
      4. Geben Sie im Feld „Reihenfolge“ die Reihenfolge ein, in der der Vertrag an die Unterzeichner für eine E-Signatur gesendet werden soll. Der Auftragswert muss eindeutig sein.
    9. Wenn sich alle Stakeholder auf eine Überarbeitung des Vertragsdokuments geeinigt haben, wählen Sie Für Signatur vorbereiten aus, um das Dokument vorzubereiten und zur E-Signatur an die Unterzeichner zu senden.
      1. Hinweis:
        Die Option zum Neuordnen wird nur angezeigt, wenn mehrere Dokumente angehängt sind.
        Ziehen Sie die Dokumente im Popup-Fenster Neu anordnen, und platzieren Sie sie, um die Reihenfolge zu definieren.
      2. Wählen Sie Für Signatur vorbereiten aus.
      Der Dokumentstatus wird auf „Unterzeichnung wird vorbereitet“ aktualisiert. Die in der nicht selbstverwalteten Vertragsanforderung übermittelten Vertragsdokumente werden in einem einzigen Dokument zusammengefasst und zur Vorbereitung der Signatur gesendet.
    10. Füllen Sie das Dokument im konfigurierten E-Signatur-System aus, und senden Sie es zur Signatur.
      1. Melden Sie sich beim E-Signatur-Portal an.
      2. Zeigen Sie eine Vorschau des Dokuments an, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt ist.
      3. Fügen Sie die erforderlichen Felder einschließlich des Felds Signatur hinzu.
      4. Wählen Sie Senden.
      Ein E-Signatur-Umschlag wird erstellt und an alle Unterzeichner gesendet. Wenn das System eine Erfolgsbenachrichtigung vom Anbieter der elektronischen Signatur erhält, werden der Status und der Vertragsstatus in Warten auf Signatur aktualisiert.
    11. Wahlweise: Wenn Sie die Signaturanforderung abbrechen müssen, bevor alle Unterzeichner das Dokument signiert haben, wählen Sie Signaturabbrechen aus.
      Der Status der Vertragsanforderung wird auf „In Arbeit“ und der Status des Vertragsdokument auf „Signatur abgebrochen“ aktualisiert.

    Nächste Maßnahme

    • Unterzeichner können den Vertrag unterzeichnen oder die Unterzeichnung ablehnen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Signatur-Workflow für eine Vertragsanforderung.

    • Überprüfen Sie den Status der Vertragsanforderung und den Status des Vertragsdokuments in der Anforderung.
      • Wenn alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnen, wird der Status des Vertragsdokuments in Vertrag unterzeichnet geändert. Auf der Registerkarte Unterzeichner wird der Status aller Unterzeichner auf Signiert aktualisiert. Sie können auf den Vertrags-Repository-Datensatz über die Registerkarte Vertrags-Repository zugreifen.
      • Wenn einer der Unterzeichner die Unterzeichnung des Vertragsdokuments ablehnt, wird der Vertragsstatus in Unterzeichnung abgelehnt geändert. Wenn weitere Änderungen im Vertragsdokument erforderlich sind, aktualisieren Sie es, und senden Sie es erneut an die Unterzeichner, damit sie es signieren können.
      • Nachdem alle Unterzeichner das Dokument signiert haben, wird eine E-Mail mit dem endgültigen Vertragsdokument an die Unterzeichner gesendet.
    • Wenn der Vertrag von allen Unterzeichnern unterzeichnet wurde, können Sie die Anforderung schließen, indem Sie Abschließenwählen.