HR-PDF-Dokumentvorlagen konfigurieren

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Erstellen oder bearbeiten Sie benutzerdefinierte HR-PDF-Dokumentvorlagen mit Ihren persönlichen Kriterien. PDF-Dokumentvorlagen werden aus verwalteten Dokumenten abgerufen. Dabei handelt es sich entweder um ein ausfüllbares PDF-Formular mit übergeordneten Feldern oder ein Standard-PDF-Formular mit Inline-Signatur.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_core.manager

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wichtig:

    Ab Release Xanadu werden HR-Dokumentvorlagen auf ihre künftige Einstellung vorbereitet. Es wird ausgeblendet und in neuen Instanzen nicht mehr aktiviert, wird aber weiterhin unterstützt.

    Verwenden Sie Dokumentvorlagen, das die neueste Experience für diese Funktionalität bereitstellt. Migrationsrichtlinien finden Sie unter Migration von HR-Dokumentvorlagen zu Dokumentvorlagen.

    Einzelheiten zur Einstellung von finden Sie im Artikel Abkündigungsprozess [KB0867184] in der Knowledge Base von Now Support.

    Mit PDF-Dokumentvorlagen können Sie ein vorhandenes Dokument mit benutzerdefinierten Informationen aus einem HR-Fall oder einer verfügbaren Tabelle wiederverwenden. Beispielsweise können Sie ein ausfüllbares PDF-Formular aus verwalteten Dokumenten verwenden und Felder zuordnen, um das Dokument bei jeder Verwendung anzupassen.

    Das Dokument muss ein ausfüllbares PDF-Formular sein, um Felder in einer Tabelle zuzuordnen. Besuchen Sie die Homepage von Adobe (https://www.adobe.com/) und suchen Sie nach ausfüllbaren PDFs, um zu erfahren, wie Sie diese Dokumente erstellen können.
    Hinweis:
    Bei ausfüllbaren PDF-Formularen, die einem Mitarbeiter angezeigt werden, werden keine vom Mitarbeiter ausgefüllten Daten (mit Ausnahme von Signaturen) gespeichert. Ausfüllbare PDF-Formulare werden nur zum Zuordnen von Feldern in einer Tabelle verwendet.

    Dokumente werden hochgeladen und Sie können über die Managed Documents-Anwendung in der Tabelle [dms_document] darauf zugreifen. Dokumente müssen als Dokumentüberarbeitung veröffentlicht werden, bevor auf diese zugegriffen werden kann.

    Das Basissystem bietet eine Dokumentvorlage für eine Geheimhaltungsvereinbarung als Beispiel für eine PDF-Dokumentvorlage.
    Hinweis:
    Siehe . Managed Documents – Funktionen

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Dokumentvorlagen.
    2. Klicken Sie auf Neu oder auf eine vorhandene Dokumentvorlage, um diese zu bearbeiten.
      Wenn Sie Neu auswählen, wird die Liste für HR-Dokumentvorlagen angezeigt.
    3. Wählen Sie PDF-Dokumentvorlage aus.
      Hinweis:
      Informationen zu den Unterschieden zwischen den Dokumentvorlagen-Typen finden Sie unter HR-Dokumentvorlagen.
    4. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. HR-PDF-Vorlagenformular
      Feld Beschreibung
      Name Name der HR-PDF-Dokumentvorlage.
      Tabelle Wählen Sie die Tabelle, die mit dem Vorlagentyp verknüpft ist. Die Tabelle bestimmt die verfügbaren Felder, die zugeordnet werden können.
      Hinweis:
      Es werden nur Tabellen angezeigt, auf die Sie Zugriff haben.
      Dokumenttyp Wählen Sie den Dokumenttyp aus, auf den sich die Vorlage bezieht.

      Klicken Sie auf Neu für HR-Dokumenttyp, um einen Dokumenttyp zu erstellen.

      Ein Dokumenttyp ist erforderlich, wenn eine Dokumentliste im HR-Fallformular angezeigt werden soll. HR-Kriterien arbeiten mit diesem Feld, um die für einen HR-Fall verfügbaren Dokumente einzugrenzen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Dokumenttypen mit HR-Dokumentvorlagen verwenden.

      Hinweis:
      Beim Erstellen eines Dokumenttyps wird Wert automatisch mit dem von Ihnen eingegebenen Namen ausgefüllt (Kleinbuchstaben mit Unterstrich).
      Aktiv Option zum Aktivieren der HR-PDF-Dokumentvorlage zur Verwendung.
      Dokumentüberarbeitung Wählen Sie das Dokument und die Überarbeitung der PDF-Dokumentvorlage aus.

      Aufgeführte Dokumente stammen aus Managed Documents.

      Hinweis:
      Benutzergruppe und Dokumenteigentümer bestimmen, welche Revisionen zur Ansicht oder Auswahl verfügbar sind.
      HR-Kriterien Wählen Sie das Zielgruppen-Kriterium für dieses Dokument aus. Beispielsweise können Sie ein Schreiben erstellen, das nur an kanadische Mitarbeiter gerichtet ist.
      Das HR-Kriterium grenzt die Anzahl der Benutzer für die Vorlage ein.
      Hinweis:
      Informieren Sie sich beim Definieren von Bedingungen wie der Beachtung der Groß-/Kleinschreibung oder Nullwerten über die API GlideFilter - Scoped, Global.
      PDF-Vorschau Wird nach dem Speichern oder durch Auswahl einer vorhandenen PDF-Vorlage angezeigt.
      Klicken Sie darauf, um eine Vorschau der Vorlage anzuzeigen.
      Hinweis:
      Stiltags zur Textausrichtung werden nicht unterstützt. Verwenden Sie Leerzeichen, um Ihren Text auszurichten.
    5. Klicken Sie auf Absenden oder Speichern, um Ihre PDF-Dokumentvorlage zu speichern.
      Die Schaltfläche Signaturen markieren wird in der oberen Menüleiste angezeigt. Klicken Sie, um festzulegen, an welchen Stellen der Vorlage Signaturen erforderlich sind. Die Vorschau der PDF-Dokumentvorlage wird angezeigt, um den Signaturenblock zu definieren.

      Der zugehörige Link PDF analysieren wird angezeigt. Wenn Felder in der Vorlage vorhanden sind, die zugeordnet werden können, wird der Link PDF analysieren unter Zugehörige Links angezeigt.

    6. Klicken Sie auf PDF analysieren, wenn es unter Zugehörige Links angezeigt wird, um die Felder anzuzeigen, die zugeordnet werden können.
      Das AcroForm-PDF bestimmt, welche Felder zugeordnet werden können, und die ausgewählte Tabelle bestimmt, mit welchen Informationen diese Felder ausgefüllt werden können. Klicken Sie auf den zugehörigen Link „PDF analysieren“.
      Die Liste PDF-Vorlagenzuordnungen wird angezeigt. Klicken Sie auf die Felder im PDF, um diese den Feldern in der ausgewählten Tabelle zuzuordnen. Sie können Ihr Dokument mit vorausgefüllten Informationen aus der Tabelle anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter PDF-Vorlagenzuordnung hinzufügen oder bearbeiten. Nach dem Erstellen oder Bearbeiten der Feldzuordnungen wird die Schaltfläche für die PDF-Vorschau angezeigt.
    7. Klicken Sie auf Aktualisieren.