HR-Dokumentvorlagen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • HR-Dokumentvorlagen werden zum Erstellen und Ändern von wiederverwendbaren HR-Dokumenten verwendet.

    Wichtig:

    Ab Release Xanadu werden HR-Dokumentvorlagen auf ihre künftige Einstellung vorbereitet. Es wird ausgeblendet und in neuen Instanzen nicht mehr aktiviert, wird aber weiterhin unterstützt.

    Verwenden Sie Dokumentvorlagen, das die neueste Experience für diese Funktionalität bereitstellt. Migrationsrichtlinien finden Sie unter Migration von HR-Dokumentvorlagen zu Dokumentvorlagen.

    Einzelheiten zur Einstellung von finden Sie im Artikel Abkündigungsprozess [KB0867184] in der Knowledge Base von Now Support.

    Verwenden Sie HR-Dokumentvorlagen für Dokumente, die mit Daten, Namen und Unterschriften angepasst werden können, beispielsweise:
    • Arbeitsbestätigungsschreiben
    • Geheimhaltungsvereinbarungen
    • Angebotsschreiben
    • Vereinbarungen zur Erstattung von Schulungskosten

    Sie können HR-Dokumentvorlagen personalisieren, indem Sie Felder zuordnen oder Variablen aus den verfügbaren Tabellen verwenden, um Felder mit Daten zu befüllen. Sie können auch mehrere elektronische Signaturen in einem Dokument erfassen, die automatisch generiert werden, nachdem alle Signaturen erfasst wurden.

    Es gibt zwei Arten von HR-Dokumentvorlagen, die beide PDF-Dateien erstellen, aber unterschiedlich erstellt und gepflegt werden:
    1. Dokumentvorlagen (HTML)
    2. PDF-Dokumentvorlagen

    Bestätigungstext

    Innerhalb Ihrer Dokumentvorlagen können Sie die Bedeutung einer Signatur erfassen. Sie können einen Bestätigungstext zu Ihren Dokumentvorlagen hinzufügen, sodass Benutzer dazu aufgefordert werden, ein Kästchen zu aktivieren, wenn sie ein Dokument unterschreiben oder ihre Informationen zu einem Dokument hinzufügen.

    Dokumentvorlagen (HTML)

    Dokumentvorlagen werden innerhalb der HR-Anwendung erstellt und verwenden Variablen zum Vorausfüllen von Informationen im Dokument aus Tabellen. Sie können das Layout des Dokuments festlegen, indem Sie die Kopfzeile, Fußzeile, Bilder, die Position von Fußzeilen und den Text innerhalb der Vorlage definieren. Das Basissystem bietet Standard-Dokumentvorlagen, mit denen Sie Ihre Dokumente modellieren können:
    • Arbeitsbestätigungsschreiben in Kanada
    • Arbeitsbestätigungsschreiben in den USA
    • Angebotsbriefvorlage
    • Schulungsvereinbarung

    Bevor Sie Dokumente erstellen, konfigurieren Sie die Vorlagen mit Ihrem Unternehmenslogo und Ihrem Text. Erfassen Sie die folgenden Elemente und Informationen, um vordefinierte HR-Dokumentvorlagen zu erstellen oder zu konfigurieren.

    • Eine Seite mit dem Briefkopf Ihres Unternehmens.
    • Kopien der aktuellen Arbeitsbestätigungsschreiben und Angebotsbriefvorlagen Ihres Unternehmens, sofern verfügbar.
    • Das Logobild für die Kopfzeile. Das Kopfzeilenbild darf maximal 50 Pixel hoch sein. Wenn Ihr Briefkopf ein Logo und Text hat, stellen Sie sicher, dass im Logobild der Text enthalten ist, da Sie nur das Bild (und keinen Text) in der Kopfzeile konfigurieren können.
    • Das Logobild für die Fußzeile, sofern zutreffend. Das Logobild darf maximal 15 Pixel hoch sein. Sie können sowohl ein Bild als auch Text in der Fußzeile konfigurieren. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, stellen Sie sicher, dass das Bild optimiert ist und eine SVG-Datei (Scalable Vector Grafiken) ist.
    Wichtig:
    Die Verwendung von HR-Dokumentvorlagen mit itext5 wird nicht mehr unterstützt. Verwenden Sie stattdessen HR-Dokumentvorlagen mit itext7.

    Um die Funktion „HR-Dokumentvorlagen“ mit itext7 zu verwenden, muss die boolesche Eigenschaft „itext7.pdf_conversion “ im Bereich „Human Resources: Core“ (sn_hr_core) auf „true“ festgelegt werden. Diese Eigenschaft ist seit dem Release Paris standardmäßig auf „true“ festgelegt. Wenn Sie die Version der HR-Dokumentvorlagen verwenden, die vor dem Release Paris veröffentlicht wurde, erstellen Sie die Eigenschaft itext7.pdf_conversion manuell, um zu itext7 zu wechseln.

    PDF-Dokumentvorlagen

    PDF-Dokumentvorlagen stammen aus Managed Documents und verwenden die Feldzuordnung, um Informationen im Voraus aus Tabellen im Dokument auszufüllen. Achten Sie auf Folgendes, bevor Sie ein Dokument anpassen:
    • Das Dokument muss ein ausfüllbares PDF-Formular sein. Besuchen Sie die Homepage von Adobe (https://www.adobe.com/) und suchen Sie nach der Option, vorhandene Formulare in ausfüllbare PDFs zu verwandeln, um zu erfahren, wie Sie diese Dokumente erstellen können.
    • Das Dokument muss hochgeladen und veröffentlicht werden.
    Das Basissystem stellt die Standard-PDF-Dokumentvorlage als Beispiel bereit: Geheimhaltungsvereinbarung (Muster).

    Dokumente generieren

    Sowohl die Dokumentvorlage als auch die PDF-Dokumentvorlage generieren PDF-Dokumente, die überprüft und gedruckt werden können und mehrere Signaturen erfordern.

    Ein allgemeiner Anwendungsfall zum Generieren eines Dokuments von einem HR-Fall ist, wenn ein Mitarbeiter um ein Arbeitsbestätigungsschreiben bittet. Weitere Informationen zum Erstellen eines PDF-Dokuments aus einem HR-Fall finden Sie unter HR-Dokumenterstellung.