Dokumenttypen mit HR-Dokumentvorlagen verwenden

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Dokumenttypen begrenzen die Auswahl für zulässige Dokumente nach HR-Service. Für Unternehmen mit großen Dokumentenmengen können Dokumenttypen dabei helfen, die korrekten Dokumente zu kategorisieren und leichter zu finden.

    Wichtig:

    Ab Release Xanadu werden HR-Dokumentvorlagen auf ihre künftige Einstellung vorbereitet. Es wird ausgeblendet und in neuen Instanzen nicht mehr aktiviert, wird aber weiterhin unterstützt.

    Verwenden Sie Dokumentvorlagen, das die neueste Experience für diese Funktionalität bereitstellt. Migrationsrichtlinien finden Sie unter Migration von HR-Dokumentvorlagen zu Dokumentvorlagen.

    Einzelheiten zur Einstellung von finden Sie im Artikel Abkündigungsprozess [KB0867184] in der Knowledge Base von Now Support.

    Beispielsweise haben Sie möglicherweise mehrere Arbeitsbestätigungsschreiben, je nachdem, ob ein Mitarbeiter in Vollzeit, Teilzeit oder nach Bedarf angestellt ist. HR-Kriterien für einen HR-Service bestimmen, welches Schreiben gesendet werden soll.

    Wenn ein HR-Fall für einen HR-Service erstellt wird, werden folgende Punkte geprüft:
    • HR-Vorlage für den HR-Service
    • Der Dokumenttyp für die HR-Fallvorlage
    • HR-Kriterien
    Mit dem Überprüfen dieser Informationen kann der Fall die Suche für das richtige Schreiben eingrenzen oder das genau erforderliche Schreiben automatisch ausfüllen.
    Dokumenttypen einrichten
    Verwenden Sie diese Funktion für folgende Aufgaben:
    • Zum Hinzufügen eines Dokumenttyps zu Ihren Dokumentvorlagen.
    • Zum Hinzufügen eines Dokumenttyps zu einer HR-Fallvorlage. In der klassischen Umgebung für HR-Vorlagen können Sie eine bestimmte PDF-Vorlage hinzufügen, aber keinen Dokumenttyp angeben. Durch das Hinzufügen einer bestimmten PDF-Vorlage wird automatisch das HR-Fallformular ausgefüllt, allerdings wird auch die Flexibilität eingeschränkt, wenn Sie mehrere Dokumente haben.
    • Zum Hinzufügen der HR-Fallvorlage zu einem HR-Service.
    • Zum Hinzufügen von HR-Kriterien zum HR-Service.
      • Die Verwendung von HR-Kriterien sorgt für Flexibilität bei der Auswahl oder beim automatischen Ausfüllen eines Dokuments für einen HR-Service.
      • Informieren Sie sich beim Definieren von Bedingungen wie der Beachtung der Groß-/Kleinschreibung oder Nullwerten über die API GlideFilter - Scoped, Global.
    Funktionsweise
    Wenn ein HR-Fall von einem HR-Service erstellt wird: Das Flussdiagramm zeigt, wie ein HR-Fall von einem HR-Service erstellt wird.
    Die HR-Fallvorlage sucht nach einem Dokumenttyp, um zu bestimmen, welche Dokumentvorlage oder PDF-Dokumentvorlage einem Fall entspricht. Sie versucht, automatisch eine Dokumentvorlage einem HR-Fall zuzuordnen, indem:
    • Geprüft wird, ob diese Dokumente mit dem Dokumenttypen verknüpft sind.
    • Wenn mit dem Dokumenttyp nur ein Dokument verknüpft ist und das HR-Kriterium leer ist, wird das Dokument im Formular HR-Fall verwendet.
    • Wenn es für die Dokumentvorlage ein HR-Kriterium gibt, wird geprüft, ob die im Feld Betreffende Person im Formular HR-Fall angegebene Person mit dem Kriterium übereinstimmt. Wenn ja, wird die Dokumentvorlage im Formular HR-Fall verwendet.
    • Wenn für den Dokumenttyp mehrere Dokumentvorlagen verfügbar sind, werden die HR-Kriterien überprüft. Wenn nur ein übereinstimmendes Dokument verfügbar ist, wird die Dokumentvorlage im Formular HR-Fall ausgefüllt. Wenn mehrere Dokumente übereinstimmen, füllen Sie nicht aus, sondern listen Sie Dokumente in der Liste Dokumenttyp im HR-Fallformular auf.
    • Wenn HR-Kriterien für keine Dokumentvorlage verfügbar sind, listen Sie Dokumente in der Liste Dokumenttyp im HR-Fallformular auf.
      Hinweis:
      Es gibt HR-Kriterien für die HR-Service- und HR-Dokumentvorlagen. Bei HR-Services grenzen HR-Kriterien die zugelassenen Services für einen Mitarbeiter ein. Beispielsweise können Sie 401(k)-Services für Mitarbeiter in den USA anbieten, jedoch nicht für Mitarbeiter außerhalb der USA. Bei HR-Dokumentvorlagen grenzen HR-Kriterien ein, für welche Mitarbeiter das Dokument ist. Wenn Sie beispielsweise Arbeitsbestätigungsschreiben für Mitarbeiter in den USA und für Mitarbeiter außerhalb der USA haben, verwenden Sie das HR-Kriterium, um das richtige Dokument zu bestimmen.