Integration mit dem Adobe Sign-Service

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Fordern Sie elektronische Signaturen über den Adobe Sign-Service mit der Adobe Sign-Integration an. Diese Integration hängt vom Adobe Sign-Spoke im IntegrationHub ab und ist zum Signieren von Ad-hoc-Dokumenten (HR-PDF-Dokumentvorlagen) und Adobe Sign-Vorlagen aktiviert.

    Wichtig:

    Ab Release Xanadu werden HR-Dokumentvorlagen auf ihre künftige Einstellung vorbereitet. Es wird ausgeblendet und in neuen Instanzen nicht mehr aktiviert, wird aber weiterhin unterstützt.

    Verwenden Sie Dokumentvorlagen und Document Template integration with AdobeSign, die die neueste Experience für diese Funktionalität bereitstellen. Migrationsrichtlinien finden Sie unter Migration von HR-Dokumentvorlagen zu Dokumentvorlagen.

    Einzelheiten zur Einstellung von finden Sie im Artikel Abkündigungsprozess [KB0867184] in der Knowledge Base von Now Support.

    Ein vorkonfigurierter HR-Service, Flow und eine vorkonfigurierte HR-Fallvorlage sind für das Ad-hoc-Dokument und das Adobe Sign-Dokument verfügbar und können entsprechend verwendet werden.
    Hinweis:
    Der Flow für die Adobe Sign-Integration wird erst abgeschlossen (oder befindet sich nicht im Wartestatus), wenn alle für den HR-Fall erstellten HR-Aufgaben von den Anwendern signiert, abgelaufen oder abgebrochen wurden.

    Adobe Sign-Spoke

    Die Integration mit Adobe Sign hängt vom Adobe Sign-Spoke im IntegrationHub ab. Bevor Sie beginnen, muss der Administrator:

    Setup der Integration mit Adobe Sign

    Sobald der Adobe Sign-Spoke eingerichtet wurde, können Sie die Integration für HR konfigurieren. Die Integration hat einen einzelnen Flow, der sich in untergeordnete Flows verzweigt, einen für das Signieren eines Ad-hoc-Dokuments (HR-PDF-Dokumentvorlage) und einen anderen zum Signieren einer Adobe Sign-Vorlage. Der für ein Dokument ausgelöste untergeordnete Flow hängt vom Typ der PDF-Vorlage ab, der für dieses Dokument konfiguriert ist.

    Führen Sie für jedes Dokument, das Sie für die Signierung über den Adobe Sign-Service bereitstellen möchten, die folgende Konfiguration durch.

    Typ des Dokuments Konfigurationsanforderungen
    Ad-hoc-Dokument (HR-PDF-Dokumentvorlage)
    1. Erstellen Sie ein verwaltetes Dokument, das Sie für die Signierung zur Verfügung stellen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltete Dokumente.
    2. Konfigurieren Sie einen HR-Service für das Ad-hoc-Dokument.
    3. HR-PDF-Dokumentvorlagen für Ad-hoc-Dokumente konfigurierenan.
    Adobe Sign-Dokument
    1. Erstellen Sie eine Adobe Sign-Vorlage, die Sie zum Signieren verfügbar machen möchten.
    2. HR-Services für die Adobe Sign-Integration konfigurierenan.
    3. HR-PDF-Dokumentvorlagen für Adobe Sign-Vorlagen konfigurierenan.

    Jedes Ad-hoc-Dokument ist als standardmäßige HR-PDF-Dokumentvorlage konfiguriert. Sie können dem Dokument mit Signaturen markieren Unterzeichner hinzufügen und dann jedes Signaturfeld einem entsprechenden Benutzerfeld in einer Tabelle zuordnen. Die Positionierung der Markierungen wird nicht verwendet, und die Adobe Sign-Integration ermöglicht es dem Signierer, überall im Dokument zu signieren. Sie können das PDF auch analysieren, um Dokumentfelder den entsprechenden Tabellenfeldern zuzuordnen, um das Dokument automatisch auszufüllen, wenn es zum Signieren generiert wird. Das generierte Dokument ist statisch, was bedeutet, dass es schreibgeschützt ist und der Unterzeichner keines der Felder aktualisieren kann.

    Alle Adobe Sign-Vorlagen werden in das ServiceNow-System übernommen und dann als HR-PDF-Dokumentvorlage konfiguriert, sodass Zuordnungen ermöglicht werden. Sie müssen jedes Signaturfeld in der Adobe Sign-Vorlage einem entsprechenden Benutzerfeld in einer Tabelle zuordnen. Das generierte Dokument ist dynamisch, was bedeutet, dass der Unterzeichner in bearbeitbare Felder schreiben kann, z. B. zum Aktualisieren einer Adresse oder Bereitstellen von W-4-Informationen. Alle vorgenommenen Updates werden jedoch nur im Dokument gespeichert.

    Elektronische Signaturen über den Adobe Sign-Service anfordern

    Sobald das Setup der Integration abgeschlossen ist, können HR-Mitarbeiter Ihres Unternehmens elektronische Signaturen über den Adobe Sign-Service anfordern.

    Weitere Informationen finden Sie unter Elektronische Signatur über den Adobe Sign-Service anfordern.