HR-PDF-Dokumentvorlagen für Adobe Sign-Vorlagen konfigurieren

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Wenn Sie die Adobe Sign-Integration verwenden, konfigurieren Sie eine HR-PDF-Dokumentvorlage für jede Adobe Sign-Vorlage, die Sie zum Signieren verfügbar machen möchten. Sie müssen jedes Signaturfeld in der Adobe Sign-Vorlage einem entsprechenden Benutzerfeld in einer Tabelle zuordnen.

    Vorbereitungen

    Erstellen Sie die Adobe Sign-Vorlage, die Sie für die Signierung über das Adobe Sign-System verfügbar machen möchten. Weitere Informationen finden Sie im Adobe Sign-Benutzerhandbuch. Sie müssen auch Ihre Accounts synchronisieren, um die Adobe Sign-Vorlage (und alle anderen neuen oder aktualisierten Vorlagen) in das ServiceNow-System zu übertragen. Weitere Informationen finden Sie unter Adobe Sign mit ServiceNow synchronisieren.

    Hinweis:
    Jeder Adobe Sign-Vorlage muss genau ein Dokument zugewiesen sein. Mehrere Dokumente pro Vorlage werden nicht unterstützt.

    Erforderliche Rolle: sn_hr_core.admin

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Dokumentvorlagen.
    2. Klicken Sie auf Neu oder öffnen Sie einen Datensatz.
      Hinweis:
      Wenn Sie einen Datensatz erstellen, achten Sie darauf, dass Sie PDF-Dokumentvorlage auswählen.
    3. Legen Sie im Formular „PDF-Dokumentvorlage“ das Feld Vorlagentyp auf Adobe Sign-Vorlagen fest.
      Vorlagentyp auf „Adobe Sign-Vorlagen“ festlegen
      Hinweis:
      Vorab ausgefüllte Adobe Sign-Vorlagen werden nicht unterstützt.
    4. Füllen Sie die entsprechenden Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. HR-PDF-Vorlagenformular
      Feld Beschreibung
      Name Name der HR-Dokumentvorlage.
      Tabelle HR-Tabelle, der die HR-Dokumentvorlage zugeordnet ist.
      Dokumenttyp Dokumenttyp, unter dem die HR-Dokumentvorlage kategorisiert ist.
      Aktiv Option zum Aktivieren der HR-Dokumentvorlage zur Verwendung.
      Vorlagentyp Legen Sie den Wert auf Adobe Sign-Vorlagen fest.
      Adobe Sign-Dokument Wählen Sie die zu verwendende Adobe Sign-Vorlage aus.
      Hinweis:
      Sie müssen jedes Mal, wenn Sie neue oder aktualisierte Adobe Sign-Vorlagen abrufen müssen, eine Synchronisierung durchführen.
      HR-Kriterien Definiert die Bedingungen, die die betreffende Person eines HR-Falls erfüllen muss, damit ein HR-Mitarbeiter in dessen Auftrag auf die HR-Dokumentvorlage zugreifen kann.
      Hinweis:
      Informationen zum Definieren von Bedingungen wie Berücksichtigung von Groß-/Kleinschreibung oder Nullwerten finden Sie unter APIGlideFilter – Bereichsbezogene, globale API-API.
    5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Header des Formulars, und klicken Sie auf Speichern.
      Der Abschnitt „PDF-Vorlagenzuordnungen“ wird angezeigt.
    6. Im Abschnitt PDF-Vorlagenzuordnungen müssen Sie Felder aus der Adobe Sign-Vorlage den entsprechenden Tabellenfeldern manuell zuordnen, um das Dokument auszufüllen, wenn es zum Signieren generiert wird.
      Zuweisung der Signaturreihenfolge für die serielle Signierung in Adobe Sign.
      Tabelle : 2. PDF-Vorlagenzuordnungen
      Feld Beschreibung
      Feldname Name des Felds, das vom Adobe Sign-System dem ServiceNow-System zugeordnet wird
      Hinweis:
      Vergewissern Sie sich, dass der Feldname des Dokumentfeldtyps Signatur auf Participant1, Participant2, Participant3 usw. festgelegt ist.
      HR-PDF-Vorlage Name der HR-PDF-Dokumentvorlage
      Dokumentfeld Passender Name des Felds, das zugeordnet wird
      Dokumentfeldtyp Typ des Dokumentfelds, das zugeordnet wird, z. B. Signatur, Text oder Kontrollkästchen
      Zuordnungstabelle HR-Tabelle, in der alle Feldzuordnungen gespeichert sind
      Zuordnungsfeld Referenzfeld, aus dem der Wert im Feld Dokument gerendert wird
      Signierreihenfolge Reihenfolge, in der die Teilnehmer das Dokument signieren sollen
      Hinweis:
      • Wenn die Spalte Signaturreihenfolge nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Listenspalten zu personalisieren. Fügen Sie das Feld Signaturreihenfolge der Spalte „Ausgewählt“ hinzu.
      • Vergewissern Sie sich, dass die Signierreihenfolge des ersten Teilnehmers kleiner als die Signierreihenfolge des zweiten Teilnehmers ist.
      • Das Feld Signierreihenfolge bleibt im Fall einer parallelen Signierung leer.
      Aktiv Option zum Aktivieren oder Deaktivieren einer Feldzuordnung
      Hinweis:
      Bei Feldzuordnungen wird die Groß-/Kleinschreibung berücksichtigt.
    7. Klicken Sie auf Absenden.