Integration mit dem DocuSign-Service
Fordern Sie elektronische Signaturen über den DocuSign-Service mit der DocuSign-Integration an.
Ab Release Xanadu werden HR-Dokumentvorlagen auf ihre künftige Einstellung vorbereitet. Es wird ausgeblendet und in neuen Instanzen nicht mehr aktiviert, wird aber weiterhin unterstützt.
Verwenden Sie Dokumentvorlagen und Document Template integration with DocuSign, die die neueste Experience für diese Funktionalität bereitstellen. Migrationsrichtlinien finden Sie unter Migration von HR-Dokumentvorlagen zu Dokumentvorlagen.
Einzelheiten zur Einstellung von finden Sie im Artikel Abkündigungsprozess [KB0867184] in der Knowledge Base von Now Support.
Diese Integration hängt vom DocuSign-Spoke im IntegrationHub ab und ist zum Signieren von Ad-hoc-Dokumenten (HR-PDF-Dokumentvorlagen) und DocuSign-Vorlagen aktiviert. Für die Verwendung stehen ein vorkonfigurierter HR-Service, Flow und eine vorkonfigurierte HR-Fallvorlage für den Ad-hoc-Dokument-Flow und den DocuSign-Vorlagen-Flow zur Verwendung zur Verfügung.
DocuSign-Spoke
Die Integration mit DocuSign hängt vom DocuSign-Spoke im IntegrationHub ab. Bevor Sie beginnen, muss ein Administrator den DocuSign-Spoke eingerichtet haben, einschließlich der Registrierung als OAuth-Provider und der Erstellung von Anmeldeinformationen und Verbindungsdatensätzen. Sie müssen auch DocuSign mit Ihrer ServiceNow-Instanz synchronisieren.
- Richten Sie die DocuSign-Spoke ein. Weitere Informationen finden Sie unter Docusign eSignature Spoke.
- Synchronisieren Sie DocuSign mit ServiceNow Hinweis:
- Sie müssen jedes Mal eine Synchronisierung durchführen, wenn Sie neue oder aktualisierte DocuSign-Vorlagen abrufen müssen. Navigieren Sie zum Synchronisieren zu und klicken Sie auf den zugehörigen Link Accounts abrufen.
- Wenn Ihre Organisation über mehrere DocuSign-Accounts verfügt, wird für den Ad-hoc-Dokument-Flow der erste verfügbare Account verwendet.
Setup der Integration mit DocuSign
Sobald der DocuSign-Spoke eingerichtet und synchronisiert wurde, können Sie die Integration für HR konfigurieren. In Abhängigkeit davon, ob der Benutzer ein Ad-hoc-Dokument (HR-PDF-Dokumentvorlage) oder eine DocuSign-Vorlage signiert, verfügt die Integration über zwei Flows, die Sie verwenden können. Führen Sie für jedes Dokument, das Sie für die Signierung über den DocuSign-Service bereitstellen möchten, die folgende Konfiguration durch.
| Flow | Konfigurationsanforderungen |
|---|---|
| Ad-hoc-Dokument-Flow |
|
| Flow der DocuSign-Vorlagen |
|
Der Ad-hoc-Dokument-Flow dient zum Signieren von statischen Dokumenten, die aus einem verwalteten Dokument im ServiceNow-System stammen. Jedes Ad-hoc-Dokument ist als Standard-HR-PDF-Dokumentvorlage konfiguriert. Sie können dem Dokument mit Signaturen markieren Unterzeichner hinzufügen und dann jedes Signaturfeld einem entsprechenden Benutzerfeld in einer Tabelle zuordnen. (Die Positionierung der Markierungen wird nicht verwendet, und die DocuSign-Integration ermöglicht es dem Unterzeichner, überall im Dokument zu signieren.) Sie können das PDF-Dokument auch analysieren, um Dokumentfelder den entsprechenden Tabellenfeldern zuzuordnen und das Dokument automatisch auszufüllen, wenn es zum Signieren generiert wird. Das generierte Dokument ist statisch, was bedeutet, dass es schreibgeschützt ist und der Unterzeichner keines der Felder aktualisieren kann.
Der DocuSign-Vorlagen-Flow dient zum Signieren dynamischer Dokumente, die aus dem DocuSign-System stammen. Alle DocuSign-Vorlagen werden in das ServiceNow-System übernommen und dann als HR-PDF-Dokumentvorlage konfiguriert, sodass Zuordnungen ermöglicht werden. Sie müssen jedes Signaturfeld in der DocuSign-Vorlage einem entsprechenden Benutzerfeld in einer Tabelle zuordnen. Sie können auch Felder aus der DocuSign-Vorlage den entsprechenden Tabellenfeldern zuordnen, um das Dokument automatisch zum Signieren auszufüllen. Das generierte Dokument ist dynamisch, was bedeutet, dass der Unterzeichner in bearbeitbare Felder schreiben kann, z. B. zum Aktualisieren einer Adresse oder Bereitstellen von W-4-Informationen. Alle vorgenommenen Updates werden jedoch nur im Dokument gespeichert. Sie werden nicht zur Quelltabelle zurück zugeordnet.
Elektronische Signaturen über den DocuSign-Service anfordern
Sobald das Setup der Integration abgeschlossen ist, können HR-Mitarbeiter Ihres Unternehmens elektronische Signaturen über den DocuSign-Service anfordern.
Weitere Informationen finden Sie unter Elektronische Signatur über den DocuSign-Service anfordern.