Signatur-Workflow für eine Vertragsanforderung

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Sie können eine elektronische Signatur für eine Vertragsanforderung anfordern.

    • Elektronische Signatur: Ermöglicht Unterzeichnern, das Vertragsdokument elektronisch zu signieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie einen E-Signatur-Anbieter.

      Wenn Sie ein Abschlusszertifikat generieren möchten, müssen Sie in der Vertragsanforderung die elektronische Signatur als Signaturtyp auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren Sie eine Systemeigenschaft, um ein Abschlusszertifikat zu generieren.

    • Leere Signatur: Ermöglicht Unterzeichnern, das Vertragsdokument manuell zu signieren. Anschließend können Sie das unterzeichnete Dokument in eine Vertragsanforderung hochladen. Weitere Informationen finden Sie unter .

    Workflow zur elektronischen Signatur

    • Senden Sie das abgeschlossene Dokument zum Signieren an die Unterzeichner.
      • Der Status und der Vertragsstatus werden auf „Warten auf Signatur“ aktualisiert, und der Flow zur elektronischen Signatur wird wie in Konfigurieren Sie einen E-Signatur-Anbieterkonfiguriert ausgelöst.
      • An den ersten Unterzeichner wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet, dass das Vertragsdokument zur Signatur verfügbar ist. Die E-Mail enthält einen Link zum Vertragsdokument, den der Unterzeichner öffnen und das Dokument über den Anbieter der elektronischen Signatur DocuSign oder Adobe Sign signieren kann, je nachdem, wie er in der Integration der elektronischen Signatur konfiguriert wurde.

        Der erste Unterzeichner ist derjenige, dessen Reihenfolgewert in der Liste der Unterzeichner auf den niedrigsten Wert in der Vertragsvorlagenregel festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie Vertragsvorlagenregeln.

        Nachdem der erste den Vertrag unterzeichnet hat, wird eine E-Mail an den nächsten Unterzeichner gesendet, um seine Unterschrift anzufordern.

    • Unterzeichner können die Signaturanforderung akzeptieren oder ablehnen.

      • Das Dokument wurde von einem Unterzeichner signiert.
        • Wenn weitere Unterzeichner vorhanden sind, die das Vertragsdokument unterzeichnen, wird es an den nächsten Unterzeichner in der Reihenfolge gesendet.

          Der Status des aktuellen Unterzeichners in der Anforderung wird von „Signatur ausstehend“ zu „Signiert“ geändert. Der Status des nächsten Unterzeichners wird von „Nicht gestartet“ auf „Unterschrift ausstehend“ aktualisiert.

        • Nachdem der letzte Unterzeichner das Dokument signiert hat, wird automatisch der Vertrags-Repository-Datensatz erstellt, und das signierte Dokument wird angehängt.

          Der Dokumentstatus wird auf Vertrag unterzeichnet aktualisiert.

        • Wenn die Systemeigenschaft sn_cm_core.enable_executed_contract_audit_certificate auf truefestgelegt ist, wird das Abschlusszertifikat generiert und an das abgeschlossene Vertragsdokument angehängt.
      • Das Dokument wurde vom Unterzeichner abgelehnt.
        • Die anfordernde Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass der Unterzeichner das Signieren des Dokuments abgelehnt hat.
          • Für Vertragsanforderung, die vom Vertragsanwender erfüllt wird: Der Vertragsanwender erstellt eine neue Dokumentüberarbeitung mithilfe der Option „Neu generieren“, nachdem er die Vertragsanforderung bearbeitet und erneut zur Signatur gesendet hat.
          • Für eine vom Vertragserfüller erfüllte Vertragsanforderung: Der Vertragserfüller erstellt manuell oder mithilfe der Option „Neu generieren“ eine neue Dokumentüberarbeitung und sendet das Dokument erneut zur Signatur.

          Der Unterzeichnerstatus in der Anforderung wird auf „Abgelehnt“ aktualisiert.

        • Der Status ändert sich in In Arbeit, und der Vertragsstatus ändert sich in Unterzeichnung abgelehnt.

    Workflow für handschriftliche Signaturen

    • Die anfordernde Person des Vertrags sendet das Dokument an die Unterzeichner.
      • Der Status und der Status des Vertrags werden auf „Warten auf Signatur“ aktualisiert.
      • Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die Unterzeichner gesendet, und die Vertragsdokumente werden als PDFs an die E-Mail angehängt.

        Der Unterzeichner mit dem niedrigsten Wert für Reihenfolge in der Liste der Unterzeichner ist der erste Unterzeichner und wird im Feld Ander E-Mail platziert. Die anderen Unterzeichner werden im Feld CC platziert.

    • Unterzeichner akzeptieren das Dokument oder lehnen es ab.
      • Um das Vertragsdokument zu akzeptieren, drucken der Unterzeichner das Vertragsdokument aus, signieren es und geben es dann an die anfordernde Person zurück.

        Wenn für den Vertrag mehrere Unterzeichner vorhanden sind, signiert der erste Unterzeichner den Vertrag und sendet ihn zur Signatur an den nächsten Unterzeichner. Der letzte Unterzeichner unterzeichnet den Vertrag und gibt ihn an die anfordernde Person zurück.

      • Um das Vertragsdokument abzulehnen, sendet der Unterzeichner das Dokument zur erforderlichen Korrektur an die anfordernde Person zurück.
    • Der Vertragserfüller lädt den unterzeichneten Vertrag hoch.
      • Das unterzeichnete Vertragsdokument wird im PDF-Format in die Vertragsanforderung hochgeladen.
      • Das Vertragsdokument wird dem Repository hinzugefügt, nachdem das Vertragsdokument hochgeladen wurde.

      • Bei Selfservice-Verträgen wird der Status der Anforderung in Geschlossen – abgeschlossen und der Vertragsstatus in Vertrag unterzeichnet geändert.

        Bei Verträgen ohne Selfservice werden der Status der Anforderung und der Vertragsstatus auf Vertrag unterzeichnet aktualisiert. Um die Vertragsanforderung zu schließen, wählen Sie Abschließen.
        Hinweis:
        Sie können keine Änderungen an der Vertragsanforderung vornehmen, nachdem die Vertragsanforderung geschlossen wurde.

      Weitere Informationen finden Sie unter .

    Der Zugriff auf ein Vertragsdokument basiert auf den folgenden Benutzerrollen und -bedingungen:
    • Ein Vertragserfüller kann Vertragsdokumente anzeigen und aktualisieren
    • Nur ein Vertragsadministrator kann Vertragsdokumente löschen.
    • Anfordernde Personen können nur die Vertragsdokumente anzeigen, für die sie die Vertragsanforderung übermittelt haben.
    • Anwender, die der Beobachtungsliste hinzugefügt werden, können nur Vertragsdokumente für von ihnen hinzugefügte Vertragsanforderungen anzeigen.

    Beim Generieren des Vertrags-Repository-Datensatzes werden die zugeordneten Felder und ihre Werte hinsichtlich des Datentyps und der Richtigkeit validiert. Wenn Validierungsfehler gefunden werden, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Vertragserfüller gesendet. Die E-Mail enthält auch die Liste der Felder, die nicht in das endgültige Vertragsdokument kopiert wurden, und den Link zum Vertrags-Repository-Datensatz. Der Erfüller öffnet dann den Datensatz über den Link und korrigiert die Werte, um die Validierungsfehler zu beheben.