Ad-hoc-Genehmigungen für Rechtsangelegenheiten oder deren Artefakte starten

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Starten Sie eine Ad-hoc-Genehmigung für Rechtsangelegenheiten oder deren Artefakte durch einen Benutzer oder eine Benutzergruppe.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_lg_ops.legal_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Beispiele für Fälle, in denen Genehmigungen für eine Rechtsangelegenheit oder deren Artefakt angefordert werden können:
    • Genehmigung für juristische Vertragsdokumente von Stakeholdern.
    • Ad-hoc-Genehmigung für eine Rechtsangelegenheit, die eine Genehmigung des Datenschutzteams erfordert, bevor sie verarbeitet werden kann.
    Sie können diese Genehmigungen jedem Anwender oder jeder Anwendergruppe in Ihrer Organisation zuweisen, die über die Rolle „legal_user“ verfügen. Wenn Sie eine Genehmigung starten, erhalten die Genehmiger eine E-Mail-Benachrichtigung und können die Genehmigung überprüfen und entsprechend handeln.
    Hinweis:
    • Wenn für eine Rechtsangelegenheit oder ein Artefakt bereits ein ausstehender Genehmigungsdatensatz vorhanden ist, können Sie keine weitere Genehmigung für dasselbe Element starten.
    • Anhänge, die einen Ad-hoc-Genehmigungsdatensatz im Status „Angefordert“ haben, können nicht aus einer Rechtsangelegenheit entfernt werden. Um solche Anhänge zu entfernen, brechen Sie entweder die Ad-hoc-Genehmigungsanforderung ab oder holen Sie zuerst die Genehmigung ein.
    • Wenn Sie einen Anhang aus einer Rechtsangelegenheit entfernen, werden auch die zugehörigen Ad-hoc-Genehmigungsdatensätze gelöscht.

    Als Mitarbeitender, der einer Rechtsangelegenheit hinzugefügt wird, können Sie auf die Rechtsangelegenheit zugreifen und sie genauso bearbeiten wie Angelegenheitsbesitzer. Allerdings können Sie die Felder Angelegenheitsbesitzer, Zuweisungsgruppe und Zuweisungsgruppenberechtigung nicht ändern.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Juristische Anforderung > Center für Rechtsangelegenheiten.
    2. Wählen Sie auf der Registerkarte Center für Rechtsangelegenheiten das Listensymbol ( Listensymbol).
    3. Öffnen Sie auf der Registerkarte Listen eine Rechtsangelegenheit, indem Sie unter Angelegenheiten eine Option auswählen.
      OptionenSchritte
      Als Beauftragter
      1. Wählen Sie die Option Mir zugewiesen aus.
      2. Wählen Sie eine Rechtsangelegenheit aus, die Sie bearbeiten möchten.
      3. Wenn Ihnen die Rechtsangelegenheit neu zugewiesen wurde, wählen Sie Start, um mit der Bearbeitung zu beginnen.

        Der Status der juristischen Angelegenheit wird auf „In Bearbeitung” aktualisiert.
      Als Mitarbeiter
      1. Wählen Sie die Option Zusammenarbeiten aus.
      2. Wählen Sie eine Rechtsangelegenheit aus, die Sie bearbeiten möchten.
    4. Klicken Sie auf der Registerkarte Genehmiger auf Genehmigung starten.
      Sie können auch eine Genehmigung starten, indem Sie auf die Schaltfläche „Weitere Aktionen“ ( Schaltflächensymbol „Weitere Aktionen“) klicken und Genehmigung starten auswählen.
    5. Füllen Sie im Dialogfeld „Genehmigung starten“ die Felder aus.
      Tabelle : 1. Dialogfeld „Genehmigung starten“
      Feld Beschreibung
      Genehmigung für Element, für das eine Genehmigung erforderlich ist.
      • Angelegenheit: Zum Einholen einer Genehmigung für die gesamte Rechtsangelegenheit.
      • Artefakt: Zum Einholen einer Genehmigung für eine Anlage oder alle Anlagen in einem Artefakt.
      Artefakt auswählen Artefakt in der Rechtsangelegenheit, für das eine Genehmigung erforderlich ist.

      Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Artefakt unter Genehmigung für ausgewählt wurde.
      Anlage auswählen Anlage im ausgewählten Artefakt, für das eine Genehmigung erforderlich ist. Wählen Sie eine bestimmte Anlage zur Genehmigung aus oder lassen Sie das Feld leer, um die Genehmigung für alle Anlagen zu erhalten.

      Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Artefakt unter Genehmigung für ausgewählt wurde.
      Dokumente auswählen Dokumente, die an die Rechtsangelegenheit angehängt sind, die genehmigt werden soll.
      Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Dokument unter Genehmigung für ausgewählt wurde.
      Hinweis:
      Die Option „Dokument“ wird in der Liste nur angezeigt, wenn die Option für externen Speicher im Aufnahmeformular aktiviert ist.
      Genehmigung durch Genehmigung auf Benutzerebene oder Benutzergruppenebene erforderlich.
      • Benutzer: Fordern Sie die Genehmigung von einem einzelnen Benutzer an.
      • Benutzergruppe: Fordern Sie die Genehmigung von einer Benutzergruppe an. Das Feld Benutzer auswählen wird durch das Feld Benutzergruppe auswählen ersetzt.
      Benutzer auswählen Benutzer oder Benutzergruppe, der/die das Element genehmigen muss.
      Hinweis:
      Benutzer oder Benutzergruppen mit der Rolle „legal_user“ werden aufgelistet.
      • Wenn Sie Benutzer im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wählen Sie einen Benutzer aus, dessen Genehmigung erforderlich ist.
      • Wenn Sie Benutzergruppe im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wählen Sie eine Benutzergruppe aus, deren Genehmigung erforderlich ist.
      Genehmigungshinweis Hinweis an den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Benutzergruppe.
    6. Klicken Sie auf Initiiert.

    Ergebnisse

    Abhängig von den folgenden Bedingungen werden auf der Registerkarte Genehmiger zugewiesene Genehmiger hinzugefügt:
    • Wenn Sie Benutzer im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wird für den ausgewählten Benutzer ein Genehmigungsdatensatz erstellt.
    • Wenn Sie Benutzergruppe im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wird für jeden Benutzer in der ausgewählten Benutzergruppe ein Genehmigungsdatensatz erstellt. Ein beliebiges Mitglied der Gruppe kann die Genehmigung erteilen.

    Wenn die Option für externen Speicher aktiviert ist, werden Dokumente in einem Anhang zu Rechtsangelegenheiten (einem sog. Artefakt) in den externen Speichersystemen abgelegt. Basierend auf der Genehmigungsanforderung erfolgt der Dokumentzugriff für die Genehmiger auf Angelegenheits-, Artefakt- oder Dokumentebene. Weitere Informationen zum Dokumentzugriff finden Sie unter Dokumentzugriff in Rechtsangelegenheiten.

    Die zugewiesenen Genehmiger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link, um den Datensatz zur Überprüfung und für eine Aktion zu öffnen.

    Hinweis:
    • Eine Anlage kann nicht gelöscht werden, nachdem eine Ad-hoc-Genehmigung gestartet wurde und sich im Status „Angefordert“ befindet. Um solche Anhänge zu entfernen, brechen Sie entweder die Ad-hoc-Genehmigungsanforderung ab oder holen Sie zuerst die Genehmigung ein.
    • Wenn Sie einen Anhang aus einer Rechtsangelegenheit entfernen, werden auch die zugehörigen Ad-hoc-Genehmigungsdatensätze gelöscht. Im Aktivitätenstrom der Rechtsangelegenheit wird eine Arbeitsnotiz mit den Löschungsdetails veröffentlicht.

    Die Genehmigungsdetails werden auf der Seite „Standardticket“ auf der Registerkarte Freigaben angezeigt.

    Nächste Maßnahme

    Genehmiger können das angeforderte Elemente anzeigen und genehmigen oder ablehnen.