Signatur-Workflow für eine Anfrage an die Rechtsabteilung

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Sie können eine elektronische Signatur für eine rechtliche Anforderung anfordern.

    Workflow zur elektronischen Signatur

    • Senden Sie das abgeschlossene Dokument zum Signieren an die Unterzeichner.
      • Der Vertragsstatus wird auf „Warten auf Signatur“ aktualisiert, und der Flow zur elektronischen Signatur wird wie im Integrationsprozess der Rechtsabteilung ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie unter E-Signatur-Anbieter für rechtsgültige Verträge konfigurieren.
      • An den ersten Unterzeichner wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet, dass das Vertragsdokument zur Signatur verfügbar ist. Die E-Mail enthält einen Link zum Vertragsdokument, das der Unterzeichner über den in der Integration der Rechtsabteilung für elektronische Signaturen konfigurierten Anbieter für elektronische Signaturen öffnen und signieren kann.

        Der erste Unterzeichner ist derjenige, dessen Wert für die Reihenfolge in der Liste der Unterzeichner am niedrigsten festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie Vertragsvorlagenregeln.

        Nachdem der erste Unterzeichner den Vertrag unterzeichnet hat, wird eine E-Mail an den nächsten Unterzeichner gesendet, in der eine Unterschrift angefordert wird.

    • Unterzeichner können die Signaturanforderung akzeptieren oder ablehnen.

      • Das Dokument wurde von einem Unterzeichner signiert.
        • Wenn weitere Unterzeichner vorhanden sind, die das Vertragsdokument unterzeichnen, wird es an den nächsten Unterzeichner in der Reihenfolge gesendet.

          Der Status des aktuellen Unterzeichners in der Anforderung wird von „Unterschrift ausstehend“ auf „Signiert“ aktualisiert. Der Status des nächsten Unterzeichners wird von „Nicht gestartet“ auf „Unterschrift ausstehend“ aktualisiert.

        • Wenn der letzte Unterzeichner das Dokument signiert hat, wird automatisch ein Repository-Datensatz für Rechtsverträge erstellt, und das signierte Dokument wird angehängt.

          Der Vertragsstatus wird auf Vertrag unterzeichnet aktualisiert.

        • Die rechtliche Anforderung wird automatisch geschlossen.
      • Das Dokument wurde vom Unterzeichner abgelehnt.
        • Das Vertragsdokument wird an die anfordernde Person zurückgesendet. Die anfordernde Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass der Unterzeichner das Signieren des Dokuments abgelehnt hat.

          Die anfordernde Person kann die Anforderung bearbeiten und zur Signatur erneut an Unterzeichner senden.

          Der Unterzeichnerstatus in der Anforderung wird auf „Abgelehnt“ aktualisiert.

        • Der Vertragsstatus in der Anforderung wird von „Warten auf Signatur“ in „Unterzeichnung abgelehnt“ geändert.

    Workflow für handschriftliche Signaturen

    • Die anfordernde Person des Vertrags sendet das Dokument an die Unterzeichner.
      • Der Status und der Status des Vertrags werden auf „Warten auf Signatur“ aktualisiert.
      • Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die Unterzeichner gesendet, und die Vertragsdokumente werden als PDFs an die E-Mail angehängt.

        Der Unterzeichner mit dem niedrigsten Wert für Reihenfolge in der Liste der Unterzeichner ist der erste Unterzeichner und wird im Feld An der E-Mail platziert. Die anderen Unterzeichner werden im Feld CC der E-Mail platziert.

    • Unterzeichner akzeptieren das Dokument oder lehnen es ab.
      • Um das Vertragsdokument zu akzeptieren, drucken die Unterzeichner das Vertragsdokument aus, unterzeichnen es und geben es an die anfordernde Person zurück.
      • Um das Vertragsdokument abzulehnen, senden die Unterzeichner das Dokument zur erforderlichen Korrektur an die anfordernde Person zurück.
    • Der Vertragsanwender lädt den unterzeichneten Vertrag hoch.
      • Das unterzeichnete Vertragsdokument wird im PDF-Format in die Vertragsanforderung hochgeladen.
      • Das Vertragsdokument wird dem Repository hinzugefügt, nachdem das Vertragsdokument hochgeladen wurde.
      • Der Status der Anforderung wird in Geschlossen und der Vertragsstatus in Vertrag unterzeichnet aktualisiert.

      Weitere Informationen finden Sie unter Laden Sie einen manuell unterzeichneten Vertrag für Anfragen zur Geheimhaltungsvereinbarung an die Rechtsabteilung.

    Beim Generieren des Vertrags-Repository-Datensatzes werden der Datentyp und die Richtigkeit der zugeordneten Felder und ihrer Werte validiert. Wenn Validierungsfehler gefunden werden, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den rechtlichen Erfüller gesendet. Die E-Mail enthält auch eine Liste von Feldern, die nicht in das endgültige Vertragsdokument kopiert wurden, und den Link zum Vertrags-Repository-Datensatz. Der Erfüller öffnet dann den Datensatz über den Link und korrigiert die Werte, um die Validierungsfehler zu beheben.