Employee Travel Safety konfigurieren

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  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 8 Minuten Lesedauer

    • Führen Sie alle Konfigurationsaufgaben durch, um sicherzustellen, dass Reisebenachrichtigungen und -genehmigungen für Ihr Unternehmen richtig eingerichtet sind.

    Reisegenehmiger einrichten

    Richten Sie Benutzergruppen und Rollen ein, damit Mitarbeiterreisen von Managern oder von ausgewiesenen Reisegenehmigern genehmigt werden können.

    Das Einrichten der Managergenehmigung oder ausgewiesener Genehmiger ist ein erforderlicher Konfigurationsschritt für die Anwendung Employee Travel Safety.

    Managergenehmigung
    Zum Einrichten einer Reisegenehmigung durch Manager weisen Sie allen Managern die Rolle „approver_user“ zu. Mit dieser Rolle können Manager Reiseanforderungen nur für die Mitarbeiter anzeigen und genehmigen, die ihnen direkt unterstellt sind.
    Ausgewiesene Genehmiger
    Zum Einrichten von ausgewiesenen Reisegenehmigern fügen Sie der Gruppe „Reisegenehmiger“ Benutzer hinzu. Mitglieder dieser Gruppe können Reiseanforderungen für alle Mitarbeiter anzeigen und genehmigen. Fügen Sie Manager der Gruppe „Reisegenehmiger“ nur hinzu, wenn diese Reiseanforderungen für alle Mitarbeiter anzeigen und genehmigen dürfen.

    Standardmäßig muss eine Reiseanforderung sowohl vom Manager des Mitarbeiters als auch von einem Mitglied der Gruppe „Reisegenehmiger“ genehmigt werden. Wenn für den Mitarbeiter kein Manager in Ihrer ServiceNow-Instanz aufgeführt ist oder keine Benutzer in der Gruppe „Reisegenehmiger“ vorhanden sind, reicht eine Genehmigung aus, um die Reiseanforderung zu genehmigen. Die Reiseanforderung eines Mitarbeiters wird automatisch abgelehnt, wenn für den Mitarbeiter kein Manager in Ihrer ServiceNow-Instanz aufgeführt ist und keine Benutzer in der Gruppe „Reisegenehmiger“ vorhanden sind. Informationen zum Ändern der Standardeinstellungen für Genehmigungen finden Sie unter Reisegenehmigungs-Flow ändern.

    Employee Travel Safety-Eigenschaften einrichten

    Richten Sie Employee Travel Safety-Eigenschaften ein, um sicherzustellen, dass E-Mails zur Überprüfung der Standortsicherheit, Kontaktprotokolle von Mitarbeitern und Gesundheitsüberprüfungen von Mitarbeitern gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens verwaltet werden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_imt_travel.admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Das Einrichten der Employee Travel Safety-Eigenschaften ist ein erforderlicher Konfigurationsschritt für die Anwendung Employee Travel Safety.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Employee Travel Safety > Eigenschaften.
    2. Legen Sie die folgenden Eigenschaftswerte fest.
      Tabelle : 1. Employee Travel Safety-Eigenschaften
      Eigenschaft Beschreibung
      Name des Reiseverwaltungssystems des Unternehmens.

      [sn_imt_travel.travel.management.system.name]

      		 Name des Reiseverwaltungssystems Ihres Unternehmens. Diese Eigenschaft wird verwendet, um Mitarbeitern, deren Reise genehmigt ist, einen Link zum Reiseverwaltungssystem zur Verfügung zu stellen.
      URL des Reiseverwaltungssystems des Unternehmens.

      [sn_imt_travel.travel.management.system.url]

      		 URL des Reiseverwaltungssystems Ihres Unternehmens. Diese Eigenschaft wird verwendet, um Mitarbeitern, deren Reise genehmigt ist, einen Link zum Reiseverwaltungssystem zur Verfügung zu stellen.
      Bitten Sie Reisekontakte per E-Mail, die Sicherheit von Standorten und die Einhaltung von Richtlinien zu verifizieren.

      [sn_imt_travel.email_site_verification]

      		 Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine E-Mail an den primären Kontakt gesendet, den ein Mitarbeiter in seiner Reiseanforderung angibt, um die Sicherheit des Standorts und die Richtlinienkonformität zu überprüfen. Der Kontakt muss auf die E-Mail antworten, bevor die Reiseanforderung von einem Manager oder Reisegenehmiger genehmigt werden kann.
      Kommagetrennte Liste mit positiven Antworten.

      [sn_imt_travel.affirmative_email_responses]

      		 Definiert die Antworten, die als Ja-Antworten für Standortüberprüfungs-E-Mails akzeptiert werden.
      Ermöglicht das Senden von E-Mail-Erinnerungen an genehmigende Personen von Reiseanforderungen für Anforderungen mit ausstehender Genehmigung.

      [sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders]

      		 Wenn diese Option aktiviert ist, werden E-Mail-Erinnerungen an Reisegenehmiger und -manager bezüglich Reiseanforderungen gesendet, die nicht genehmigt oder abgelehnt wurden.
      Wartezeit (in Stunden), bevor der genehmigenden Person von Reiseanforderungen eine Erinnerung gesendet wird. Der Standardwert ist 48.

      [sn_imt_travel.approval_email_reminder_period]

      		 Legt die Häufigkeit der E-Mail-Erinnerungen fest, die an Reisegenehmiger und -manager gesendet werden. Wenn diese Eigenschaft beispielsweise auf 48 festgelegt ist, erhalten Reisegenehmiger und -manager alle 48 Stunden, nachdem ein Reiseantrag übermittelt wurde, eine Erinnerung, bis der Antrag genehmigt oder abgelehnt wird. Diese Eigenschaft erfordert, dass die Eigenschaft sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders aktiviert ist.
      Ermöglicht die Kontaktaufnahme mit relevanten Mitarbeitern wegen reisebezogener Gesundheitsüberprüfungen.

      [sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag]

      		 Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Mitarbeiter, deren Reise genehmigt ist, Benachrichtigungen zum Ausfüllen einer Gesundheitsüberprüfung. Zum Festlegen der Häufigkeit der Benachrichtigungen wählen Sie einen Wert für die Eigenschaft sn_imt_travel.health.verification.run.type aus. Weitere Informationen zur Überprüfung der Mitarbeitergesundheit finden Sie unter Gesundheits-Screening von Mitarbeitern.
      Wählen Sie aus, ob Gesundheitsverifizierungen nur einmal oder täglich an die anfordernde Person gesendet werden.

      [sn_imt_travel.health.verification.run.type]

      Legt die Häufigkeit der Benachrichtigungen zu Gesundheitsüberprüfungen fest, die an Mitarbeiter gesendet werden, die für die Reise genehmigt sind. Zum Senden täglicher Benachrichtigungen vor und während der Reise wählen Sie Send Daily (Täglich senden). Um eine Benachrichtigung einmal zu senden, nachdem die Reiseanforderung genehmigt wurde, wählen Sie Send Once (Einmal senden).

      Benachrichtigungen zur Gesundheitsüberprüfung werden nur gesendet, wenn die Eigenschaft sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag aktiviert ist.

      Hinweis:
      Mitarbeiter, die bereits vor Genehmigung ihrer Reiseanforderung für tägliche Gesundheitsüberprüfungen registriert sind, werden keine Änderung feststellen. Sie erhalten keine zusätzlichen Benachrichtigungen und sind nach Abschluss ihrer Reise weiterhin registriert.
      Storniert eine Reiseanforderung, wenn eine Gesundheitsüberprüfung nach einer bestimmten Anzahl von Stunden nicht ausgefüllt ist.

      [sn_imt_travel.allow.cancellation]

      		 Wenn diese Option aktiviert ist, werden Reiseanforderungen storniert, wenn Mitarbeiter eine Gesundheitsüberprüfung nicht fristgerecht ausfüllen. Zum Aktivieren dieser Eigenschaft muss auch die Eigenschaft sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag aktiviert sein.
      Geben Sie die Anzahl der Stunden für automatische Anforderungsstornierung ein.

      [sn_imt_travel.cancellation_duration]

      		 Legt den Stichtag für Mitarbeiter fest, an dem eine Gesundheitsüberprüfung ausgefüllt sein muss. Diese Eigenschaft erfordert, dass die Eigenschaft sn_imt_travel.allow.cancellation aktiviert ist.
      Ermöglicht die Kontaktaufnahme mit reisenden Mitarbeitern wegen ihrer täglichen Reisekontakte.

      [sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flag]

      		 Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Mitarbeiter Benachrichtigungen, während interner Reisen ein tägliches Kontaktprotokoll auszufüllen. Kontaktprotokollbenachrichtigungen werden für externe Reisen nicht gesendet. Mitarbeitern muss die Rolle „sn_imt_tracing.dailylog_user“ zugewiesen werden, damit sie Kontaktprotokollbenachrichtigungen erhalten. Diese Eigenschaft erfordert die Anwendungen Kontaktverfolgung und Notfall-Kontaktaufnahme. Weitere Informationen zu Kontaktprotokollen finden Sie unter Kontaktverfolgung.
      Hinweis:
      Mitarbeiter, die bereits vor ihrer Reise für tägliche Kontaktprotokolle registriert sind, werden keine Änderung feststellen. Sie erhalten keine zusätzlichen Benachrichtigungen und sind nach Abschluss ihrer Reise weiterhin registriert.
    3. Klicken Sie auf Speichern.

    Reisegenehmigungs-Flow ändern

    Ändern Sie den Reisegenehmigungs-Flow, um die standardmäßigen Reisegenehmigungseinstellungen zu ändern.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: flow_designer

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Das Ändern des Reisegenehmigungs-Flows ist ein optionaler Konfigurationsschritt für die Anwendung Employee Travel Safety. Der Reisegenehmigungs-Flow ist einsatzbereit, kann jedoch entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens geändert werden.

    Wenn Sie den Flow ändern möchten, deaktivieren Sie den ursprünglichen Flow und erstellen Sie eine Kopie. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am neuen Flow vor und aktivieren Sie ihn dann. Das Ändern der Kopie erleichtert zukünftige Upgrades Ihrer ServiceNow-Instanz.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Flow Designer > Designer.
    2. Klicken Sie im Abschnitt „Flows“ auf Reisegenehmigungs-Flow.
    3. Klicken Sie auf Deaktivieren und dann zur Bestätigung auf OK.
    4. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol „Weitere Aktionen“ (Symbol „Weitere Aktionen“) und dann auf Flow kopieren.
    5. Geben Sie einen Namen für den neuen Flow ein.
    6. Wählen Sie im Feld Anwendung die Option Employee Travel Safety aus.
    7. Klicken Sie auf Kopieren.
    8. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am neuen Flow vor.
      Beispiel: Wenn für einen Mitarbeiter ein Manager in Ihrer ServiceNow-Instanz aufgeführt ist und sich auch Benutzer in der Gruppe „Reisegenehmiger“ befinden, müssen standardmäßig sowohl der Manager als auch ein Reisegenehmiger die Anforderung genehmigen. Diese Einstellung wird in Aktion 8.1 des Flows definiert. Sie können diese Aktion so ändern, dass die Genehmigung nur von einem Manager oder einem Reisegenehmiger und nicht von beiden benötigt wird. Um diese Änderung vorzunehmen, muss die UND-Bedingung für eine Genehmigung durch eine ODER-Bedingung ersetzt werden.
    9. Wenn Sie mit der Bearbeitung des Flows fertig sind, klicken Sie auf Aktivieren und anschließend auf OK.

    Benachrichtigungs-E-Mails anpassen

    Ändern Sie die Benachrichtigungs-E-Mails, die an Mitarbeiter, Manager und Reisegenehmiger sowie Reisekontakte von Mitarbeitern gesendet werden, um die Benachrichtigungen für Ihr Unternehmen anzupassen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Das Ändern der Benachrichtigungs-E-Mails ist ein erforderlicher Konfigurationsschritt für die Anwendung Employee Travel Safety. Standardmäßig verwenden die Benachrichtigungen ein ServiceNow®-Banner und die Platzhaltersignatur „Workplace, Co.“. Aktualisieren Sie die Benachrichtigungen, um den Namen und das Logo Ihres Unternehmens zu verwenden.
    In der Anwendung Employee Travel Safety werden die folgenden Benachrichtigungen verwendet.
    Benachrichtigung Beschreibung
    Standortüberprüfungsanforderung Diese E-Mail wies an den primären Kontakt gesendet, den ein Mitarbeiter in seiner Reiseanforderung angibt, um die Sicherheit des Standorts und die Richtlinienkonformität zu überprüfen. Standardmäßig werden die Kontaktpersonen in der E-Mail aufgefordert, die folgenden Richtlinien zu bestätigen.
    • Am Standort werden alle Mitarbeiter und Besucher auf Symptome geprüft.
    • Alle Mitarbeiter und Besucher müssen persönliche Schutzausrüstung wie Masken tragen.
    • Alle Mitarbeiter und Besucher müssen Abstandsregeln einhalten.

    Diese E-Mail wird nur gesendet, wenn die Eigenschaft sn_imt_travel.email_site_verification aktiviert ist.
    Employee Travel Safety-Genehmigeranforderung Diese E-Mail wird an den Manager eines Mitarbeiters und alle Mitglieder der Gruppe „Reisegenehmiger“ gesendet, in denen sie aufgefordert werden, die Reiseanforderung zu genehmigen oder abzulehnen.
    Erinnerung an Employee Travel Safety-Anforderung Diese E-Mail wird an Manager und Reisegenehmiger gesendet, um sie daran zu erinnern, ausstehende Reiseanforderungen zu genehmigen oder abzulehnen.

    Diese E-Mail wird nur gesendet, wenn die Eigenschaft sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders aktiviert ist.
    Genehmigung der Reiseanforderung Diese E-Mail wird an einen Mitarbeiter gesendet, wenn seine Reiseanforderung genehmigt wurde. In der E-Mail ist ein Link zum Reiseverwaltungssystem Ihres Unternehmens enthalten.
    Ablehnung der Reiseanforderung Diese E-Mail wird an einen Mitarbeiter gesendet, wenn seine Reiseanforderung abgelehnt wurde.
    Reisebezogene Kontakte Diese E-Mail fordert einen Mitarbeiter auf, ein tägliches Kontaktprotokoll auszufüllen. Die E-Mail wird für die Dauer der Reise täglich an einen Mitarbeiter gesendet.

    Diese E-Mail wird nur gesendet, wenn die Eigenschaft sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flag aktiviert ist.
    Reisebezogene Gesundheitsüberprüfung Diese E-Mail fordert einen Mitarbeiter auf, eine tägliche Gesundheitsüberprüfung auszufüllen. Die E-Mail wird für die Dauer der Reise täglich an einen Mitarbeiter gesendet, sobald seine Reiseanforderung genehmigt wurde.

    Diese E-Mail wird nur gesendet, wenn die Eigenschaft sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag aktiviert ist.
    Reiseanforderung storniert Diese E-Mail wird an einen Mitarbeiter gesendet, wenn dieser eine Gesundheitsüberprüfung nicht vor Ablauf der Frist ausfüllt.

    Diese E-Mail wird nur gesendet, wenn die Eigenschaft sn_imt_travel.allow.cancellation aktiviert ist.
    Hinweis:
    Alle Benachrichtigungen außer der Employee Travel Safety-Genehmigeranforderung werden in die im Benutzerprofil des Mitarbeiters ausgewählte Sprache übersetzt. Die Employee Travel Safety-Genehmigeranforderung wird in die Sprache übersetzt, die im Benutzerprofil des Managers oder Reisegenehmigers ausgewählt ist. Wenn für einen Benutzer keine Sprache ausgewählt ist, werden Benachrichtigungen in die Standardsprache der Instanz übersetzt.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Systembenachrichtigung > E-Mail > Benachrichtigungen.
    2. Klicken Sie auf die Benachrichtigung, die Sie aktualisieren möchten.
    3. Zum Anzeigen der Standardbenachrichtigung klicken Sie auf Benachrichtigungsvorschau.
    4. Navigieren Sie zum Formularabschnitt Inhalt.
    5. Klicken Sie im Feld Nachrichten-HTML auf Bild einfügen/bearbeiten und wählen Sie Ihr Bannerbild aus.
      Tipp:
      Das Bild muss vor dem E-Mail-Skript hinzugefügt werden, damit es oben in der E-Mail angezeigt wird.

      Wenn Sie in Ihrer ServiceNow-Instanz noch kein E-Mail-Bannerbild haben, können Sie ein zu verwendendes Bild hochladen. Anweisungen hierzu finden Sie unter Bilder hochladen.

    6. Klicken Sie auf den zugehörigen Link Benachrichtigungsskripts anzeigen.
    7. Im Feld Skript fügt der Code template.print(util.getEmailCompanyLogo()); der E-Mail das ServiceNow®-Standardbanner hinzu.
      Kommentieren Sie diese Codezeile aus oder löschen Sie sie, um das ServiceNow®-Banner zu entfernen.
    8. Ersetzen Sie im Feld Skript alle Verweise auf Workplace, Co. durch Ihren Unternehmensnamen.
    9. Wahlweise: Wenn Sie weitere Änderungen an der E-Mail-Benachrichtigung vornehmen möchten, aktualisieren Sie das Feld Skript nach Bedarf.
      Wenn Sie Text ändern, der in Aufrufen von gs.getMessage oder gs.getMessageLang verwendet wird, müssen Sie Übersetzungen für Ihren benutzerdefinierten Text in der Nachrichtentabelle [sys_ui_message] bereitstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Nachrichtentabelle.
    10. Klicken Sie auf Aktualisieren.
    11. Kehren Sie zum Benachrichtigungsdatensatz zurück und klicken Sie auf Benachrichtigungsvorschau, um Ihre Änderungen zu bestätigen.