Reservierung vornehmen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Das Formular „Reservierung vornehmen“, auch Reservierungsportal genannt, ist ein zentraler Ort für die Reservierung von Arbeitsplatzelementen wie Besprechungsräumen und Schreibtischen. Sie können hier auch Ihre Reservierungen anzeigen und verwalten. Nachdem eine Reservierungsanforderung bestätigt wurde, werden Sie über die Reservierungsdetails benachrichtigt.

    Sie können ein Arbeitsplatzelement für jeden Zeitraum zwischen 00:00 und 23:59 Uhr (Mitternacht bis 23:59 Uhr) am selben Tag reservieren. Zum Beispiel können Sie eine Reservierung bis zu einem beliebigen Zeitpunkt vor 23:59 Uhr vornehmen. Wenn die Reservierung an einem anderen Tag fortgesetzt werden soll, müssen Sie dafür eine separate Reservierung erstellen.

    Sie können eine Reservierung über die Anwendung Management von Arbeitsplatz-Reservierungen und Workplace-Serviceportalvornehmen.
    • Um das Formular „Reservierung vornehmen“ in der Anwendung zu öffnen, navigieren Sie zu Management von Arbeitsplatz-Reservierungen > Portal > Neue Reservierung.
    • Um das Formular „Reservierung vornehmen“ in Workplace-Serviceportalzu öffnen, führen Sie die folgenden Aktionen aus:
      1. Navigieren zu Workplace Core > Serviceportal für Arbeitsplatz > Startseite des Arbeitsplatz-Serviceportals.
      2. Um das Formular „Reservierung vornehmen“ zu öffnen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
        • Auswahlvorgang Reservierungen > Reservierung vornehmen.
        • Wählen Sie Reservierung direkt auf der Startseite vornehmen.
        • Wählen Sie im Servicekatalog für Arbeitsplätze die Option Neue allgemeine Reservierung aus.
          1. Auswahlvorgang Katalog > Nach Kategorien durchsuchen > Servicekatalog für Arbeitsplatz.
            Hinweis:
            Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wählen Sie in der Liste Kataloge die Option aus Servicekatalog für Arbeitsplatz.
          2. Auswahlvorgang Reservierungsverwaltung > Neue allgemeine Reservierung.

    Im Formular „Reservierung vornehmen“ können Sie:

    • Zeigen Sie Arbeitsplatzelemente wie Besprechungsräume und Schreibtische für Ihren Standort oder für einen anderen Standort an.
    • Zeigen Sie die Verfügbarkeit eines Besprechungsraums oder Schreibtisches an, bevor Sie eine Reservierungsanforderung stellen.
    • Verwenden Sie Arbeitsplatz-Stockwerkspläne, um einen Platz in Workplace Core zu finden und zu reservieren. Um die Karten im Standortverzeichnis und in Management von Arbeitsplatz-Reservierungen anzuzeigen, verwenden Sie Mappedin und Indoor Mapping. Weitere Informationen zur Verwendung von Stockwerksplänen finden Sie unter Workplace Space Mapping.
    • Suchen Sie nach Standardservices, die für Arbeitsplatzelemente verfügbar sind, z. B. Whiteboards, Sitzplatzkapazitäten und Projektoren.
    • Reservieren Sie ein Arbeitsplatzelement für sich selbst oder für jemand anderen.
    • Reservieren Sie mehrere Gebäude für eine einzige Reservierung. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie Reservierungen für mehrere Gebäude.
    • Zeigen Sie die Details der von Ihnen erstellten Reservierungen an.
    • Ändern oder stornieren Sie die von Ihnen erstellten Reservierungen.
    • Geben Sie Reservierungsdetails für andere frei.
    • Durchsuchen Sie die Arbeitsplatzstandorte in der Nähe einer Person und nehmen Sie eine Reservierung vor.
    • Reservieren Sie mehrere Arbeitsplatzstandorte in einer einzigen Reservierung.
    • Nehmen Sie eine Gruppenreservierung für verschiedene Benutzer in einer einzigen Reservierung vor. Sie können die Gruppenreservierung in der übergeordneten Reservierung verwalten.
    • Laden Sie einen iCalendar-Eintrag einer Reservierung herunter, um die Reservierung Ihrem Kalender hinzuzufügen.
    Sie können auch den Chatsupport Virtual AgentWorkplace-Serviceportal ] unter verwenden, um eine Reservierung vorzunehmen und Ihre Reservierungsdetails anzuzeigen. Der Chat-Support bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:
    • Erstellen Sie eine Reservierung für einen Standort.
    • Zeigen Sie die Reservierungen an, die Sie am aktuellen Tag erstellt haben.
    • Sehen Sie nach, wann Ihre Reservierung beginnt bzw. stattfindet.
    • Stornieren Sie eine Reservierung.

    Wiederkehrende Reservierungen

    Wenn Sie ein Arbeitsplatzelement für ein wiederkehrendes Ereignis reservieren, wird die Reservierung für die angegebenen Tage des angegebenen Zeitraums wiederholt. Sie legen beim Erstellen der Anforderung fest, welche Tage relevant sind. Die von Ihnen erstellte Reservierung fungiert als übergeordneter Reservierungsdatensatz.

    Wenn an einem bestimmten Tag ein Reservierungsvorkommen mit einer vorhandenen Reservierung in Konflikt steht, wird das Reservierungsvorkommen für diesen Tag nicht bestätigt, und der Status ändert sich in Konflikt. Das System versucht, automatisch eine alternative Fläche für die Status „ Konflikt “ zu finden.
    • Wenn eine Stockwerkskarte verfügbar ist, findet die Anwendung Management von Arbeitsplatz-Reservierungen eine Fläche, die der gleichen Kapazität am nächsten kommt, sucht dann nach einer mit mehr Kapazität und zuletzt nach einer mit weniger Kapazität.
    • Wenn kein Stockwerksplan verfügbar ist, sucht die Anwendung nach einer alternativen Fläche im gleichen Bereich oder auf dem gleichen Stockwerk.
    • Die bevorzugten Bereiche werden gegenüber dem Standort priorisiert (innerhalb des gleichen Bereichs oder in der Nähe).
    • Der Mitarbeiter kann problemlos einen alternativen Platz finden, wenn kein alternativer Platz gefunden wurde.
    • Der Mitarbeiter wird benachrichtigt, wenn die Anwendung einen alternativen Platz zuweist.
    Weitere Informationen zum automatischen Lösen wiederkehrender Konflikte finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren und Reservierung erstellen.

    Wenn Management von Arbeitsplatz-Reservierungen keinen neuen Arbeitsplatz, kein neues Datum und keine neue Uhrzeit finden kann, werden dem Anwender relevante Nachrichten angezeigt, sodass die in Konflikt stehende Reservierung manuell gelöst werden kann, indem ein anderes Arbeitsplatzelement ausgewählt oder die Zeit der Reservierung geändert wird.

    Zum Beispiel, wenn Sie ein Arbeitsplatzelement für eine Besprechung reserviert haben, die einen Monat lang jeden Mittwoch stattfindet. Für jedes Vorkommen werden vier Reservierungsdatensätze erstellt. Wenn jedoch ein anderer Mitarbeiter denselben Raum für die gleiche Zeit wie eine Ihrer wiederkehrenden Reservierungen reserviert hat, kommt es zu einem Konflikt zwischen Ihrer Reservierung und der Reservierung des anderen Mitarbeiters. In einem solchen Fall können Sie Ihre Reservierung für diesen Tag ändern, indem Sie einen anderen Besprechungsraum oder eine andere Uhrzeit auswählen.

    Reservierungsstatus

    Nachdem Sie eine Reservierung vorgenommen haben, ändert sich der Status der Reservierung in Bestätigt.

    Wenn für die Reservierung Genehmigungen erforderlich sind, hängt es von der Aktion des Genehmigers ab, welchen Status sie annimmt. Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen über diese Änderungen. Die folgenden Änderungen sind möglich:

    • Wenn der Genehmiger keine Maßnahmen für Ihre Reservierung ergriffen hat, bleibt der Status der Anforderung Warte auf Genehmigung.
    • Wenn der Genehmiger Ihre Reservierung genehmigt und die Verfügbarkeit bestätigt wird, ändert sich der Status der Reservierung in Bestätigt.
    • Wenn die wiederkehrenden Reservierungen automatisch aufgelöst werden, wird der Status „ Neuer Platz “ unter dem Status „ Bestätigt “ angezeigt, um anzuzeigen, dass Management von Arbeitsplatz-Reservierungen einen neuen Arbeitsbereich, ein neues Datum oder eine neue Uhrzeit zugewiesen hat.
    • Wenn der Genehmiger Ihre Reservierung ablehnt, ändert sich der Status der Reservierung in Abgelehnt.
    • Wenn der Genehmiger Ihre Reservierung genehmigt, das Arbeitsplatzelement jedoch für den ausgewählten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) nicht verfügbar ist, ändert sich der Status der Reservierung in Konflikt.
      Hinweis:
      Wenn wiederkehrende Konflikte auftreten, müssen die Mitarbeiter die Reservierungskonflikte manuell lösen, indem sie einen neuen Arbeitsbereich sowie eine neue Uhrzeit und ein neues Datum auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierung erstellen.
    • Wenn Sie ein Arbeitsplatzelement für wiederkehrende Tage reservieren, wird die Reservierung für die Tage und Uhrzeiten bestätigt, an denen das Element verfügbar ist. Für die verbleibenden Tage und die verbleibende Zeit lautet der Status der Reservierung In Konflikt.

      Sie können Ihre Reservierung ändern und sich mit Ihrem Genehmiger in Verbindung setzen, um Ihren Konflikt in Bezug auf die Reservierung zu lösen.

    • Wenn Sie Ihre Reservierung stornieren, ändert sich der Status der Reservierung in Abgebrochen.