Besucherregistrierung durchführen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Planen Sie den Besuch eines Besuchers oder externen Kollegen im Voraus. Geben Sie Besuchsdetails wie Datum, Uhrzeit, Ort und mehr an.

    Vorbereitungen

    Wichtig:
    Ab Workplace Core (sn_wsd_core) Version 2.1 sind alle Updates und neuen Funktionen nur im Workplace-Serviceportal verfügbar. Die von ServiceNow® bereitgestellten Arbeitsplatzservices werden ab Workplace Core (sn_wsd_core) Version 2.1 aus dem Serviceportal entfernt. Informationen zum Konfigurieren des Workplace-Servicekatalogs im Serviceportal finden Sie unter Einen Katalog im Service Portal konfigurieren.

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Übermitteln Sie diese Anforderung, um einen Gast zu registrieren. Geben Sie in Form einer privaten Notiz für das Empfangspersonal an, ob zusätzliche Anforderungen für den Besuch bestehen.

    Besuchermanagement für Arbeitsstätten-Administratoren und Mitarbeiter an der Rezeption können Besucher auch direkt über die Anwendung registrieren. Navigieren zu Besuchermanagement für Arbeitsstätten > Empfangspersonal > Besucher registrieren.

    Sie können Besucher auch über den Chat-Support von Virtual Agent registrieren. Navigieren zu Workplace Core > Serviceportal für Arbeitsplatz > Startseite des Arbeitsplatz-Serviceportals und wählen Sie das Chat-Symbol ( Chat-Symbol.). Geben Sie Ihre Frage ein, oder wählen Sie Alles anzeigen, um aus einer Liste der verfügbaren Optionen einen Besucher zu registrieren.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Workplace Core > Serviceportal für Arbeitsplatz.
      Hinweis:
      Eine Anforderung stellen können Sie auch über Mitarbeiter-Center. Navigieren Sie auf der -Homepage zu Arbeitsplatz > Durchsuchen Sie alle Workplace und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus.
    2. Öffnen Sie die Kategorie Besucherverwaltung.
      1. Wählen Sie Katalog.
      2. Wählen Sie Nach Kategorien durchsuchen.
      3. Wählen Sie im Servicekatalog für Arbeitsplätze Besucherverwaltung aus.
        Hinweis:
        Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Liste Kataloge, und wählen Sie Servicekatalog für Arbeitsplatz > Besucherverwaltung.
    3. Wählen Sie Einen Gast registrieren aus.
    4. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. Formular „Einen Gast registrieren“
      Feld Beschreibung
      Besuchsbeschreibung Beschreibung mit Detailinformationen zum Zweck des Besuchs
      Standort Der Ort des Besuchs
      Host Der Name des Gastgebers. Standardmäßig ist das Feld auf Systemadministrator festgelegt.
      Datum und Uhrzeit der Ankunft Das Datum und die Ankunftszeit des Besuchs, angezeigt als Symbol für Ankunftsdatum und -zeit ( Symbol für Ankunftsdatum und -zeit)
      Abfahrtsdatum und -uhrzeit Dieses Feld wird automatisch auf 1 Stunde nach dem angegebenen Datum und der angegebenen Uhrzeit der Ankunft festgelegt. Sie können dieses Feld ändern, indem Sie mit dem Symbol für Abfahrtsdatum und -uhrzeit ( Symbol für Abfahrtsdatum und -uhrzeit) eine andere Uhrzeit auswählen.
      Ganztägig Option für Besuche, die einen ganzen Tag dauern.
      Private Notiz an Rezeption Zusätzliche Anforderungen oder eine private Notiz an das Empfangspersonal
      Gastgeber Weitere Gastgeber für den Besucher. Die Gastgeber und der Hauptgastgeber werden über die Registrierung informiert.
    5. Wählen Sie Externen Besucher hinzufügen aus, um einen Besucher hinzuzufügen.
      1. Wählen Sie Hinzufügen.
      2. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
        Tabelle : 2. Formular „Externen Besucher hinzufügen“
        Bekannten Besucher auswählen Option, aus einer Liste bereits bekannter Besucher einen Besucher auszuwählen, der bereits zuvor schon einmal zu Besuch war. Diese Auswahl legt automatisch den Namen, die E-Mail-Adresse und andere relevante Informationen zu dem Besucher fest.
        Besuchertyp Der Typ des Besuchers
        Vorname Der Vorname des Besuchers
        Nachname Der Nachname des Besuchers
        Titel Ein Titel für den Besucher, falls erforderlich.
        E-Mail-Adresse des Besuchers Die E-Mail-Adresse des Besuchers
        Die Telefonnummer des Besuchers Die Telefonnummer zur Kontaktaufnahme mit dem Besucher
        Organisation Die Organisation des Besuchers
        WLAN Option, dem Besucher WLAN-Zugriff zu gewähren
        VIP Option, den Besucher als wichtige Person (VIP) zu kennzeichnen. Mit dieser Option kann das Empfangspersonal Besucher priorisieren.
        Parkplatzvorlieben Die Parkwünsche des Besuchers
        Nummernschild Die Angaben auf dem Nummernschild des Besuchers
      3. Wählen Sie Hinzufügen.
      Sie können eine Zeile mithilfe des Symbols zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen ( Symbol zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen) bearbeiten oder aus der Formulartabelle entfernen.
    6. Wählen Sie Mitarbeiter des Unternehmens hinzufügen aus, um einen Kollegen hinzuzufügen.
      1. Wählen Sie Hinzufügen.
      2. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
        Tabelle : 3. Formular „Mitarbeiter des Unternehmens hinzufügen“
        Einen Kollegen auswählen Der Name Ihres Kollegen.

        Die Felder Vorname, Nachname und E-Mail werden automatisch festgelegt. Um Details zu bearbeiten, wählen Sie das Vorschaudatensatzsymbol ( Vorschaudatensatzsymbol.) und speichern Sie die Änderungen.
        E-Mail Dieses Feld wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des ausgewählten Kollegen befüllt. Sie können es bearbeiten.
        Parkplatzart Die Parkwünsche des Kollegen
        Nummernschild Die Angaben auf dem Nummernschild des Kollegen
      3. Wählen Sie Hinzufügen.
      Sie können eine Zeile mithilfe des Symbols zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen ( Symbol zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen) bearbeiten oder aus der Formulartabelle entfernen.
    7. Wählen Sie im Feld Benachrichtigungsoptionen den Kanal aus, über den Sie benachrichtigt werden möchten, wenn der Besucher im Gebäude eincheckt.
      Sie können Virtual Agent mit anderen Kanälen wie Microsoft Teams oder Slackverknüpfen. Weitere Informationen finden Sie unter Integrating Virtual Agent with other channels.
    8. Wählen Sie Absenden.

    Ergebnisse

    Die Registrierung Ihres Besuchers wird übermittelt. Sie können Ihre Anforderungen anzeigen.

    Nächste Maßnahme

    Sie können die Detailinformationen Ihrer Anforderung überprüfen und jederzeit die Entscheidung treffen, sie zu stornieren.
    1. Führen Sie, je nach Plattform, eine der folgenden Aktionen aus, um Ihre Anforderungen anzuzeigen.
      • Aktivieren Sie in Workplace-Serviceportal die Registerkarte „Anforderungen“, um Ihre Anforderungen und Reservierungen anzuzeigen.
      • Tippen Sie in der Navigationsleiste der Now Mobile-App auf Für mich, und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Meine Anforderung“, um Ihre Anforderungen anzuzeigen.
      • Geben Sie im Virtual Agent-Chat Ihre Frage ein, oder wählen Sie Alles anzeigen, um aus einer Liste der verfügbaren Optionen auszuwählen und Ihre Besucherdetails anzuzeigen.
    2. Wenn Sie eine Anforderung abbrechen möchten, wählen Sie Anforderungabbrechen aus.
    3. Sie können mit der Suchoption in der Besucherliste nach registrierten Besuchern suchen.