Arbeiten Sie an einer Anforderung zur Überprüfung eines Drittparteivertrags

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Als Mitglied des Supportteams für Rechtsverträge überprüfen und überarbeiten Sie ein Drittpartei-Vertragsdokument. Sie können das überarbeitete Dokument per E-Mail an Stakeholder senden, um die Überarbeitungen zu überprüfen, und dann das fertige Dokument zur Signatur aus der rechtlichen Anforderung senden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_lg_cnt.contract_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeitender, der einer Anforderung hinzugefügt wurde, können Sie auf die Anforderung zugreifen und sie genauso bearbeiten wie die Beauftragten. Sie können die Felder „ Zugewiesen an “ und „Zuweisungsgruppe“ jedoch nicht ändern.

    Prozedur

    1. Weisen Sie sich selbst oder einer Person in Ihrer Zuweisungsgruppe eine Anfrage an die Rechtsabteilung zu.
      Weitere Informationen finden Sie unter Anfragen an die Rechtsabteilung zuweisen
    2. Beginnen Sie mit der Bearbeitung einer rechtlichen Anforderung.
      1. Navigieren zu Alle > Juristische Anforderung > Center für Rechtsangelegenheiten.
      2. Klicken Sie auf das Listensymbol ( Listensymbol).
      3. Wählen Sie die Option Anfragen an die Rechtsabteilung.
      4. Wählen Sie Mir zuweisen.
      5. Öffnen Sie die juristische Anforderung aus der Liste.
      6. Wählen Sie Arbeit beginnen
      Der Status der rechtlichen Anforderung wird auf „In Arbeit“ aktualisiert.
    3. Wahlweise: Wenn Sie bei der Bearbeitung der juristischen Anforderung die Unterstützung anderer Erfüller benötigen, fügen Sie diese im Feld Mitarbeiter hinzu.
      Hinweis:
      Benutzer mit der Rolle sn_lg_contracts.contracts_fulfiller werden im Feld Collaborators (Mitarbeitende) aufgeführt.
      Die Mitarbeiter werden per E-Mail darüber benachrichtigt, dass sie einer juristischen Anforderung als Mitarbeiter hinzugefügt wurden.
    4. Wahlweise: Klassifizieren Sie den Vertrag oder die Begleitdokumente, die zur Überprüfung eingereicht wurden, erneut.
      Weitere Informationen finden Sie unter Klassifizieren Sie Vertragsdokumente in der Anforderung zur Überprüfung von Verträgen mit Drittparteien als rechtlicher Erfüller neu und Ändern Sie die Begleitdokumente in der Anforderung zur Überprüfung von Drittparteiverträgen als rechtlicher Erfüller.
    5. Wahlweise: Wenn Sie die Vertragsanforderung aus der Liste der Anfragen an die Rechtsabteilung geöffnet haben, wählen Sie die Registerkarte Vertragsanforderung.
    6. Öffnen Sie eine vorhandene Überarbeitung eines Vertragsdokuments.
      • Für internen Speicher: Wählen Sie auf der Registerkarte Vertragsdokumente den Namen des Dokuments aus, um den Dokumentüberarbeitungsdatensatz zu öffnen.
      • Für externen Speicher: Klicken Sie auf der Registerkarte Vertragsdokumente auf den Link auf der Registerkarte URL, um das Dokument online anzuzeigen.
    7. Überprüfen Sie die Vertragsdokumente.
    8. Überarbeiten Sie das Vertragsdokument, wenn Änderungen erforderlich sind, und laden Sie es hoch, indem Sie eine Überarbeitung erstellen.
      1. Wählen Sie Überarbeitung erstellen aus.
      2. Wählen Sie im Feld Vertragstyp auswählen den Vertragstyp aus.
      3. Wählen Sie im Feld Überarbeitung erstellen aus den Speichertyp aus, an den die Überarbeitung angehängt werden soll.

        • Um eine Datei aus Ihrem lokalen System auszuwählen, wählen Sie „ Computer “, und laden Sie eine Datei hoch.

        • Um einen Anhang aus einer E-Mail auszuwählen, wählen Sie Eingehende E-Mail.

          An eingehende E-Mails angehängte Dateien werden im Feld Dokument aufgelistet.

        • Um eine im konfigurierten externen Speichersystem gespeicherte Datei auszuwählen, wählen Sie Externer Speicher.

          Diese Option wird nur angezeigt, wenn ein externer Speicher konfiguriert wurde.

          (Optional) Fügen Sie weitere Informationen zum Dokument im Feld Notizen hinzu.

          Diese Informationen werden zusammen mit dem Anhang dem Aktivitätenstrom hinzugefügt.

      4. Wählen Sie Erstellen aus.

      Das Dokument wird der Anforderung hinzugefügt. Die Überarbeitungsnummer des neuesten Dokuments ist ums eins höher als die vorherige Dokumentüberarbeitungsnummer. Die Dokumentüberarbeitung wird auf der Registerkarte Vertragsdokumente aufgeführt.

    9. Wenn eine Genehmigung durch andere Stakeholder erforderlich ist, senden Sie das Dokument zur Ad-hoc-Genehmigung.
      Weitere Informationen finden Sie unter Ad-hoc-Genehmigungen für juristische Anforderungen oder deren Anlagen starten.
    10. Richten Sie eine E-Mail an Stakeholder ein, um das abgeschlossene Vertragsdokument überprüfen und die Änderungen bestätigen zu lassen.
      1. Klicken Sie auf E-Mail verfassen.
      2. Wählen Sie im Popup-Fenster „E-Mail erstellen“ die Dokumente aus, die an die E-Mail angehängt werden sollen.
      3. Wählen Sie Hinzufügen, um das Dokument an die E-Mail anzuhängen.
        Ein E-Mail-Editor wird angezeigt.
      4. Fügen Sie auf der Registerkarte Neuer E-Mail-Entwurf in den Feldern An, CCund BCC je nach Bedarf E-Mail-Adressen des Empfängers hinzu.

        Geben Sie im Feld An die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Das Feld CC wird auf die E-Mail-Adresse der anfordernden Person festgelegt.

      5. Geben Sie den Betreff der E-Mail in das Feld Betreff ein.
        Die Kurzbeschreibung der Anforderung wird standardmäßig ausgefüllt.
      6. Wählen Sie im Feld Anhänge den Link +Datei hinzufügen, um die Dokumente hinzuzufügen, und wählen Sie dann die Quelle der Datei aus.
      7. Geben Sie entweder Ihre eigene Nachricht in den E-Mail-Text ein, oder kopieren Sie den Inhalt aus einer E-Mail-Antwortvorlage und fügen Sie ihn in den E-Mail-Text ein.
        Mithilfe von Antwortvorlagen können Sie vordefinierte Inhalte in den E-Mail-Text einfügen. Wählen Sie das Antwortvorlagen-Symbol ( Antwortvorlagen- Symbol.), und suchen Sie eine geeignete Antwortvorlage basierend auf dem Betreff Ihrer E-Mail. Kopieren Sie den Inhalt der Vorlage, und fügen Sie ihn in den E-Mail-Text ein.
        Hinweis:
        Es können nur für den E-Mail-Kanal konfigurierte Antwortvorlagen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Für E-Mail-Kanal konfigurierte Antwortvorlagen.

        Weitere Informationen finden Sie unter Per E-Mail kommunizieren.

      8. Senden Sie die E-Mail entweder sofort, oder geben Sie an, dass sie später gesendet werden soll.
        • Um die E-Mail sofort zu senden, wählen Sie E-Mail senden.
        • Um anzugeben, dass die E-Mail später gesendet werden soll, wählen Sie Als Entwurf speichern aus.
    11. Fügen Sie auf der Registerkarte Unterzeichner Unterzeichner hinzu, an die der Vertrag zur Signatur gesendet wird, indem Sie Hinzufügenwählen.
      OptionSchritte
      Intern
      1. Geben Sie im Feld Interner Unterzeichner den Namen des Unterzeichners ein. Die Felder Name des autorisierten Unterzeichners, Unterzeichnerund E- Mail -Adresse des Unterzeichners werden automatisch ausgefüllt.
      2. Geben Sie im Feld Reihenfolge die Reihenfolge ein, in der die E-Mail an den Unterzeichner gesendet werden soll. Der Auftragswert muss eindeutig sein
      Extern
      1. Geben Sie im Feld Name des autorisierten Unterzeichners den Namen des internen Unterzeichners ein.
      2. Geben Sie im Feld Unterzeichner den Titel des internen Unterzeichners ein.
      3. Geben Sie im Feld Unterzeichner -E-Mail die E-Mail-Adresse des internen Unterzeichners ein.
      4. Geben Sie im Feld „Reihenfolge“ die Reihenfolge ein, in der der Vertrag zur Signatur an die Unterzeichner gesendet werden soll. Der Auftragswert muss eindeutig sein.
    12. Wenn sich alle Stakeholder auf eine Überarbeitung des Vertragsdokuments geeinigt haben, wählen Sie Für Signatur vorbereiten aus, um das Dokument vorzubereiten und zur Signatur an die Unterzeichner zu senden.
      1. Ziehen Sie die Dokumente im Popup-Fenster Neu anordnen, und platzieren Sie sie, um die Reihenfolge zu definieren.
        Die Neuanordnungsoption wird nur angezeigt, wenn in der Vertragsanforderung mehrere Dokumente angehängt sind.
      2. Wählen Sie Für Signatur vorbereiten aus.
      Der Vertragsstatus und -status werden auf „Unterzeichnung wird vorbereitet“ aktualisiert.
    13. Füllen Sie das Dokument im konfigurierten E-Signatur-System aus, und senden Sie es zur Signatur.
      1. Melden Sie sich beim E-Signatur-Portal an.
      2. Zeigen Sie eine Vorschau des Dokuments an, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt ist.
        Die in der Anforderung zur Überprüfung des Drittparteivertrags übermittelten Vertragsdokumente werden in einem einzigen Dokument zusammengefasst.
      3. Fügen Sie die erforderlichen Felder hinzu, einschließlich des Felds Signatur und Signaturdatum für alle Unterzeichner.
      4. Wählen Sie Senden.
      Ein E-Signatur-Umschlag wird erstellt und an alle Unterzeichner gesendet. Wenn das System eine Erfolgsbenachrichtigung vom Anbieter der elektronischen Signatur erhält, wird der Vertragsstatus von Vorbereitung auf Unterzeichnung in Warten auf Unterzeichnung geändert.
    14. Wahlweise: Wenn Sie die Signaturanforderung abbrechen müssen, bevor alle Unterzeichner das Dokument signiert haben, wählen Sie Signaturenabbrechen aus.
      Der Vertragsstatus wird auf „Unterzeichnung abgebrochen“ aktualisiert.

    Nächste Maßnahme

    • Unterzeichner können den Vertrag überprüfen und unterzeichnen oder die Unterzeichnung ablehnen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Signatur-Workflow für eine Anfrage an die Rechtsabteilung.

    • Überprüfen Sie den Vertragsstatus in der Anforderung.
      • Wenn alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnen, wird der Vertragsstatus auf Vertrag unterzeichnet aktualisiert. Auf der Registerkarte Unterzeichner wird der Status aller Unterzeichner auf Signiert aktualisiert. Auf den Datensatz des Rechtsvertrags-Repositorys können Sie über die Registerkarte „Rechtsverträge-Repository“ zugreifen.
      • Wenn einer der Unterzeichner die Unterzeichnung des Vertragsdokuments ablehnt, wird der Vertragsstatus auf Unterzeichnung abgelehnt aktualisiert. Auf der Registerkarte Unterzeichner wird der Status aller Unterzeichner auf Abgelehnt aktualisiert. Wenn weitere Änderungen im Vertragsdokument erforderlich sind, aktualisieren Sie es, und senden Sie es erneut an die Unterzeichner, damit sie es signieren können.
      • Nachdem alle Unterzeichner das Dokument signiert haben, wird eine E-Mail an die rechtlichen Unterzeichner gesendet, an die das endgültige Vertragsdokument angehängt ist.
      • Wenn das Abschlusszertifikat aktiviert ist, wird ein Zertifikat mit den Zeitstempeldetails zu der Aktion jedes Unterzeichners während einer elektronischen Signatur ausgestellt.
    • Wenn der Vertrag von allen Unterzeichnern unterzeichnet wurde, können Sie die Anforderung schließen, indem Sie Abschließenwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Anfragen an die Rechtsabteilung abschließen