Ad-hoc-Genehmigungen für juristische Anforderungen oder deren Anlagen starten

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Starten Sie eine Ad-hoc-Genehmigung für eine juristische Anforderung oder deren Anlagen durch einen Benutzer oder eine Benutzergruppe.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_lg_ops.legal_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeitender, der einer Anforderung hinzugefügt wurde, können Sie auf die Anforderung zugreifen und sie genauso bearbeiten wie die Beauftragten. Sie können die Felder „ Zugewiesen an “ und „Zuweisungsgruppe“ jedoch nicht ändern.

    Beispiele für Fälle, in denen Genehmigungen für eine juristische Anforderung oder deren Anlagen angefordert werden können:
    • Genehmigung für juristische Vertragsdokumente von Stakeholdern.
    • Ad-hoc-Genehmigung für eine juristische Anforderung, die vom Datenschutzteam autorisiert werden muss, bevor sie verarbeitet werden kann.
    Sie können diese Genehmigungen jedem Anwender oder jeder Anwendergruppe in Ihrer Organisation zuweisen, die über die Rolle „legal_user“ verfügen. Wenn Sie eine Genehmigung starten, erhalten die Genehmiger eine E-Mail-Benachrichtigung und können die Genehmigung überprüfen und entsprechend handeln.
    Hinweis:
    Wenn für eine juristische Anforderung oder Anlage bereits ein ausstehender Genehmigungsdatensatz vorhanden ist, können Sie keine weitere Genehmigung für dasselbe Element starten.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Juristische Anforderung > Center für Rechtsangelegenheiten.
    2. Klicken Sie auf das Listensymbol ( Listensymbol).
    3. Öffnen Sie auf der Registerkarte Listen eine juristischen Anfrage, indem Sie unter Juristische Anforderungen eine Option auswählen.
      OptionenSchritte
      Als Beauftragter
      1. Wählen Sie die Option Mir zugewiesen aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
      3. Wenn Ihnen die Anforderung neu zugewiesen ist, wählen Sie Arbeit beginnen, um mit der Bearbeitung der Anforderung zu beginnen.

        Der Status der rechtlichen Anforderung lautet „In Arbeit“, und das Dokument lautet „Rechtliche Überprüfung“.
      Als Mitarbeiter
      1. Wählen Sie die Option Zusammenarbeiten aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
    4. Klicken Sie auf der Registerkarte Genehmiger auf Genehmigung starten.
      Sie können auch eine Genehmigung starten, indem Sie auf die Schaltfläche „Weitere Aktionen“ ( Schaltflächensymbol „Weitere Aktionen“) klicken und Genehmigung starten auswählen.
    5. Füllen Sie im Dialogfeld „Genehmigung starten“ die Felder aus.
      Tabelle : 1. Dialogfeld „Genehmigung starten“
      Feld Beschreibung
      Genehmigung für Element, für das eine Genehmigung erforderlich ist.
      • Anforderung: Fordert die Genehmigung für die gesamte juristische Anforderung an.
      • Anlage: Fordert die Genehmigung für eine Anlage in der juristische Anforderung an.
      Anlage auswählen Anlage in der juristischen Anforderung, für die eine Genehmigung erforderlich ist.

      Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Anlage unter Genehmigung für ausgewählt wurde.
      Dokumente auswählen Dokumente, die an die juristische Anforderung angehängt sind, die genehmigt werden soll.
      Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Dokument unter Genehmigung für ausgewählt wurde.
      Hinweis:
      Die Option „Dokument“ wird in der Liste nur angezeigt, wenn die Option für externen Speicher im Aufnahmeformular des Anforderungstyps aktiviert ist.
      Genehmigung durch Genehmigung auf Benutzerebene oder Benutzergruppenebene erforderlich.
      • Benutzer: Fordern Sie die Genehmigung von einem einzelnen Benutzer an.
      • Benutzergruppe: Fordern Sie die Genehmigung von einer Benutzergruppe an. Das Feld Benutzer auswählen wird durch das Feld Benutzergruppe auswählen ersetzt.
      Benutzer auswählen Benutzer oder Benutzergruppe, der/die das Element genehmigen muss.
      Hinweis:
      Benutzer oder Benutzergruppen mit der Rolle „legal_user“ werden aufgelistet.
      • Wenn Sie Benutzer im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wählen Sie einen Benutzer aus, dessen Genehmigung erforderlich ist.
      • Wenn Sie Benutzergruppe im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wählen Sie eine Benutzergruppe aus, deren Genehmigung erforderlich ist.
      Genehmigungshinweis Hinweis an den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Benutzergruppe.
    6. Klicken Sie auf Initiiert.

    Ergebnisse

    Abhängig von den folgenden Bedingungen werden auf der Registerkarte Genehmiger zugewiesene Genehmiger hinzugefügt:
    • Wenn Sie Benutzer im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wird für den ausgewählten Benutzer ein Genehmigungsdatensatz erstellt.
    • Wenn Sie Benutzergruppe im Feld Genehmigung durch ausgewählt haben, wird für jeden Benutzer in der ausgewählten Benutzergruppe ein Genehmigungsdatensatz erstellt. Ein beliebiges Mitglied der Gruppe kann die Genehmigung erteilen.

    Die zugewiesenen Genehmiger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link, um den Datensatz zur Überprüfung und für eine Aktion zu öffnen.

    Hinweis:
    • Eine Anlage kann nicht gelöscht werden, nachdem eine Ad-hoc-Genehmigung gestartet wurde und sich im Status „Angefordert“ befindet. Um solche Anhänge zu entfernen, brechen Sie entweder die Ad-hoc-Genehmigungsanforderung ab, oder holen Sie zuerst die Genehmigung ein.
    • Wenn Sie einen Anhang aus einer juristischen Anforderung entfernen, werden auch die zugehörigen Ad-hoc-Genehmigungsdatensätze gelöscht. Im Aktivitätenstrom der Anfrage an die Rechtsabteilung wird eine Arbeitsnotiz mit den Löschungsdetails veröffentlicht.

    Die Genehmigungsdetails werden auf der Seite „Standardticket“ auf der Registerkarte Freigaben angezeigt.

    Nächste Maßnahme

    Genehmiger können das angeforderte Elemente anzeigen und genehmigen oder ablehnen.